Diagramas de Flujo de Trabajo
La documentación y la visualización son una práctica esencial en casi todos los proyectos, ya que, ayudan a crear una visión general de un proceso empresarial. Esto te permite comprender cómo funciona una empresa. Hay varias herramientas/programas que pueden ayudarte a crear una visión general ordenada y profesional, y una de ellas son los diagramas de flujo de trabajo o los gráficos de flujo de trabajo. Un diagrama de flujo de trabajo suele considerarse la base de otras herramientas de documentación, como los diagramas de flujo de datos, los diagramas de flujo, etc.
Entonces, ¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
En este artículo, discutiremos todos los temas importantes relacionados con los diagramas de flujo de trabajo, que incluyen:
- ¿Qué Es un Diagrama de Flujo de Trabajo?
- Propósito y Beneficios
- Símbolos Básicos del Diagrama de Flujo de Trabajo
- ¿Qué Hacer Antes de Crear un Diagrama de Flujo de Trabajo?
- ¿Cómo Hacer un Diagrama de Flujo de Trabajo en EdrawMax?
- Programa de Diagrama de Flujo de Trabajo
- Consejos para Hacer un Diagrama de Flujo de Trabajo
- Ejemplo de Diagrama de Flujo de Trabajo
¿Qué Es un Diagrama de Flujo de Trabajo?
Un diagrama de flujo es una representación gráfica del flujo de trabajo con la ayuda de un diagrama de flujo, que implica la ilustración de los procesos de negocio y actividades tales como la transferencia o el flujo de información, tareas y documentos a través de toda la operación de dicho flujo de trabajo.
Así que, en términos sencillos, una herramienta de gestión de proyectos representa una serie de acciones que describen un trabajo o cómo debe realizarse un trabajo concreto. Ayuda a visualizar cómo se moverán las tareas entre los recursos. Además, definen en qué condiciones puede avanzar una secuencia, independientemente de que sean personas o computadora.
Propósitos y Beneficios
Un diagrama de flujo de trabajo tiene múltiples propósitos y beneficios que resultarán beneficiosos para casi todas las organizaciones. Estos beneficios y propósitos incluyen:
- Comercio Electrónico: Este campo es un lugar ideal para los diagramas de flujo de trabajo, especialmente cuando se trata de compras en línea y la entrega de los productos adquiridos. En este caso, una tienda en línea puede utilizar diagramas de flujo de trabajo para representar los pasos seguidos desde la fase de compra/pedido hasta que el cliente recibe el pedido.
- Finanzas: Los diagramas de flujo de trabajo han demostrado ser útiles y beneficiosos también en este campo. Con él se pueden mostrar los pasos a seguir desde la tramitación del pago hasta la entrega y cobro de los pedidos adquiridos.
- Militar: Al igual que en cualquier otro negocio, un diagrama de flujo de trabajo también se puede utilizar en el ejército en varias áreas. Por ejemplo, para mostrar los pasos a seguir o que deben seguirse durante una operación de despliegue.
- Medicina: En el campo de la medicina, un diagrama de flujo de trabajo también puede utilizarse para establecer o alcanzar pasos y objetivos específicos. Por ejemplo, para ilustrar los pasos necesarios durante las visitas a la sala de urgencias, un hospital puede utilizar este diagrama.
- Educación: Cualquier institución educativa puede utilizar este tipo de diagrama para mostrar diferentes procesos en la escuela. Por ejemplo, para ilustrar los pasos necesarios para la matriculación.
Símbolos Básicos del Diagrama de Flujo de Trabajo
Todo diagrama de representación gráfica utiliza símbolos, y esos símbolos explican los distintos pasos y procesos dentro de todo el proceso. Estos son los símbolos básicos del diagrama de flujo de trabajo y sus aplicaciones distintivas.
¿Qué Hacer Antes de Crear un Diagrama de Flujo de Trabajo?
La mejor manera de diseñar un diagrama de flujo de trabajo completo es comenzar con una lluvia de ideas, investigación y análisis de datos. En esta fase, no hay que diseñar nada, sólo planificar para analizar y categorizar los datos disponibles. Estas son algunas de las cosas que hay que hacer antes de crear un diagrama de flujo de trabajo:
- Comienza por definir tu punto de diagramación de unos pocos: ¿Son los clientes o el negocio? ¿Estás mostrando cómo quieres que sea la nueva implementación? ¿O cómo funciona actualmente el proceso existente?
- A continuación, crea un boceto de tu idea actual: Probablemente, sea ideal para crear una visión general que ilustre los pasos de alto nivel de su proceso.
- Investiga: Esta fase consiste en profundizar en los detalles reuniendo la información necesaria y esencial que se utilizará en el diseño de tu diagrama. Puedes obtener información de personas y otras fuentes relevantes. Para ello, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es tu objetivo general?
- ¿Qué indicadores utilizarás para indicar el inicio y el final del proceso empresarial?
- En cada paso, ¿qué acciones están implicadas y quién participa en cada una de ellas?
- ¿Qué ocurre a continuación?
- ¿Existen desviaciones de este proceso?
- Realizar un análisis del flujo de trabajo：Este proceso implicará varios pasos que ayudarán a eliminar las ineficiencias. Los pasos incluyen la categorización de los datos, la identificación de las áreas débiles y la inclusión de los objetivos futuros (pensar en el futuro).
