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Definizione del diagramma di flusso

> Conoscenza del diagramma di flusso > Definizione del diagramma di flusso
Posted by Manuela Piccola | 05/07/2020
Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica di come funziona un processo mostrando, almeno, la sequenza dei passaggi.

Cos'è un Diagramma di Flusso?

Un Diagramma di Flusso è una rappresentazione schematica che illustra la sequenza delle operazioni da effettuare per ottenere la soluzione al problema. Può essere vista dalla definizione che circola accompagnando sempre il business o la transazione. Tuttavia, non tutti i flussi possono essere espressi su un Diagramma di Flusso, a meno che questi flussi non siano basati su abitudini fisse e collegamenti stabili. Ecco l'esempio del Diagramma di Flusso dell'algoritmo.

Esempio Diagramma di Flusso

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La definizione di Diagramma di Flusso può essre divisa in due parti:

  • Flusso - È la rappresentazione di una serie di operazioni logiche che soddisfano requisiti specifici. Può essere irregolare, naturalmente, non fisso o pieno di problemi. Per tale motivo potrebbe sembrare apparentemente assente in qualche situazione.
  • Diagramma - È una presentazione o descrizione scritta di alcune parti regolari e comuni del flusso. Un digramma conduce a comunicazione e concentrazione  e fa da riferimento per l'ingegneria del processo.

Quali Sono i Migliori Vantaggi dell'Utilizzare un Diagramma di Flusso?

  • Aiuta a chiarire come le cose stanno attualmente funzionando e come potrebbero essere migliorate.
  • Aiuta nel trovare gli elementi chiave di un processo, mentre disegna chiaramente dove termina un processo e dove inizia il successivo.
  • Stimola comunicazione tra i partecipanti e stabilisce una comprensione comune del processo.

Quando Utilizzare un Diagramma di Flusso?

  • Identificare i membri del gruppo appropriati per vedere chi fornisce input e risorse a chi;
  • Stabilire aree importanti per monitorare o raccogliere dati;
  • Identificare aree per migliorare o aumentare l'efficienza;
  • Generare ipotesi sulle cause
  • Esaminare i processi per il flusso di pazienti, informazioni, materiali, cure mediche o cobinazinoi di questi processi;

Tipi Principali di Diagramma di Flusso

I tipi principali di Diagramma di Flusso sono: il più semplice (alto livello); il dettagliato; distribuzione o matrice e quello del programma. In alternativa, puoi dare un'occhiata qui per Altri Tipi di Diagramma di Flusso.

Diagramma di Flusso di Distribuzione o Matrice

Un Diagramma di Flusso di distribuzione mappa il processo in termini di chi sta facendo i passaggi. È a forma di matrice, mostra i vari partecipandi ed il flusso dei passaggi tra questi partecipanti. È principalmente utile nell'identificazione di chi fornisce input a chi, così come delle aree in cui più persone svolgono inutilmente lo stesso compito.

Template Diagramma di Flusso di Distribuzione

Diagramma di Flusso di Alto Livello

Un Diagramma di Flusso di Distribuzione di alto livello (chiamato anche primo livello o discendente) mostra i passaggi principali di un processo. Dà una vista panoramica di un processo, come nell'immagine intitolata Diagramma di Flusso di Alto Livello dell'Assistenza Parentale. Può anche includere il rendimento intermedio di ogni passaggio (articolo o servizio prodotto) e i sottopassaggi coinvolti. Questo tipo di Diagramma di Flusso offre un'immagine base del processo ed indentifica i cambiamenti che avvengono all'interno dello stesso. È significativamente utile per identificare i membri del gruppo appropriati (quelli coinvolti nel processo) e per sviluppare indicatori di monitoraggio dello stesso perchè concentrato su rendimenti intermedi.

Diagramma di Flusso Dettagliato

Il Diagramma di Flusso dettagliato fornisce un'immagine dettagliata di un processo mappando tutti i passaggi e le attività che avvengono all'interno dello stesso. Questo tipo di Diagramma di Flusso indica i passaggi o le attività di un processo, inclusi quelli come i punti decisionali, i periodi di attesa, i compiti che devono essere frequentemente rifatti (rilavorati) ed il loop dei feedback. Questo tipo di diagramma è utili per esaminare le aree del processo nel dettaglio e per trovare i problemi o le aree poco efficienti. Per esempio, il Diagramma di Flusso Dettagliato della Registrazione dei Pazienti mostra il ritardo derivante da quando l'impiegato della registraizione o l'ufficiale clinico non sono disponibili ad assistere i pazienti.

Diagramma di Flusso del Programma

Il Diagramma di Flusso viene generalmente disegnato nei primi passaggi della formulazione di una soluzione informativa per facilitare la comunicazione tra programmatori e persone d'affari. Essi giocano un ruolo fondamentale nella programmazione di un problema e sono molto utili nella comprensione della logica di problemi complessi e lunghi. Il Diagramma di Flusso del Programma può anche essere collegato alla planimetria di un edificio. Come sappiamo, un architetto disegna la planimetria prima di iniziare la costruzione di un edificio. In maniera molto simile, un programmatore preferisce disegnare un Diagramma di Flusso prima di creare un programma. Nel disegnare la planimetria, il Diagramma di Flusso viene disegnato in base a regole definite ed utilizzando Simboli Standard del Diagramma di Flusso.

Quali Diagrammi di Flusso Dovrebbero Essere Utilizzati?

Ciascun tipo di Diagramma di Flusso ha punti di forza e di debolezza, quindi devi prendere in considerazione i seguenti punti:

  • Il Diagramma di Flusso di Alto Livello è il più semplice da creare ma non fornisce dettagli sufficienti per alcuni scopi;
  • Il tuo team dovrebbe essere chiaro sugli scopi principali del Diagramma di Flusso;
  • Se non sei sicuro di quale utilizzare, inizia con quello di Alto Livello, spostandoti poi a quello Dettagliato e a quello di Distribuzione;
  • Il Diagramma di Flusso Dettagliato e di Distribuzione potrebbero essere una perdita di tempo;

Set di Simboli Standard Utili di un Diagramma di Flusso

Non è strettamente necessario utilizzare caselle, cerchi, diamanti o altri simboli per creare un Diagramma di Flusso, ma possono aiutare a descrivere gli eventi nel grafico molto chiaramente. Qui sotto è descritto un set di simboli standard applicabili alla maggior parte delle situazioni senza essere eccessivamente complessi:

Nome
Simbolo Diagramma di Flusso
Utilizzo
Elaborazione
Forma Elaborazione
È utilizzato per rappresentare un evento controllato all'interno del processo. Tipicamente, questo sarà un passaggio o azione presa. È il simbolo più utilizzato nel Diagramma di Flusso.
Decisione
Forma Decisione
È utilizzato per rappresentare il punto decisivo nel processo. Tipicamente, nel simbolo viene richiesta una risposta 'si' o 'no' e si dirama di conseguenza in varie parti del Diagramma di Flusso.
Punti Finali
Forma Finale
Indica il punto finale di un processo.
Riferimento sulla Pagina
Forma Riferimento sulla Pagina
È utilizzato per rappresentare il punto in cui il Diagramma si collega ad un altro processo. Il nome o riferimento dell'altro processo dovrebbe comparire all'interno del simbolo.
Documento
Forma Documento
Essa rappresenta il passaggio che porta al documento.

Puoi vedere più simboli di seguito:

Simboli Standard Diagramma di Flusso

Consigli per Disegnare un Diagramma di Flusso

Non è difficile creare un Diagramma di Flusso complesso se segui le tecniche qui sotto:

Quando si Modifica e Migliora il Layout di un Diagramma di Flusso

  • È consigliato creare il Diagramma di Flusso tramite una discussione di gruppo, in quando l'individuale raramente conosce l'intero processo e la comunicazione che contribuisce al miglioramento.
  • Prova a sviluppare la prima bozza in una sessione, tornandoci su più tardi per le rifiniture. Usa la "regola dei cinque minuti": non lasciar passare cinque minuti senza mettere un simbolo o una casella; se la decisione su quale simbolo o casella utilizzare non è chiara, utilizza una nuvola o una nota e vai avanti.
  • Se non sei sicuro di come strutturare il tuo Diagramma di Flusso, prova ad utilizzare poche caselle per concentrarti sui passaggi più importanti.
  • Nel decidere quanti dettagli inserire nel Diagramma di Flusso (es. quanto analizzare ogni passaggio generale), ricordati gli scopi del diagramma. Per esempio, un Diagramma di Flusso per comprendere meglio il problema dei lunghi tempi di attesa, dovrai analizzare nel dettaglio solo i passaggi che possono incidere sui tempi d'attesa. Quelli che non incidono possono essere lasciati senza dettagli.
  • Per evitare di dover cancellare o rimuovere idee da sviluppare, ritaglia le forme dei vari simboli anticipatamente e posizionale sul tavolo. In questo modo, i cambiamenti possono essere effetuati facilmente attorno ad esse, mentre il gruppo chiarifica il processo.

Scelta dei Simboli Diagramma di Flusso

  • I simboli della decisione sono corretti quando chi lavora nel processo prende decisioni che incideranno sulla continuazione del processo stesso. Per esempio, quando l'esito della decisione o domanda è SI, la persona seguirà una serie di passaggi, quando l'esito è NO, la persona seguirà un'altra serie di passaggi. Assicurati che il testo nel simbolo decisione generi una risposta SI o NO, così facendo il flusso del diagramma è logico.
  • Tieni a mente che un Diagramma di Flusso non deve per forza contenere tutti i simboli possibili. Per esempio, il simbolo dell'attessa potrebbe non essere necessario se il Diagramma non ha a che fare con tempi d'attesa.
  • Il Diagramma di Flusso viene generalmente disegnato utilizzando simboli standard come quelli mostrati nel grafico di seguito. Tuttavia, alcuni simboli speciali, come quelli utilizzati nei programmi di calcolo, possono essere sviluppati su richiesta.

Analizzare un Diagramma di Flusso Dettagliato per Identificare le Aree Problematiche

Una volta che il Diagramma di Flusso è stato creato per rappresentare come funziona realmente il processo, esamina le potenziali aree del problema per migliorarle, facendoti una serie di domande, incluse:

  • Simboli Decisione: Rappresenta un'attività, tutto va bene? È efficiente? È superflua?
  • Simboli Attività: Questo passaggio è superfluo? Dà valore al prodotto o servizio? È problematico? Gli errori in quest'attività possono essere prevenuti?
  • Simboli Attesa: Quali complessità o problemi aggiuntivi causa questo? Quanto è lunga l'attesa? Può essere ridotta?
  • Simboli Documenti o Database: È necessario? È aggiornato? C'è un'unica fonte d'informazione? L'informazione può essere utilizzata per monitorare e migliorare il processo?
  • Il loop che indica che il lavoro dev'essere rifatto (rilavorato): Questo loop previene che il problema si ripresenti? Le riparazioni vengono eseguite tanto tempo dopo che avvengono gli errori?
  • Transizione: dove una persona finisce la sua parte del processo ed un'altra lo riprende: Chi è coinvolto? Cosa può andare storto? Il prodotto o i servizi intermedi soddisfano i bisogni della persona successiva nel processo?
  • Intero processo: Il flusso è logico? Ci sono aree o luoghi confusi in cui il processo non porta a nulla? Ci sono percorsi paralleli? C'è una logica per essi?

Altri Template ed Esempi di Diagrammi di Flusso

I seguenti esempi e template di Diagramma di Flusso gratuiti includono le principali categorie per usi educativi e negli affari. Sentiti libero di cliccare su quello che preferisci per vedere i risultati.

Template Diagramma di Flusso Vuoto Template Diagramma di Flusso Gestione Assunzioni Template Diagramma di Flusso E-commerce
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Diagramma di Flusso Assunzioni Diagramma di Flusso Gestione del Programma Diagramma di Flusso Processo Guidato da Eventi
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