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Cómo hacer un diagrama de flujo eficaz

> Cómo hacer un diagrama de flujo eficaz

¿Tienes dudas acerca de cómo hacer un diagrama de flujo? A continuación, te ofrecemos algunos puntos y consejos que puedes utilizar para simplificar el proceso de creación de un diagrama de flujo de alta calidad.

Utiliza un creador de diagramas de flujo para crear un diagrama de flujo de alta calidad. Este tutorial muestra todo lo que debes tener en cuenta sobre la elaboración de diagramas de flujo. ¡Comencemos!

Parte 1: Directrices para hacer un diagrama de flujo

Honestamente, no existe un atajo para hacer diagramas de flujo, pero hay varias pautas que te ayudarán a aprender cómo hacerlo.

  1. Acuerda un conjunto estándar de símbolos de diagrama de flujo para utilizar como alternativa, puede haber una norma de la empresa. Es importante acordar una norma, ya que hay varios usos comunes que entran en conflicto.
  2. Dibuja un cuadro de inicio en la parte superior del área de trabajo.
  3. Agrega el primer cuadro debajo del cuadro de inicio, identificando la primera acción ¿Qué es lo primero que sucede?. Agrega el cuadro apropiado alrededor.
  4. Agrega los cuadros posteriores debajo del cuadro anterior, identificando cada acción preguntándote "¿Qué sucede después?". Dibuja una flecha desde el cuadro anterior hasta el actual.
  5. Describe el proceso que se sigue.
  6. Comienza con un evento "disparador".
  7. Anota cada acción de forma clara y concisa.
  8. Sigue el flujo principal (pon detalles adicionales en otros gráficos).
  9. Haz referencias cruzadas para apoyar la información
  10. Reúne al equipo que va a trabajar en la descripción del proceso. Entre ellos deben figurar personas que estén íntimamente involucradas en todas las partes del proceso, para garantizar que el mismo se describa tal y como ocurre en realidad, en lugar de una visión idealizada.
  11. Sigue el proceso hasta llegar a una conclusión útil (finaliza en un punto "objetivo").
  12. Si el diagrama final se va a utilizar como parte de un sistema formal, asegúrate de que esté identificado de forma única.

Parte 2: Cómo dibujar un diagrama de flujo útil

Considera algunas cosas antes de dibujar un diagrama de flujo útil. Antes de comenzar, consulta la guía de diagrama de flujo simple.

  1. Define los límites del proceso con los puntos de inicio y final.
  2. Completa el panorama general antes de completar los detalles.
  3. Define claramente cada paso del proceso. Se preciso y honesto.
  4. Identifica los retrasos en el tiempo y los pasos que no agregan valor.
  5. Comparte el diagrama de flujo con las personas involucradas en el proceso para obtener sus comentarios.

Los diagramas de flujo no funcionan si no son precisos o si el equipo está demasiado lejos del proceso en sí. Los miembros del equipo deben ser participantes reales en el proceso y sentirse libres de describir lo que realmente sucede. Un diagrama de flujo completo debe proporcionar una visión clara de cómo funciona un proceso. Con un diagrama de flujo completo, puedes:

  1. Identificar retrasos en el tiempo y los pasos que no agregan valor.
  2. Identificar la responsabilidad de cada paso.
  3. Hacer una lluvia de ideas sobre los problemas en el proceso.
  4. Determinar las entradas mayores y menores en el proceso con un diagrama de causa y efecto.
  5. Elegir los puntos problemáticos.

Parte 3: Software para dibujar un diagrama de flujo de aspecto profesional

Con el software de diagrama de flujo, es fácil diseñar un diagrama de flujo de aspecto profesional. No es necesario que te preocupes de tu habilidad para dibujar. En realidad, todo lo que tienes que hacer es comprender el diagrama de flujo del proceso. El software de diagrama de flujo de Edraw puede ayudarte a crear rápidamente nuevos diagramas de flujo, flujo de trabajoDiagrama NSDiagrama BPMNDiagramas de flujo multifuncionales, diagramas de flujo de datos y diagramas de flujo destacados. Mira cómo usar Edraw para crear un diagrama de flujo básico.

Parte 4: Cómo crear un diagrama de flujo

La mayoría de nosotros no sabemos cómo manejar los diagramas de flujo cuando somos novatos. Sin embargo, la práctica hace al maestro. Un buen diagrama de flujo ayuda a comprender el flujo sistemático de información en un sistema. Si un diagrama de flujo no se crea correctamente, puede confundir al diseñador del sistema. Por lo tanto, es muy importante que crees diagramas de flujo con cuidado. Como sugerencia, usa un diagrama de flujo para hacer que el proceso de un sistema y su flujo sean fáciles de entender.

Aunque hay muchos símbolos que se pueden usar en diagramas de flujo para representar diferentes tipos de pasos, se pueden crear diagramas de flujo precisos usando muy pocos de ellos (por ejemplo, proceso, decisión, inicio, retraso, nube).

El elemento básico de un diagrama de flujo es la acción simple, que puede ser cualquier cosa, desde golpear un yunque hasta realizar un pago en efectivo , y se representa mediante una caja que contiene una descripción de la acción. El mapa de "qué sigue a qué" se muestra con flechas entre los cuadros de acción, como se muestra en la ilustración. Esto también muestra los cuadros para los puntos de inicio y final del diagrama de flujo en los que normalmente hay uno para cada uno.

Elementos básicos del diagrama de flujo

Figura. 1. Elementos básicos del diagrama de flujo

Los procesos se vuelven más complejos cuando involucran toma de decisiones, sobre las cuales se debe tomar un conjunto alternativo de acciones. La toma de decisión en un diagrama de flujo es el rombo que contiene una pregunta simple a la que la respuesta es "sí" o "no", como se muestra en la Fig. 2. Las decisiones más complejas se componen de combinaciones de cuadros de decisiones simples.

Decisiones en diagramas de flujo

Figura. 2. Decisiones en diagramas de flujo

Los procesos a menudo se equivocan en torno a las decisiones, ya sea que se hace la pregunta incorrecta o se da la respuesta incorrecta.

Cuando las cajas no se pueden conectar directamente con líneas, las líneas separadas se coordinan con cajas de conectores que contienen nombres iguales. Esto suele ocurrir cuando las líneas se cruzan en otra página, como se muestra en la ilustración.

Diagramas de flujo continuos en las páginas

Figura. 3. Diagramas de flujo continuos en las páginas

Al usar múltiples cajas de conectores, es muy fácil que los diagramas de flujo se vuelvan muy complejos de entender. En términos de tamaño, un diagrama de flujo de una página es perfecto.

Los procesos grandes se pueden dividir en un conjunto jerárquico de diagramas de flujo más pequeños al representar un proceso de nivel inferior como una única caja de subproceso. Esto se comporta como un cuadro de acción normal en el nivel superior, pero se puede "ampliar" para exponer otro diagrama de flujo, como se muestra en la Fig. 4.

Subprocesos - Diagrama de flujo

Figura. 4. Subprocesos

Un cuadro de "acción" adicional que puede ser útil al analizar procesos es el cuadro de espera, que resalta un retraso (es decir, no acción) como en la ilustración. Este es un punto típico en el que el costo total de un proceso puede mejorarse actuando, posiblemente sobre otros procesos, para reducir el retraso.

Símbolo de diagrama de flujo de retraso

Figura. 5. Símbolo de diagrama de flujo de retraso

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