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Come Disegnare Diagrammi di Flusso Efficaci

> Diagramma di flusso How-Tos > Come Disegnare Diagrammi di Flusso Efficaci
Posted by Manuela Piccola | 05/27/2020
Non sapete come fare per creare un diagramma di flusso? Niente paura. In questo articolo troverete linee guida utilizzabili per facilitare la procedura di creazione di diagrammi di flusso di qualità elevata.

Per creare diagrammi di flusso di qualità è necessario affidarsi a un software professionale. In questo tutorial vi spiegheremo tutto ciò che c’è da sapere per realizzare diagrammi mozzafiato. Iniziamo!

Linee Guida per la Creazione di un Diagramma di Flusso

Mettiamo subito in chiaro una cosa: non esistono scorciatoie nella creazione di diagrammi di flusso. Tuttavia, esistono linee guida da tenere a mente per facilitare la procedura.

  1. Per prima cosa, è consigliabile determinare il set di simboli per diagramma di flusso da usare. Volendo, è anche possibile affidarsi a standard aziendali specifici. In ogni caso, bisogna trovare un accordo in relazione ai simboli da usare, per evitare eventuali conflitti.
  2. Delineate un riquadro di inizio nella parte alta dell’area di lavoro.
  3. Aggiungete un primo riquadro in fondo a quello iniziale, individuando la prima azione rispondendo alla semplice domanda "Cosa succede prima?". Se necessario, aggiungete altri riquadri accanto a quello della prima azione.
  4. Aggiungete riquadri susseguenti in basso a quello appena inserito, individuando ogni azione rispondendo alla domanda "Cosa succede dopo?". Non dimenticate di disegnare una freccia che connetta il riquadro precedente a quello immediatamente successivo.
  5. Descrivete il progetto da rappresentare.
  6. Iniziate con un evento "trigger".
  7. Annotate ogni azione successiva in modo chiaro e conciso.
  8. Attenetevi al processo principale (i dettagli aggiuntivi è meglio inserirli in grafici separati).
  9. Utilizzate riferimenti incrociati per supportare le informazioni.
  10. Riunite il team destinato a lavorare alla descrizione del processo. Dovrebbe trattarsi di persone intimamente coinvolte in ogni parte della procedura, così da garantire che la descrizione sia precisa e non corrisponda a una mera considerazione idealizzata.
  11. Seguite il processo fino a raggiungere una conclusione utile (concludendo al punto "obiettivo").
  12. Se il diagramma finale andrà utilizzato come parte di un sistema formale, assicuratevi che sia identificato in modo univoco.

Come Realizzare un Diagramma di Flusso Efficace

Per realizzare diagrammi di flusso davvero efficaci è necessario tenere a mente alcuni aspetti. Prima di cominciare, vi consigliamo di dare un’occhiata alla nostra guida alla creazione di diagrammi di flusso.

  1. Definite i confini del processo stabilendo punti di inizio e di fine.
  2. Completate il quadro generale del processo prima di inserire i dettagli.
  3. Definite in modo chiaro ogni passaggio del processo. Siate precisi e onesti.
  4. Individuate eventuali ritardi e passaggi che non aggiungono alcun valore.
  5. Mostrate il diagramma di flusso alle altre persone coinvolte nel processo e domandate il loro parere.

I diagrammi di flusso non possono funzionare a dovere se non sono sufficientemente precisi o se il team di lavoro non è abbastanza coinvolto nel processo. Ogni singolo membro dovrebbe partecipare e sentirsi libero di descrivere cosa accade in ogni fase operativa. Un diagramma di flusso completo dovrebbe fornire una panoramica chiara della procedura rappresentata. Con un diagramma di flusso efficace è possibile:

  1. Individuare ritardi e passaggi che non aggiungono alcun valore.
  2. Individuare le responsabilità relative a ciascun passaggio.
  3. Raccogliere idee concernenti problemi e soluzioni.
  4. Determinare input maggiori e minori relativi al processo, tramite un diagramma di causa ed effetto.
  5. Rilevare i punti con potenziale problematico utilizzando il metodo del consenso.

