Come Usare le Mappe Mentali per una Migliore Gestione delle Riunioni

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Manuela Piccola | 09/16/2022
Una riuniona efficace ha bisogno di un piano di gestione organizzato. Con lo strumento più produttivo, gli organizzatori delle riunioni useranno le mappe mentali per una gestione migliore per mantenere fluida la riunione.

Quando si parla di una riunione, la maggior parte dello staff degli uffici concorda che disprezza le noiose riunioni giornaliere nel posto di lavoro. Le riunioni vengono considerate una perdita di tempo dalla maggior parte dei dipendenti. Quindi un organizzatore delle riunioni ha sempre il puzzle sul perché le riunioni vengono sempre criticate e come gestire una riunione efficace senza insoddisfazioni. 
È garantito che cercare uno strumento utile per gestire una riunione altamente efficiente è una missione urgente. In questo momento, le mappe mentali, come strumento di produttività, sembrano essere una buona idea per l'illustrazione delle informazioni della gestione delle riunioni. Ora discuteremo su come usare le mappe mentali per una migliore gestione delle riunioni con uno strumento di mappatura mentale gratuito – EdrawMind.

Mappa Mentale Gestione Riunioni

Cos'è una Riunione Efficace?

In una riunione potresti trovare uno scenario interessante dove alcuni partecipanti sono appisolati, alcuni giocano sui loro smartphone, ma raramente sono concentrati sulla riunione. In queste circostanze, è ovvio che le riunioni non sono abbastanza efficaci per far concentrare le persone con pazienza. Dalla nostra prospettiva, una riunione efficace deve possedere queste ovvie caratteristiche di seguito.

  • Adeguata Preparazione – Una riunione efficace deve avere dei piani B, piani C e anche piano D ecc. alternativi in caso di urgenze ed incidenti.  
  • Controllo del Tempo Ragionevole – Imparando da un programma di conferenze di successo con limiti di tempo – TED, gli organizzatori dovrebbero preparare una fascia di tempo in anticipo per i presentatori.
  • Programma di Riunione Logico – Un programma di riunione basato su tempo e compiti dev'essere creato in modo conciso. Non solo la parte della riunione dev'essere enfatizzata, ma puoi pianificare anche qualche Q&A e parti di gioco per il coinvolgimento.
  • Preparazione Orientata ai Risultati – La preparazione orientata ai risultati è richiesta per preparare concentrandosi meglio su cosa guadagnano i partecipanti e gli esiti della riunione anziché perdere tempo senza risultati.
  • Gestione del Processo del Piano d'Azione – Il piano di azione o piano di esecuzione punta a monitorare il processo del tuo programma di riunione. Fornisce supporto dati e aiuta a controllare la procedura del programma.

Mappa Mentale Riunione Efficace

Perché Usare le Mappe Mentali per Gestire una Riunione?

Le Mappe Mentali, come strumenti di produttività, vengono ampiamente usati nei campi aziendali per analizzare la strategia aziendale, la pianificazione programma, la gestione dei compiti nell'incontro ecc. Con le funzioni di un argomento focalizzato circondato da varie categorie di ispirazioni e idee, è il giusto strumento per gestire una migliore riunione. Le mappe mentali per le riunioni raccolgono idee, programmi e piani d'azione visivamente e appuntano l'intero processo di riunione in una pagina illimitata. Ora dobbiamo trovare i passi per usare Edraw EdrawMind per creare un'efficace mappa mentale.

Usa le Mappe Mentali per una Migliore Gestione delle Riunioni

1. Crea una Lista di Preparazione Riunione

Prima di pianificare una riunione, gli organizzatori devono chiedere varie domande per impostare il tono e la presentazione della loro riunione. Le mappe mentali permettono ai pianificatori di disporre la situazione di sfondo per una riunione e preparare vari piani prima degli incontri.

La lista di Preparazione è un argomento fondamentale che dev'essere messo al centro di una mappa mentale e diviso per esplorarlo ulteriormente. E i componenti di una lista di preparazione contengono gli scopi dell'organizzazione dell'incontro, i risultati previsti e la coordinazione con i partecipanti, oratori e l'altro staff e il piano B in caso di incidenti della riunione come annullamenti e ritardi ecc.

Mappa Mentale Preparazione Riunione

2. Imposta il Programma della Riunione

Impostare il programma della riunione è uno dei compiti più importanti per gli organizzatori delle riunioni visto che può influenzare l'intero effetto della riunione. Per i partecipanti alla riunione, un programma di riunione mostra una struttura generale della riunione e punta a far continuare la riunione in modo fluido. In particolare, per una mappa mentale di una riunione, ogni oggetto del programma può essere aggiunto come un ramo sotto il tema programma. Con EdrawMind, puoi inserire etichette e raggruppare e assegnare lo staff correlato che dev'essere responsabile per ogni parte e aggiungere un limite di tempo per ogni collegamento del programma.  

Mappa Mentale Programma Riunione

3. Preparazione della Riunione

La preparazione della riunione consiste nella preparazione dello staff, preparazione dei posti, e preparazione del presentatore. Per esempio, quando prepari lo staff devi assegnare dei leader per i vari gruppi e dare le istruzioni solo a questi leader. La mappa mentale per la preparazione staff è intuitiva per conoscere il leader direttamente responsabile per ogni oggetto che rende facile trovare la scelta giusta. Poi quando si parla di preparazione posti, visto che è sempre l'origine di dispute, le mappe mentali per i piani di posti mostra il rispetto ad ogni membro con un piano. Inoltre, le mappe mentali di preparazione presentatori si enfatizzano di più sulla selezione del presentatore e della loro sequenza e restrizione di tempo.   

Mappa Mentale Preparazione Presentatori

4. Registrare una Riunione

Le mappe mentali delle riunioni hanno prestazioni migliori rispetto a comuni strumenti per prendere note visto che sono più intuitivi per ricordare le memorie se dimentichi qualche punto. Nel dettaglio, per i registratori del minuto, se sono familiari con le scorciatoie degli strumenti di mappatura mentale, non perderanno molto tempo ad operare il mouse. Possono anche annotare ovunque nell'area vuota per un'ulteriore esplorazione. Dopo la riunione, i registratori possono trascinare e rilasciare le idee liberamente a diversi rami per ristrutturare i minuti di riunione e renderli comprensivi.

Mappa Mentale Minuti di Riunione

Per concludere, l'intero processo di gestione delle riunioni può essere organizzato e gestito dall'efficace strumento di mappatura mentale - EdrawMind. È gratuito per te avere una prova delle mappature mentali e goderti di una migliore gestione delle riunioni.

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