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Qué es un diagrama de flujo de trabajo y ejemplos

Documenta cada paso del proceso

¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?

El proceso de visualización es fundamental para comprender el funcionamiento de la empresa. Permite que los procesos de tu negocio sean claros, lo que a su vez facilita la comprensión y el análisis del flujo de trabajo. En este artículo, veremos cómo puedes crear un flujo de trabajo empresarial más fácil y eficaz con el Diagrama de flujo de trabajo.

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Entonces, ¿qué es el diagrama de flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo define la forma en que las personas realizan su trabajo, los procesos y las técnicas utilizadas para que todo el trabajo se complete dentro del tiempo estipulado. Un diagrama de flujo de trabajo se puede definir de la siguiente manera:

Un diagrama de flujo de trabajo típico

Fuente de la imagen: wikimedia.org

 

“Un Diagrama de flujo de trabajo es una representación visual de dicho flujo de trabajo, o de los procesos y actividades empresariales como el movimiento o la transferencia de datos, documentos y tareas a lo largo de toda la campaña y se ilustra con la ayuda de un diagrama de flujo.”

 

Evolución del diagrama de flujo de trabajo

Este término se acuñó en una revista de ingeniería ferroviaria en 1921. Sin embargo, se pueden rastrear los orígenes de los actuales diagramas de flujo de trabajo hasta finales de los años 1880. Frederick Winslow Taylor y Henry Gantt fueron los primeros en estudiar la organización coherente del trabajo en la industria manufacturera.

Se dice que los dos acontecimientos que impulsaron el crecimiento del campo de la teoría de la optimización fueron, la Segunda Guerra Mundial y el Programa Apolo, estos serían los principales contribuyentes a la necesidad de una organización racional del trabajo. Después entró el concepto de gestión de la calidad total y se hizo muy popular en la década de 1980.

 

¿Por qué es importante el flujo de trabajo?

El flujo de trabajo es útil para agilizar y automatizar las actividades empresariales repetitivas y minimizan los errores a lo largo del proceso, aumentando así la eficiencia general del modelo de negocio. Existen otros beneficios como:

  • Con un flujo de trabajo bien estructurado podrás obtener una mayor visión de tus procesos de negocio.
  • Un flujo de trabajo puede ayudarte a detectar y eliminar diversas redundancias o tareas innecesarias, aumentando así la eficiencia de tu empresa.
  • Un flujo de trabajo bien trazado facilita que tus empleados y el personal sepan sus funciones, reduciendo así la microgestión, que a menudo se ha citado como una de las principales razones para dejar un trabajo.
  • La visibilidad de las actividades y la responsabilidad aumentan con un buen flujo de trabajo, lo que a su vez contribuye a mejorar la comunicación en el lugar de trabajo.
  • Por último, pero no menos importante, un flujo de trabajo bien estructurado puede mejorar significativamente la calidad de tu producto o servicio al eliminar los errores humanos que, a su vez, ayudan a tu empresa a proporcionar un mejor servicio al cliente.

 

Tipos de diagramas de flujo de trabajo


1.  Diagrama de flujo ANSI


El primer estándar para los flujos de trabajo fue tomado del American National Standards Institute y, como tal, se denominó Diagrama de flujo ANSI. Este tipo de diagrama de flujo de trabajo proporciona un lenguaje común al describir las diferentes actividades (o pasos) implicadas.

Ejemplo de diagrama de flujo ANSI

Fuente de la imagen: gstatic.com

 


2.  Actividad UML


Otro tipo de diagrama de flujo de trabajo diseñado utilizando el Lenguaje Unificado de Modelado o UML. Este diagrama puede representar gráficamente los distintos pasos que intervienen en el proceso empresarial global y definir su flujo de control.

Fuente de la imagen: geeksforgeeks.org

 


3.  BPMN


Son las siglas de Business Process Modeling Notation y utiliza un diagrama de flujo muy similar al de las actividades UML. Sin embargo, un BPMN sirve de lenguaje común tanto para el personal técnico como para el empresarial. En lugar de centrarse en la salida, un BPMN se centra en los distintos procesos internos, así como en la información.

Un diagrama de flujo de trabajo BPMN

Fuente de la imagen: gstatic.com

 


4.  Carriles


En este tipo de Diagrama de flujo de trabajo, cada una de las unidades dentro de una organización se separa, y sus interacciones se destacan. Puede proporcionar una visualización sofisticada de las posibles ineficiencias dentro de los grupos, así como del proceso general.

Un diagrama de carriles típico

Fuente de la imagen: gstatic.com

 


5.  SIPOC


El acrónimo SIPOC (Supplier-Input-Process-Output-Customer) significa Proveedor-Ingreso-Proceso-Salida-Cliente. Describe todo el proceso de forma muy concisa y precisa, indicando claramente quién crea y quién recibe los datos. De este modo, el SIPOC puede resumir eficazmente todos los procesos implicados.

Un diagrama SIPOC básico

Fuente de la imagen: gstatic.com

 

¿Cuáles son los componentes del flujo de trabajo?

En un flujo de trabajo, cada uno de los elementos o componentes implicados puede ilustrar el flujo de trabajo entre cada paso. Un flujo de trabajo bien diseñado consta de tres parámetros principales:

  • Insumos: Se refiere a los recursos y materiales necesarios para completar cada etapa, como la mano de obra, el capital, el equipo o la información esencial.
  • Transformación: La transformación implica un conjunto específico de reglas que guían los cambios introducidos en los insumos para obtener el producto. Estos cambios pueden estar relacionados con el cambio de su ubicación y características físicas, incluso también con la propiedad.
  • Salida: Es el resultado de la transformación de los insumos proporcionados. En la mayoría de los casos, la producción es el insumo para el siguiente paso, excepto para el paso final.