Software per Realizzare Diagrammi di Flusso Professionali

Utilizzando un software per diagrammi di flusso, realizzare diagrammi di flusso dall’aspetto professionale è una vera e propria passeggiata. Può farlo chiunque, senza bisogno di disporre di competenze o conoscenze pregresse. L’unica cosa necessaria è comprendere le basi del processo diagrammatico. Edraw è un software avanzato che consente di realizzare diverse tipologie di diagrammi in men che non si dica. Tra i modelli supportati troviamo diagrammi di workflow, diagrammi NS, diagrammi BPMN, diagrammi di flusso interfunzionali, diagrammi per flusso di dati e diagrammi evidenziati. Correte a scoprire come usare Edraw per creare diagrammi di flusso di base.

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Come Realizzare un Diagramma di Flusso

Nessuno nasce con la capacità di gestire i diagrammi di flusso. Ma tempo ed esperienza possono cambiare le cose, trasformando chiunque in un esperto. Un buon diagramma di flusso è cruciale nel fornire informazioni legate al flusso sistematico delle informazioni. Se il diagramma non è sufficientemente chiaro o preciso può condurre a fraintendimenti, confondere il team di progettazione del sistema e condurre a conseguenze disastrose. Ecco perché è fondamentale creare diagrammi di flusso professionali e accurati. Idealmente, chiunque dovrebbe essere in grado di realizzare un diagramma di livello base. Può sempre tornare utile.

Sebbene esistano tantissimi simboli utilizzabili per rappresentare azioni e passaggi, è possibile creare ottimi diagrammi di flusso utilizzando pochissimi simboli (per esempio quelli per Processo, Decisione, Inizio, Ritardo, Cloud).

L’elemento base di qualsiasi diagramma di flusso è una semplice azione, che può consistere di qualsiasi cosa, dal colpire un’incudine ad eseguire un pagamento, e va rappresentata da un riquadro che ne comprende la descrizione. La mappatura relativa al “cosa segue cosa” viene indicata da frecce che legano i riquadri sequenziali, come mostrato nell’illustrazione, che include anche i riquadri relativi ai punti di inizio e di fine del diagramma di flusso.

 Elementi Base per Diagrammi di Flusso

Fig. 1. Elementi Base per Diagrammi di Flusso

I processi che comprendono l’elemento decisionale guadagnano inevitabilmente complessità. Le decisioni vengono rappresentate, nei diagrammi di flusso, sotto forma di riquadri romboidali che includono una domanda semplice la cui risposta può essere “sì” o “no”, come mostrato nella Figura 2. Decisioni più complesse vengono create utilizzando una combinazione di riquadri decisionali semplici.

 Decisioni nei Diagrammi di Flusso

Fig. 2. Decisioni nei Diagrammi di Flusso

È comune che i processi incontrino errori in fase decisionale. Ciò può accadere perché sono state poste le domande sbagliate o perché sono state fornite le risposte errate.

Quando i riquadri non possono essere connessi direttamente con delle linee, vengono usate forme di connessione contenenti denominazioni abbinate. Solitamente questo avviene quando le linee di connessione supererebbero la pagina, come nell’illustrazione in basso.

 Continuazione Diagramma su Più Pagine

Fig. 3. Continuazione del Diagramma su Più Pagine

Utilizzando forme di connessione multiple i diagrammi di flusso tendono ad acquisire dimensioni notevoli, il che è tutt’altro che un vantaggio, giacché potrebbe condurre a difficoltà di comprensione. La dimensione ideale per un diagramma di flusso è limitata a una singola pagina. In questo modo, è possibile racchiudere tutto in un “pezzo” visivo unico, semplice e immediato da osservare e capire.

I processi lunghi vengono suddivisi in un set gerarchico di piccoli diagrammi di flusso che rappresentano ognuno un processo di basso livello, sotto forma di riquadro di sotto-processo. Quest’ultimo opera come un normale riquadro di azione sul livello elevato del set gerarchico, ma può essere “aperto” per consentire la consultazione di un altro diagramma di flusso, come mostrato nella Figura 4.

 Sotto-processi – Diagramma di Flusso

Fig. 4. Sotto-processi

Un riquadro di “azione” aggiuntivo che può essere utile nell’analisi dei processi è il cosiddetto riquadro di attesa, che indica un ritardo (per esempio, una non azione), come mostrato nell’illustrazione. Si tratta di casistiche tipiche in cui il costo complessivo del processo può essere migliorato agendo (anche su altri processi, eventualmente) per ridurre il ritardo.

 Simbolo di Ritardo

Fig. 5. Simbolo di Ritardo


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