Procédure Opérationnelle standard (SOP)
- Partie 1 : Qu'est-ce qu'une procédure d'exploitation standard (SOP) ?
- Partie 2 : Objectif et avantage du SOP
- Partie 3 : Symboles et éléments du SOP
- Partie 4 : Ce qu'il faut faire avant de créer un SOP
- Partie 5 : Comment faire un SOP dans EdrawMax
- Partie 6 : Conseils pour l'élaboration d'un SOP
- Partie 7 : Diagramme d'exemple de SOP
Partie 1 : Qu'est-ce qu'une procédure d'exploitation standard (SOP) ?
Qu'est-ce qu'une SOP ? En résumé, une procédure opératoire normalisée "désigne un ensemble d'instructions nécessaires pour accomplir des tâches conformément aux normes de fonctionnement de votre entreprise, aux lois provinciales ou aux réglementations industrielles".
En termes simples, le SOP est également appelé une procédure qui décrit les activités nécessaires à l'accomplissement de tâches mais uniquement spécifiques à votre opération ou organisation. Elle comprend des étapes détaillées et des informations telles que qui, quand et où. Ce document est couramment utilisé dans les industries manufacturières, mettant en évidence les instructions étape par étape pour un processus de fabrication de produits sans faille.
En général, il existe 3 formats de procédures opérationnelles standard, à savoir :
a) Format pas à pas :idéal pour les processus simples et non complexes, par exemple l'installation de fenêtres, la conception d'une infographie, etc.
b) Format hiérarchique par étapes : Il s'agit d'un format pas à pas avancé contenant des étapes et plusieurs sous-étapes pour une explication détaillée ou des processus.
c) Format organigramme : Ce format est idéal pour les tâches à résultats multiples avec plusieurs chemins nécessaires pour atteindre un résultat.
Partie 2 : Objectif et avantage du SOP
Un SOP est un outil unique de gestion de projet appliqué dans différents domaines et à d'autres fins. Voici quelques-uns de ses objectifs et avantages :
- Pour maximiser les besoins de production
- Il peut être utilisé comme un manuel de formation
- Pour éviter tout défaut de fabrication.
- Pour assurer la sécurité
- Veiller à ce que les normes de conformité soient respectées
- S'assurer que la pratique n'a pas d'effet négatif sur l'environnement.
Partie 3 : Symboles et éléments du POS
L'image ci-dessous montre ce que chaque symbole représente et comment l'utiliser :
a) Symbole de départ : Également connu sous le nom de terminateur, c'est un symbole utilisé pour commencer chaque organigramme.
b) Symbole d'entrée : Ce symbole représente les données requises par ou pour la procédure, c'est-à-dire les composants ou les matériaux.
c) Symbole de processus : Ce symbole représente des tâches ou des activités qui doivent être accomplies par des acteurs spécifiques.
d) Symbole de décision : Ce symbole agit comme un point de contrôle de l'ensemble du processus en vérifiant l'état de la procédure, puis en définissant ce qui doit être fait ensuite.
e) Symbole de sortie : Indique les résultats de la procédure
f) Symbole de fin : Il indique la fin de l'ensemble de la conception ou du processus.
Partie 4 : Ce qu'il faut faire avant de créer un SOP
Avant de commencer à concevoir votre organigramme SOP, il y a trois choses principales que vous devez faire ou savoir, qui sont :
- La signification de chaque symbole
- Ce que le document ou l'organigramme doit contenir (détails ou infos)
- Si vous disposez déjà de ces détails, organisez-les ; toutefois, faites des recherches pour recueillir ces détails si vous ne les avez pas encore.
Partie 5 : Comment faire un SOP dans EdrawMax
Note clé : il n'existe pas de procédure standard qui vous aidera à rédiger un SOP bien défini pour votre organisation puisqu'il existe trois formats différents de SOP. Cependant, il y a plusieurs étapes que vous devez suivre pour chaque conception, et dans notre cas, nous allons mettre en évidence les efforts pour un SOP de format organigramme.
Alors, commençons.
Étape 1 : Choisir l'organigramme de base
Dans le volet de navigation gauche, cliquez sur "Nouveau", naviguez jusqu'à "Organigramme", puis "Organigramme de base".
Étape 2 : Modifier ou créer votre organigramme
Vous verrez plusieurs modèles ; vous pouvez sélectionner celui qui vous plaît ou créer le vôtre en cliquant sur [+].
Étape 3 : Exportation
Une fois que vous avez terminé de créer ou de modifier votre diagramme d'organigramme, vous pouvez l'enregistrer ou l'exporter. Pour le conserver, cliquez sur "Fichier" dans le coin supérieur droit et gauche de votre écran, faites défiler le volet de navigation qui s'affiche et cliquez sur "Enregistrer sous".
Pour l'exporter, suivez la même procédure, mais cette fois, au lieu de cliquer sur "Enregistrer sous", cliquez sur "Exporter". Ce qui est bien, c'est que vous pouvez exporter le fichier dans plusieurs formats, notamment : fichier MS Office modifiable, PDF, graphiques, SVG et fichier Visio vsdx.
Étape 4 : Partagez votre tableau
Vous pouvez avoir besoin de partager votre graphique si vous travaillez en équipe. C'est pourquoi EdrawMax a inclus une fonction de partage dans le coin supérieur droit de votre écran. Cliquez dessus pour partager votre travail avec votre équipe ou votre département.
EdrawMax
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Sécurité Vérifiée | Passer à Mac >> Sécurité Vérifiée | Passer à Linux >> Sécurité Vérifiée | Passer à Windows >>Partie 6 : Conseils pour l'élaboration d'un SOP
Un diagramme d'organigramme professionnel doit être complet et facilement compréhensible par tous les acteurs impliqués dans un projet donné. Pour vous aider à atteindre cet objectif, nous avons inclus les conseils essentiels pour réaliser le bon diagramme SOP. Ces conseils comprennent :
- Créer un organigramme de SOP adapté à l'environnement prévu/cible en utilisant les procédures, le style et le langage les mieux adaptés à cet environnement.
- S'assurer que les activités se déroulent comme prévu en utilisant un langage clair et concis pour les rédiger.
- Veillez à ce que les données de votre SOP fournissent des informations adéquates pour éviter les procédures peu pratiques et pour assurer également une performance cohérente.
- Vous pouvez créer plus d'une SOP si vous avez des systèmes/processus complexes avec de nombreux chemins et résultats.
- Avant d'autoriser l'implantation de votre SOP, ses ébauches doivent être testées plusieurs fois.
Partie 7 : Diagramme d'exemple de SOP
Le diagramme de procédure infirmière ci-dessous est un excellent exemple de diagramme de procédure standard. Le diagramme montre visuellement une procédure de soins infirmiers sur le soin du cordon ombilical qui doit être effectuée par un soignant. Il se compose de trois grandes parties : le soignant, les choses nécessaires et l'environnement. Dans chaque région, il montre les étapes à suivre dans l'ordre chronologique.