Estos parámetros guían los siguientes cuatro componentes principales de un flujo de trabajo:

  • Actores: Son el hombre y la maquinaria responsables de completar los pasos.
  • Actividades: Son las tareas que realizan los actores para que el proceso global finalice.
  • Resultados: Son los resultados deseados de cada uno de los pasos. Por lo tanto, la salida puede diferir del resultado.
  • Estado: Es la condición de un proyecto entre dos procesos dirigidos por el flujo de trabajo.

 

Símbolos básicos del diagrama de flujo de trabajo

Cada Diagrama de flujo de trabajo tiene cinco formas o símbolos básicos que explican los distintos pasos y procesos ilustrados en el diagrama. Cada uno de estos símbolos tiene aplicaciones distintivas.

símbolos

 

Ejemplos de diagrama de flujo de trabajo

A continuación, tomaremos dos ejemplos reales de Diagrama de flujo de trabajo:


1. Marketing de contenidos


El marketing de contenidos puede ser a veces frenético, pero con un Diagrama de Flujo de Trabajo, bien estructurado, se puede realizar sin esfuerzo.

  • El escritor crea un borrador del contenido y lo envía al editor.
  • El editor aprobará el material que se le ha enviado para pasárselo al diseñador o se lo devolverá al redactor para que corrija los fallos del contenido.
  • El editor también crea los recursos visuales adecuados según las instrucciones del escritor y los envía al distribuidor.
  • A continuación, el distribuidor sube el artículo terminado a un CMS de su elección; por ejemplo, WordPress, lo optimiza para los motores de búsqueda y lo comparte entre los influencers, para completar todo el proceso.
Diagrama de flujo de trabajo del proceso de gestión de contenidos

Fuente de la imagen: tallyfy.com

 


2. Amenaza a la seguridad informática


Un diagrama de flujo de trabajo puede ser beneficioso para evitar las amenazas cibernéticas incluso antes de que surjan:

  • Un empleado o el equipo de ciberseguridad notifica el problema.
  • A continuación, se evalúa el peligro. Si se trata de una falsa alarma, el flujo de trabajo finaliza. Sin embargo, si es real, se envía un correo electrónico de emergencia a gerencia o al responsable de ciberseguridad.
  • Se programa una reunión con el personal necesario como respuesta a la emergencia.
  • Se propone y aplica una solución acorde a la situación.
  • Si la solución es factible, se resuelve el problema y el flujo de trabajo termina. Si no, el flujo de trabajo vuelve a la reunión de respuesta a la emergencia para evaluar una nueva solución.
Un diagrama de flujo de trabajo típico de procesamiento de amenazas informáticas

Fuente de la imagen: tallyfy.com

 

¿Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo con Edraw Max Online?

Crear un diagrama de flujo de trabajo con Edraw Max Online es muy sencillo. Edraw Max Online es una herramienta de diagramación en línea con varias plantillas de diagramas. Una interfaz fácil de usar aumenta el interés de los usuarios.

Antes de proceder con la guía paso a paso para crear un Diagrama de flujo de trabajo, debes tener en cuenta algunas cosas.

Lo primero es entender los conceptos de un Diagrama de flujo de trabajo, el enfoque y qué procesos debes incluir en el proyecto o proyectos específicos para su elaboración.

Segundo, tienes que familiarizarte con la interfaz, saber qué plantillas utilizar y dónde encontrarlas, así como los distintos símbolos que tendrás que utilizar.


Paso 1:  En tu navegador abre la página oficial de Edraw Max Online



Paso 2:  Inicia sesión con tus credenciales


Paso 2

 


Paso 3:  Ahora, selecciona la opción ‘Diagrama de flujo’ > ‘Diagrama de flujo de trabajo’.


Paso 3

 


Paso 4:  Al abrirse la nueva ventana, arrastra y suelta en ella los símbolos que necesites desde la parte izquierda del lienzo de dibujo




Paso 5:  Haz doble clic en las formas para agregar las funciones que representan en tu proyecto



Paso 6:  Cambia el tamaño de estas formas según tus necesidades arrastrando los tiradores de color verde



Paso 7:  Utiliza las flechas flotantes a los lados de cada forma para conectar cada paso.



Paso 8:  Puedes cambiar el estilo de las flechas haciendo clic derecho sobre ellas y seleccionando la opción ‘Convertir a conector en ángulo recto (curvo o recto)’.



Paso 9:  Guarda tu trabajo directamente en Google Cloud para que puedas imprimirlo


 

Consejos para hacer un buen diagrama de flujo de trabajo

  • Intenta utilizar los elementos de diseño estándar, como las formas y los símbolos. Sin embargo, puedes utilizar elementos no convencionales cuando sea necesario.
  • Intenta mantener todos los elementos en una sola página para evitar confusiones al interpretarlo.
  • Los datos siempre deben fluir izquierda a derecha.
  • Cuando tengas una toma de decisiones en tu diagrama, intenta utilizar símbolos accesibles. Aunque en estos casos las reglas convencionales dicen que hay que utilizar el diamante, muchos no conocen el significado de este símbolo.
  • No olvides colocar líneas de retorno cuando y donde corresponda.

 

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