¿Qué es un Diagrama de Flujo de Sistema?

Un diagrama de flujo de sistemasmuestra la trayectoria que siguen los datos en un sistema y las decisiones tomadas durante los diferentes niveles. Los diferentes símbolos se encadenan para mostrar el flujo de datos, incluyendo lo que ocurre con los datos y a dónde van.

Existen 4 categorías principales de diagramas de flujo si consideramos los grupos de usuarios. Cada uno de estos diagramas de flujo sólo difiere en el control de ese ejercicio. Los tipos de diagramas de flujo son los siguientes:

Diagramas de Flujo de Documentos

Los diagramas de flujo de documentos son una forma de ilustrar el flujo de documentos de una unidad de negocio a otra. Es una herramienta esencial para que los analistas hagan un seguimiento de los distintos trámites dentro de la empresa.

Diagramas de Flujo de Datos

Estos diagramas de flujo muestran el control sobre el flujo de datos en el sistema. Sin embargo, los gráficos sólo se ocupan del flujo de datos y no de las decisiones que intervienen en él. Incluye la entrada, la salida, los procesos, el almacenamiento de datos, etc.

Diagramas de flujo de sistemas

Estos diagramas de flujo muestran el control físico o el control a nivel de recursos. Estos diagramas de flujo muestran el flujo de datos, pero a diferencia de los diagramas de flujo de datos, también muestra cómo las decisiones pueden controlar los eventos. Muestra el flujo de datos a través de componentes principales como la entrada de datos, los programas, los medios de almacenamiento y los procesos.

Diagrama de Flujo de Programas

Este diagrama de flujo muestra el control de un programa en un sistema. Un diagrama de flujo de programas es muy importante cuando se escribe un código o un programa. Muestra cómo fluyen los datos al escribir un algoritmo.

Algunas personas pueden confundir los diagramas de flujo de sistemas con los diagramas de flujo de datos, pues ambos muestran la trayectoria de los datos con símbolos similares. Sin embargo, la principal diferencia es que los diagramas de flujo de datos sólo muestran la trayectoria, no las decisiones.

Ambos gráficos utilizan símbolos similares conectados mediante líneas para mostrar el flujo de datos. Mientras que el diagrama de flujo de datos muestra el flujo de datos, el diagrama de flujo de sistemas muestra los cuadros de decisión cuando se toman decisiones. Éstas se representan con forma de diamante, y cada línea que sale del diamante muestra una decisión diferente.

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Un diagrama de flujo de sistemas se utiliza principalmente para modelar físicamente el sistema mostrando entradas, salidas y procesos. Los analistas suelen utilizarlos para ilustrar gráficamente todo el sistema.

En un diagrama de flujo de sistemas se utilizan diversos símbolos. Todos los símbolos son únicos y representan un proceso, una entrada, una salida o un medio diferente.

Un diagrama de flujo de sistemas comienza y termina con un símbolo ovalado. También se denomina "terminador" e indica el inicio y el final de los procesos mencionados.

Un rectángulo representa un proceso o una actividad.

Si se introducen datos en la computadora, se utiliza un paralelogramo. La entrada de datos puede ser de muchas formas, incluyendo el teclado, el micrófono, el ratón, el escáner y otros tipos de sensores.

Luego hay diversos tipos de salida como impresoras, dispositivos de visualización o altavoces.

Uno de los principales símbolos utilizados en los diagramas de flujo de sistemas son los cuadros de decisión representados por una forma de diamante. Representan las decisiones tomadas y todas las flechas que salen de estos cuadros de decisión muestran trayectorias alternativas para los datos.

Por último, todas estas formas están conectadas mediante flechas que muestran la dirección del flujo y cómo se mueven los datos a lo largo de todo el sistema.

Sin embargo, sólo el hecho de conocer los símbolos del diagrama de flujo no es suficiente para entender un diagrama de flujo de sistemas. Para entenderlo, debes trazar la trayectoria de un símbolo a otro. Si llegas a un símbolo de decisión que muestra dos trayectorias alternativas, debes trazar ambos para ver dónde terminan.

Los diagramas de flujo de sistemas son útiles para mostrar las rutas de los datos en los procesos de programación, pero también pueden utilizarse para muchos otros procesos. Uno de los principales usos de los diagramas de flujo de sistemas es en los procesos de administración. Procesos como la gestión de inventarios y la gestión de cadena de suministros requieren la ayuda de estos diagramas de flujo para entender el movimiento de los bienes de un punto a otro. Veamos algunos ejemplos de diagramas de flujo de sistemas:

Diagrama de Flujo del Proceso de Inventario

El diagrama de flujo de la gestión de inventarios te ayudará a comprender la trayectoria que se sigue desde las materias primas hasta agotar existencias. Pondrá de relieve todos los procesos críticos por los que pasa la mercancía, incluidos los insumos necesarios. Puedes elegir entre utilizar un diagrama de flujo más sencillo o uno con gráficos, según el tipo de público al que te dirijas.

Diagrama de Flujo de Gestión de la Cadena de Suministro

Un diagrama de gestión de la cadena de suministro es esencial para hacer un seguimiento de las mercancías, saliendo del proveedor hasta llegar al consumidor. El diagrama de flujo analiza todos los procesos implicados y muestra el papel de los proveedores de nivel 1 y nivel 2. Las ilustraciones gráficas lo hacen extremadamente fácil de entender y utilizar. Al conectar la demanda y la oferta, este diagrama puede ser muy eficaz para mostrarlo a los principiantes, incluso a las personas no involucradas directamente.

Flujo de Trabajo de Gestión de Materiales

Es esencial conocer todos los procesos de seguimiento cuando se recibe el inventario o las mercancías. Este diagrama de flujo de materiales muestra los procesos que deben realizarse para garantizar la recepción y el pago correctos de las mercancías. Este diagrama incluye imágenes que harán que cualquiera entienda todo el proceso y lo recuerde fácilmente.

Diagrama de Flujo del Sistema de Gestión de Bibliotecas

Un sistema de gestión de bibliotecas puede facilitar mucho el préstamo y la devolución de libros, tanto para el bibliotecario como para el prestatario. Este diagrama de flujo lo entenderá fácilmente cualquier persona nueva en el sistema de gestión de bibliotecas y no conozca todo el proceso. Aunque este diagrama no tiene imágenes, el flujo de datos no es difícil de entender.

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Los símbolos están disponibles en el lado izquierdo de la pantalla de dibujo y tienes la opción de personalizar esos símbolos de acuerdo con las necesidades de tu gráfico o el esquema de colores de la empresa. Con EdrawMax, crear tus propios diagramas de flujo es mucho más sencillo y accesible.

Los diagramas de flujo de sistemas pueden ser una herramienta práctica para el seguimiento de la información y de todos los controles implementados a lo largo del proceso. Puedes utilizarlo especialmente en los sistemas de gestión de inventarios o de suministros para hacer un seguimiento de las mercancías y de todos los procesos relacionados. Con los diagramas de flujo del sistema, te aseguras de que todo el mundo esté de acuerdo con los procedimientos y los pasos a seguir. EdrawMax te ayuda a crear diagramas de flujo de forma rápida y sencilla. Con la ayuda de estos diagramas de flujo, puedes impresionar a tu público y asegurarte de que el proceso se desarrolle sin problemas.