Plan de contingencia: Qué es y cómo elaborarlo
La planificación de contingencias va más allá de las crisis y catástrofes importantes. Se trata de prepararse para problemas habituales y contratiempos de última hora, como la pérdida de datos, la escasez de personal o la pérdida de un proveedor importante. Por eso es importante que un plan de contingencia forme parte de tu rutina de trabajo.
Si te interesa saber qué es un plan de contingencia y cómo elaborarlo, sigue leyendo este artículo.
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Seguridad verificada | Pasar de Windows a Mac >> Seguridad verificada | Pasar de Mac a Linux >> Seguridad verificada | Pasar de Linux a Windows >>¿Que significa Plan de Contingencia?
Un plan de contingencia es un dispositivo de respuesta a un acontecimiento negativo que puede perjudicar la reputación y el sustento financiero de una empresa. Los planes de contingencia en un entorno empresarial no siempre son negativos. También pueden utilizarse para casos positivos como la obtención de un increíble retorno de la inversión por parte de la organización.
Por lo tanto, un plan de contingencia es una estrategia proactiva para hacer frente a una situación inesperada. Se establece para tener en cuenta los acontecimientos destructivos, de modo que ya estarás preparado para ellos cuando lleguen.
Dado que el mercado es inestable, las empresas necesitan un plan de contingencia para hacer frente a cualquier situación inesperada con seguridad. El objetivo de un plan de contingencia empresarial es evitar la imprevisibilidad y estar preparado para todo.
Fuente de la imagen: theinsgroup.com
¿Qué debe incluir un plan de contingencia?
Cuando se gestiona un proyecto, hay muchos focos de riesgo que deben tenerse en cuenta con un plan de contingencia. Por ejemplo, la empresa sufre una pérdida por daños previstos en los equipos debido a una catástrofe natural.
Para hacer frente a estos imprevistos, es necesario desarrollar un plan de contingencia con base en determinados elementos. Aunque cada empresa tiene su propio plan de contingencia basado en su cultura, hay algunos componentes comunes que todo plan de contingencia debe incluir:
• Información
El significado de un plan de contingencia sólo es efectivo si permite identificar con éxito cuándo existe una contingencia. Puede ser tanto cuantitativo como cualitativo. Ya que algunas empresas utilizan métricas como información, mientras que otras se basan en una sensación más intuitiva sobre el negocio en función de las condiciones del mercado.
• Condiciones de entorno
En el entorno empresarial surgen a diario muchas situaciones inesperadas. Sin embargo, no todas las situaciones inesperadas requieren el plan de contingencia. Por ejemplo, una vacante inesperada de un empleado es un problema empresarial. Sin embargo, puede abordarse siempre que surja sin necesidad de tener un plan de contingencia para ello.
Por lo tanto, hay que establecer límites a las condiciones y crear planes de contingencia para circunstancias más apremiantes y valiosas.
• Palancas
Las palancas son los recursos que una empresa puede utilizar para corregir su trayectoria. Todo plan de contingencia debe mencionar claramente las palancas para tener el conocimiento a donde va dirigida la ayuda. Estas palancas incluyen la reducción de los gastos administrativos, la modificación de los procesos de aprobación, el aumento de las visitas comerciales, entre otras.
Las empresas deben centrarse en el impacto de los ingresos o en el impacto de los costos. Puesto que es probable que toda empresa se enfrente a una situación que repercuta en sus ingresos o que provoque que la mejor opcion sea desarrollar un plan de contingencia que contenga un tipo de palancas.
• Proceso de decisión
Un plan de contingencia empresarial debe establecer claramente el proceso de decisión necesario para permitir el uso de palancas. Esto varía de una empresa a otra, ya que cada negocio tiene su propia línea jerárquica.
• Escenarios
Cualquier plan de contingencia con los componentes mencionados anteriormente es suficiente para gestionar eficazmente cualquier contingencia. Sin embargo, la gerencia por su parte puede crear 325 escenarios de alta probabilidad para prepararse de antemano y evaluar cómo sería cada elemento en cada escenario.
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Ahora que mencionamos los componentes importantes de un plan de contingencia, te mostraremos como elaborar uno.
¿Cómo hacer un plan de contingencia?
Al igual que cualquier otro plan, un plan de contingencia requiere una investigación adecuada y una lluvia de ideas. Los siguientes pasos te mostrarán cómo desarrollar un plan de contingencia empresarial eficaz que te ayudará a prepararte para cualquier situación inesperada:
1. Identificar y priorizar los recursos
Analiza tu empresa y haz una lista de los recursos esenciales como herramientas, instalaciones, equipos, entre otros. Prioriza esta lista de recursos del más al menos importante.
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2. Enumerar los riesgos principales
Antes de prepararse para cualquier calamidad, debes saber para qué te estás preparando. Piensa en los riesgos potenciales para tu empresa. Identifica los puntos importantes en el curso de tu negocio y los recursos clave, como máquinas, empleados, inventario, entre otros.
Involucra a otros miembros del equipo para asegurarte de que no se te está olvidando algo y que toda la organización está preparada. Algunas de las situaciones inesperadas a las que puede enfrentarse una organización son las catástrofes naturales, cambios repentinos en los ingresos y las amenazas a la seguridad.
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3. Priorizar los riesgos
Prioriza los riesgos en función de su impacto. Después de enumerar los riesgos posibles a los que puede enfrentarse tu empresa, empieza a priorizarlos con base en la amenaza que representan.
Para este paso, puedes utilizar un gráfico de probabilidad de impacto de los riesgos. Esta es una herramienta práctica para evaluar y priorizar los riesgos en función de la gravedad de su impacto y su probabilidad.
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4. Crear un plan de contingencia
Después de crear la lista, es el momento de desarrollar un plan para mitigar esos riesgos y trazar las acciones que debe tomar si se encuentra con uno o más de esos riesgos.
Al crear un plan de contingencia para tu empresa, asegúrate de incluir elementos visuales y de proyectar cómo utilizar los recursos para mantener la empresa en funcionamiento. También tendrás que aclarar las responsabilidades de cada empleado y un calendario para aplicar y ejecutar el plan.
Para este paso, puedes utilizar un diagrama para presentar el plan de contingencia de forma visual.
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5. Compartir y guardar el plan
Una vez que hayas creado tu plan de contingencia, comunícalo a todas las partes que puedan verse potencialmente afectadas. Describe las funciones y responsabilidades durante el tiempo de crisis y pídeles que revisen el plan.
Si recibes algún comentario, actualiza el plan según sea necesario e informa a todas las partes interesadas de los cambios.