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Diagramma di Flusso Interfunzionale - Il Modo Più Semplice per Creare Mappe Procedurali Interfunzionali

> Diagramma di flusso > Diagramma di Flusso Interfunzionale - Il Modo Più Semplice per Creare Mappe Procedurali Interfunzionali
Posted by Manuela Piccola | 05/26/2020
Questa guida dettagliata comprende tutto ciò che c’è da sapere sui diagrammi di flusso interfunzionali, inclusi tipi, definizioni, esempi, suggerimenti e consigli per l’utilizzo di software per la creazione di diagrammi.

Definizione Diagramma di Flusso Interfunzionale

 Diagramma di Flusso Interfunzionale per Gestione di Documenti

Quando un diagramma di flusso descrive una procedura che coinvolge diverse persone, dipartimenti o aree funzionali, può essere difficile tenere traccia delle responsabilità relative a ogni passaggio. Una tecnica aggiuntiva utile a questo scopo e per l’analisi della quantità di volte in cui una procedura viene “consegnata” a persone diverse, consiste nella divisione del diagramma in colonne. Ogni colonna riporta il nome della persona o della funzione coinvolta nella procedura e ogni volta che viene eseguita un’azione, questa viene inclusa nella rispettiva colonna. Quanto appena esposto è osservabile nel diagramma in alto, che riguarda una semplicissima procedura di acquisto. Come potete vedere, è visualizzabile il passaggio del controllo dalla persona che inizializza l’acquisto alla Direzione Acquisti e, infine, al Fornitore.

I diagrammi interfunzionali sono eccellenti per mostrare le relazioni tra una procedura commerciale e le unità funzionali (i reparti, per esempio) responsabili della stessa.

Le bande rappresentano le unità funzionali. Le forme che indicano i passaggi della procedura vengono posizionate nelle bande corrispondenti alle unità funzionali responsabili per i passaggi.

Per trovare il modello per il Diagramma Interfunzionale, cliccate sul menu File, poi su Nuovo, selezionate Processo Aziendale o Diagramma di Flusso e, infine, cliccate su Diagramma di Flusso Interfunzionale.

Diagramma di Flusso Verticale e Orizzontale

I diagrammi di flusso interfunzionali possono essere progettati sia in verticale che in orizzontale. Una struttura verticale tende a porre maggiore enfasi sulle unità funzionali, mentre quella orizzontale dona attenzione superiore al processo. L’opzione di orientamento da selezionare dipende, oltre che da eventuali requisiti o linee guida, dal gusto personale. In fase di creazione, è anche possibile scegliere il numero di bande da inserire nel diagramma. L’ideale è realizzare un numero di bande sufficiente a contenere tutti i passaggi del processo.

Tipo di Diagramma di Flusso

Esempio

Scopo

Diagramma di Flusso Interfunzionale Orizzontale

Diagramma di Flusso con Corsie

Nella struttura orizzontale, le bande rappresentanti le unità funzionali sono disposte orizzontalmente, per evidenziare il processo.

Diagramma di Flusso Interfunzionale Verticale

Diagramma Interfunzionale Verticale

Nella struttura orizzontale, le bande rappresentanti le unità funzionali sono disposte verticalmente, dall’alto al basso, per evidenziare le unità funzionali.

Qual è la differenza tra i Diagrammi di Flusso di Distribuzione e i Diagrammi di Flusso Interfunzionali?

La verità è che non esistono differenze significative tra queste due tipologie di diagramma. Diagramma di flusso di distribuzione e diagramma di flusso interfunzionale sembrerebbero, anzi, essere espressioni che si riferiscono a uno stesso concetto, noto anche come “Mappa Processuale”. A livello diagrammatico, gli schemi di distribuzione ricordano un po’ i diagrammi di attività UML con Corsie (se avete familiarità con i diagrammi UML non faticherete a capire che intendo). In altre parole, i diagrammi di distribuzione sono diagrammi di flusso che pongono focus sul “chi svolge quale attività”. Stando a una definizione che ho trovato online, “un diagramma di flusso di distribuzione mostra il flusso processuale e identifica le persone o i gruppi coinvolti in ogni passaggio.