- Con toda la información y el análisis realizado, puedes pasar a la fase de diseño.
¿Cómo Hacer un Diagrama de Flujo de Trabajo en EdrawMax?
En primer lugar, EdrawMax es una herramienta visual en línea que puede utilizarse para crear una amplia gama de gráficos, diagramas y otros contenidos visuales. Dicho esto, aquí hay 5 pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo profesional para tu proyecto:
Paso 1: En primer lugar, tendrás que registrarte en EdrawMax si aún no tienes una cuenta allí. Sin embargo, si la tienes, puedes, simplemente, iniciar sesión y pasar al siguiente paso.
Paso 2: En el lado izquierdo, verás un panel de navegación, haz clic en "Diagrama de flujo" y luego, en "Flujo de trabajo".
Paso 3: Se abrirá un nuevo toque, en él, hay varias plantillas de flujo de trabajo que puedes utilizar para tomar/hacer clic y modificar para satisfacer tus necesidades. Pero si quieres crear un diagrama completamente nuevo desde cero, haz clic en el signo "+" para abrir una nueva ventana de hoja de trabajo.
Paso 4: Crea un diagrama bien personalizado utilizando las diferentes herramientas de formato existentes en la biblioteca de EdrawMax. Puedes ajustar la alineación, la forma, el color, la fuente, el tamaño y muchos otros detalles más finos para obtener un diagrama bien diseñado.
Paso 5: Una vez que hayas terminado de diseñar o modificar tu diagrama de flujo de trabajo, haz clic en "Archivo" y luego, en "Guardar como" para guardar tu diagrama.
Nota: EdrawMax te permite guardar y exportar tus diagramas en varios formatos, incluyendo archivo de MS Office, PDF, SVG, archivo Visio vsdx, y gráficos.
Programa de Diagrama de Flujo de Trabajo
Muchas personas creen que los diagramas de flujo de trabajo necesitan ser creados por alguien con conocimientos especializados de programación. Pero, con el programa adecuado, ese no es el caso. Incluso, los procesos de negocio más complejos pueden ser mapeados con el programa de Flujo de Trabajo de EdrawMax, que ha sido desarrollado con una interfaz gráfica fácil de usar. La amplia gama de herramientas intuitivas permite a cualquiera construir diagramas de flujo de trabajo profesionales y precisos sin necesidad de tener conocimientos de codificación. EdrawMax es un programa de dibujo de diagramas de flujos de trabajo rápido y potente, que ofrece maravillosas formas predefinidas para dibujar diagramas de flujo de trabajo.
Descarga el programa de diagramas de flujo de trabajo de EdrawMax y podrás utilizar las plantillas incorporadas para crear y presentar tus diagramas de flujo de trabajo en cuestión de minutos. Así que, ahora es súper fácil crear diagramas de flujo de información, automatización de procesos de negocio, reingeniería de procesos de negocio, contabilidad, gestión y tareas de recursos humanos.
Cada forma puede cambiar de color fácilmente. Son ideales para mostrar los diferentes departamentos de una empresa o las diferentes etapas de un proceso de negocio típico.
EdrawMax
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Para crear un diagrama de flujo de trabajo profesional, sigue los a continuación:
- Cuando diseñes tu diagrama, utiliza elementos coherentes (líneas, formas, colores y textos).
- Mantén todo en una sola página. Recuerda que, un buen diagrama de flujo es el que cabe en una sola página. Si es demasiado grande, prueba las siguientes prácticas:
- Intenta reducir el tamaño.
- Diseña tu diagrama para que fluya de izquierda a derecha y luego, hacia abajo en la línea siguiente.
- También, puedes dividir los gráficos más grandes en una colección de gráficos más pequeños.
- Los datos deben fluir de izquierda a derecha o de arriba a abajo.
- En lugar de un símbolo de decisión tradicional (símbolo del diamante), utiliza un camino dividido para representar una decisión.
- Cuando diseñes un diagrama con líneas de retorno, coloca esas líneas debajo del diagrama de flujo.
Ejemplo de Diagrama de Flujo de Trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo puede ayudarte a diseñar un proceso eficiente de marketing de contenidos y a gestionarlo eficazmente. El siguiente diagrama muestra todo el proceso desde el principio hasta el final para ser utilizado en el marketing de contenidos.
- Comienza con la elaboración de borradores.
- A continuación, el proceso de aprobación del borrador, en el que, se esperan dos decisiones: Aprobación del borrador o sugerencias de edición.
- Si se aprueba, se pasa al siguiente paso, que es la creación de los gráficos que se utilizarán en el artículo.
- El último paso es la subida al CMS, la optimización y la publicación.
Existen varios ejemplos de diagramas de flujo de trabajo tanto en el programa como en la página web. Algunos de los ejemplos utilizan los carriles de natación. Son fácilmente editables. A continuación, se muestra un ejemplo de diagrama de flujo de trabajo que presenta el procedimiento de gestión de documentos.
El diagrama de flujo de trabajo es fácil de crear con EdrawMax si ya entiendes el proceso de flujo de trabajo. Nuestros símbolos de flujo de trabajo prefabricados hacen que, el diseño del flujo de trabajo sea mucho más fácil y rápido. Para aprender a utilizar las formas, haz clic en Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo. Para ilustrar mejor cómo utilizar el flujo de trabajo para presentar tu proceso de trabajo, he aquí dos ejemplos prácticos:
