Uitiliser la carte mentale pour réaliser un agenda de réunion

Comment organiser une réunion efficacement?

Quelle est la première impression qui vous vient à l'esprit lorsque vous parlez de réunion? Pour la plupart des employés de bureau, cela peut être fastidieux. Vous pouvez vous demander pourquoi cette situation est apparue. De mon point de vue, l'ordre du jour de la réunion est fixé déraisonnablement sans un plan de réunion efficace. Selon mon expérience de la réunion d'organisation, je propose que les organisateurs de réunion conçoivent un ordre du jour efficace de réunion avec un outil de carte de mentale.

Qu'est-ce qu'une carte mentale?

Avant le guide d'une carte mentale efficace, vous devez connaître la signification de la carte mentale. Proposé par Tony Buzan, mind map est un excellent outil de visualisation d'informations pour les idées de brainstorming. Il est largement utilisé dans l'éducation, les affaires et le style de vie, non seulement pour la pratique personnelle, mais aussi pour la collaboration en équipe. Avec les caractéristiques d'un sujet centré sur le centre et le rayonnement de plusieurs branches, les cartes mentales sont toujours intuitives pour déplacer des textes compliqués vers une image logique et visuelle.

En général, la gestion d'une réunion efficace comporte plusieurs parties, des listes de contrôle de préparation, un ordre du jour de réunion, enregistrement de réunion et résumé de la réunion inclus. Et au sein de ceux-ci, un ordre du jour de la réunion vise à présenter le processus estimé d'une réunion qui devrait être planifiée raisonnablement et globalement.

Ainsi, en utilisant une carte mentale pour créer un ordre du jour de la réunion va trier un calendrier détaillé et des éléments de réunion. Vous pouvez modifier chaque fois que vous avez besoin d'ajuster et ajouter plus d'informations pour remplir l'ordre du jour en insérant plusieurs diagrammes, images, hyperliens et pièces jointes. Ensuite, j'utiliserai un puissant outil de carte mentale - Edraw MindMaster pour vous donner un guide pour développer une carte mentale d'agenda de réunion efficace étape par étape.

Étape 1 - Réfléchissez bien aux objectifs de la réunion.

La raison pour laquelle les gens n'ont toujours pas d'impressions sur le contenu d'une réunion est que le thème de la réunion est abstrait sans but spécifique. Ainsi, lors de la création d'un programme de réunions efficace, le brainstorming des objectifs concrets et des mesures pour vérifier si les objectifs sont atteints ou non sont tout à fait essentiel.

Étape 2 - Confirmer l'heure, le lieu et les participants.

L'heure, le lieu et les participants sont les trois éléments de base qui doivent être considérés en relation. L'heure que vous sélectionnez doit être correcte pour les participants ayant une disponibilité de lieu. Les endroits que vous choisissez devraient être pratiques pour les participants. Alors que inviter est un art dans l'organisation d'une réunion. Les trois éléments doivent être confirmés à l'avance en cas d'échec d'une réunion importante.

Étape 3 - Activités par segment.

Une réunion efficace ne devrait pas seulement compter sur les conférenciers, mais aussi sur la participation du public. Ainsi, il est crucial de segmenter les activités de la réunion pour plus d'engagement. Pour les organisateurs, j'ai quelques choix d'activités interactives pour vous, y compris l'acte d'ouverture, l'échauffement, les jeux, les discussions de groupe et les sessions de questions-réponses.

Étape 4 - Planifiez un horaire équilibré.

Comme le contrôle du temps est nécessaire pour une réunion, un calendrier équilibré devrait être planifié dans un programme pour ajuster le rythme des présentateurs et la patience du public. Avec la plupart des outils de mind mapping, vous pouvez ajouter des tâches et suivre le planning plus tard en les visualisant en mode diagramme de Gantt. La fonction de combinaison du panneau de tâches et de l'insertion de balises vous permet de planifier un planning bien organisé qui peut être utilisé pendant tout le processus de réunion.

Lors de l'organisation d'un agenda de réunion, un outil de cartographie d'esprit utile est d'une importance vitale. Essayez MindMaster Edraw pour démarrer une carte mentale efficace de l'agenda de la réunion.

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