Questo tipo di grafico mostra il punto in cui ogni persona od ogni gruppo si colloca nella sequenza procedurale e il modo in cui questi si relazionano vicendevolmente”. Mi è anche capitato di trovare un documento in cui i diagrammi sono considerati esattamente equivalenti: “la mappa procedurale – altresì nota come diagramma di flusso interfunzionale o diagramma di distribuzione – è uno strumento eccezionale per rappresentare flussi procedurali entro i confini organizzativi e identificare ritardi, passaggi ripetuti, punti di controllo eccessivi, operazioni specializzate e potenziali punti di rottura nel processo". Ritengo, in conclusione, che sia ragionevole considerare i diagrammi di flusso interfunzionali e quelli di distribuzione elementi che si riferiscono a uno stesso concetto.

Software per Diagrammi di Flusso Interfunzionali

Software per Diagrammi di Flusso Interfunzionali

Lo scopo essenziale di questo modello è quello di aiutare a rappresentare sotto forma di diagramma la relazione tra il processo aziendale e la persona o il gruppo responsabili dello stesso. Edraw supporta sia i diagrammi interfunzionali orizzontali che quelli verticali.

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Come Analizzare un Diagramma di Flusso Interfunzionale

Diagramma Processo di Assunzione

Un processo può essere un’esperienza illuminante o sconvolgente, a seconda dei casi. Tipicamente, ogni processo evolve con il tempo, con il cambiare delle persone e delle condizioni aziendali. Ne risultano livelli innecessari di complessità e ispezione. Al punto tale che potrebbe venire spontaneo chiedersi “Ma è davvero questo, che facciamo?”

La seconda reazione potrebbe essere rappresentata dal desiderio di correggere il processo. Ecco un elenco degli elementi da tenere d’occhio:
Passaggi senza valore aggiunto. Mettete in discussione ogni singolo passaggio. Chiedetevi sempre: “Che valore ha questa attività? È importante per la clientela?” Unite, semplificate o eliminate tutte le attività prive di valore contributivo.
Punti di controllo eccessivi. Ispezioni e approvazione da parte della supervisione non costituiscono necessariamente un valore aggiunto. Spesso, anzi, derivano da una mancanza di fiducia nel processo. Eliminate tutti i passaggi di controllo non necessari per esiti di qualità.

Scambi eccessivi. Ogni volta che le attività di un processo passano da un soggetto all’altro, c’è il rischio di ritardi e fraintendimenti. Cercate di organizzare il lavoro in modo tale che ogni soggetto risulti quanto più generalista e quanto meno specialista. Così facendo la complessità di scambi multipli verrà ridotta.

Specializzazione delle attività. L’elaborazione in linea di montaggio sta lasciando il posto a modelli cellulari per l’organizzazione di gruppi o team di lavoro, sia a livello di stabilimento che sul piano amministrativo. Le informazioni fluiscono in modo più rapido, con meno distorsioni, incrementando sia la qualità che la velocità delle operazioni. Cercate sempre di consolidare e accorpare le attività.

Come Creare un Diagramma di Flusso Interfunzionale

La procedura ideale per creare un diagramma di flusso interfunzionale consiste nell’uso dei simboli per diagramma di flusso interfunzionale già pronti integrati all'interno di Edraw, un programma eccezionale. A seguire, le linee guida per l’utilizzo dei simboli.


1. Dal menu File selezionate Nuovo poi Galleria di Modelli – Diagramma di Flusso e, infine, cliccate su Diagramma di Flusso Interfunzionale.
2. Nella finestra di dialogo relativa al Diagramma di Flusso Interfunzionale, selezionate le opzioni di base per configurare il grafico e cliccate su OK.

Nota: Dopo aver cliccato su OK potrete comunque aggiungere o rimuovere bande, ma non potrete modificare l’orientamento, aggiungere bande con orientamento diverso oppure aggiungere una barra del titolo.

3. Fate doppio click su <Nome Processo> e digitate il nome del processo che volete rappresentare con il diagramma.
4. Cliccate su un’etichetta di banda e digitate il nome della funzione che volete che rappresenti. Ripetete l’operazione con ogni banda.

Suggerimento: per ridurre la visualizzazione del diagramma, selezionate un livello di ingrandimento minore dall’elenco Zoom posto nella barra degli strumenti Standard.

5. Cliccate sulla barra del titolo Forme Base per Diagramma di Flusso per visualizzare le forme disponibili. Trascinate la forma Processo o quella Decisione dallo stencil alla banda di riferimento per rappresentare il primo passaggio del processo.
6. Cliccate sullo strumento Connettore dalla barra degli strumenti Standard. Mantenendo la selezione della prima forma, trascinatene una seconda nelle bande. Le forme verranno connesse automaticamente. Ripetete l’operazione per aggiungere passaggi, decisioni e dati.
7. Quando avete completato l’aggiunta di forme, cliccate sullo strumento Indicatore sulla barra degli strumenti Standard e salvate il diagramma.

Suggerimento: se non vi piace il modo in cui si piega il connettore, cliccateci su, quindi posizionate l’indicatore su uno dei punti verdi fino a quando non lo vedrete trasformarsi in una freccia con due estremità. Cliccate e trascinate il cursore per ottenere una curvatura che soddisfi i vostri desideri.

Potrete modificare il vostro diagramma di flusso interfunzionale come meglio credete, aggiungendo o rimuovendo bande, forme, separatori e altri elementi. Potrete anche aggiungere forme di processo provenienti da altre tipologie di diagramma di flusso, quali quelli di Audit o di Workflow. Per individuare queste forme, cliccate sulla galleria Diagramma di Flusso, selezionate Diagramma di Flusso e cliccate sulla libreria che volete esplorare.

Esempi di Diagramma di Flusso Interfunzionale

In basso potete osservare un esempio di diagramma di flusso interfunzionale relativo a un processo di gestione di documenti. Per consultare altri esempi e modelli, date un’occhiata alla galleria di diagrammi di flusso interfunzionali.

Diagramma Gestione Inventario

Altri Diagrammi di Flusso per Mappatura Procedurale

La gran parte delle persone associa la mappatura procedurale ai diagrammi di flusso basilari. Tuttavia, esistono ben sei strumenti di mappatura procedurale differenti che possono aiutare le aziende a incrementare la funzionalità dei propri processi:

Diagrammi di Flusso dall’Alto al Basso
Diagramma a Blocchi (albero decisionale o diagramma logico)
Diagramma di Processo di Flusso
Diagramma di Workflow
• Mappa Procedurale
• Diagramma di Cambiamento di Stato

Ognuno di questi diagrammi è caratterizzato da punti di forza e debolezze. Il diagramma di processo di flusso, per esempio, aiuta a individuare sprechi e registrare le tempistiche, ma non mostra chiaramente le attività interfunzionali. Per evitare di dilungarmi, mi concentrerò solamente sulla mappa procedurale.

La mappa procedurale – nota anche come diagramma di flusso interfunzionale o diagramma di distribuzione – è uno strumento eccezionale per rappresentare flussi procedurali entro i confini organizzativi e identificare ritardi, passaggi ripetuti, punti di controllo eccessivi, operazioni specializzate e potenziali punti di rottura nel processo.

Creare una mappa procedurale è molto semplice, ma il risultato può risultare complesso quando sono coinvolti molti passaggi e numerosi soggetti. La prima cosa da fare consiste nell’elencare tutti gli attori (persone o dipartimenti) sul lato sinistro di un foglio di carta, separando ogni attore con una linea orizzontale e utilizzando una linea doppia per gli attori esterni all’organizzazione. Il trascorrere del tempo va indicato da sinistra a destra.

Scrivete il primo passaggio accanto al nome del soggetto che se ne occuperà. Se volete, potete delineare un riquadro accanto alla descrizione. Ricordate; l’evoluzione del processo deve sempre andare da sinistra verso destra. Scrivete il secondo passaggio nella riga appropriata e connettetelo al primo passaggio utilizzando una linea. Procedete verso destra, inserendo ogni attività nella colonna e nella riga corrette. Le attività che vengono svolte in contemporanea vanno allineate verticalmente. Una volta completata la mappa procedurale, avrete documentato il processo “così com’è” e potrete analizzarlo e migliorarlo, se possibile e necessario.

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