Über die Prioritätenmatrix-Vorlage
Was ist eine Prioritätenmatrix?
Eine Prioritätenmatrix hilft Ihnen, sich auf langfristige Ziele zu konzentrieren, indem sie eine Struktur zur Priorisierung der wichtigsten Aufgaben bereitstellt. Sie ist ein Entscheidungsinstrument, das Nutzenden hilft, Aufgaben auf die wirklich wichtigen zu reduzieren und sicherzustellen, dass diese nicht von unerwarteten, dringenden To-dos verdrängt werden.
Diese Struktur ermöglicht es Projektmanagern, einen klaren Entscheidungsprozess aufzubauen und zu erkennen, welche Aufgaben oder Themen Priorität haben. Da die Planung von Unternehmensprojekten sehr komplex sein kann, benötigen Sie ein System, das Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dauer ordnet und kategorisiert. Die Vorlage eignet sich für ganz unterschiedliche Einsatzbereiche, etwa für Geschäftsprozesse, operative Projekte und andere komplexe Managementvorhaben. Dank der heutigen Möglichkeiten zur Diagrammerstellung lässt sich die Prioritätenmatrix-Vorlage jederzeit individuell anpassen – ihr Hauptzweck besteht jedoch darin, Aufwand, Dringlichkeit und Wirkung von Aufgaben zu bewerten.
Die Vorlage ist äußerst praktisch, weil sie sehr übersichtlich ist und als Management-Tool für alle dient, denen eine einfache To-do-Liste nicht ausreicht. Auch wenn es sich um eine Prioritätenmatrix handelt, hängt die Wichtigkeit einer Aufgabe stark von mehreren Faktoren ab. Steht eine Aufgabe an, die unmittelbar die Kundenzufriedenheit betrifft, ist sie in der Regel sehr dringend und bekommt hohe Priorität. Geht es dagegen um eine Aufgabe, die erst in Zukunft zu zufriedeneren Kunden führt, kann sie weiterhin eine hohe Priorität haben, aber mit geringerer Dringlichkeit.
Warum sollten Sie eine Prioritätenmatrix verwenden?
Wenn Sie mit einem großen Projektvolumen konfrontiert sind, lohnt es sich, auf eine Struktur zurückzugreifen, die hilft, die dringendsten und wichtigsten Projekte in den Fokus zu rücken. Hier sind einige Vorteile, die Einzelpersonen oder Organisationen aus der Nutzung einer Prioritätenmatrix-Vorlage ziehen können:
- Sie fördert Teamarbeit und Projekteffizienz, da Teams besser darüber kommunizieren können, was Priorität hat.
- Die Prioritätenmatrix-Vorlage verschafft einen klaren Überblick über komplexe Sachverhalte – insbesondere, wenn mehrere Faktoren eine Entscheidung beeinflussen.
- Die Matrix erleichtert die Diskussion über wesentliche Faktoren und hält alle Stakeholder im Projekt auf Kurs.
- Sie hilft, kritische und dringende Aufgaben sowie Fokusbereiche zu identifizieren.
Wie erstellen Sie Ihre eigene Prioritätenmatrix?
In nur fünf Schritten können Sie eine überzeugende Prioritätenmatrix erstellen. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Identifizieren Sie zunächst die Segmente, mit denen Sie Ihre Arbeit strukturieren möchten, um jede Aufgabe wirksam zu kategorisieren und zu priorisieren. Abhängig vom Unternehmen bzw. vom Ersteller der Matrix kann diese Struktur grober oder feiner ausfallen.
2. Die reine Benennung von Kategorien reicht vor allem bei komplexen Projekten nicht aus – hier braucht es eine detaillierte Zusammenfassung und klare Spezifikationen. Es ist wichtig, möglichst beschreibend vorzugehen und Arbeitstypen in mehrere Unterkategorien zu unterteilen. In einer Marketing- und Eventabteilung kann zum Beispiel „Regulatorische Anforderungen“ ein zentrales Thema sein. Anstatt nur einen Sammelbereich zu bilden, können Sie diesen nach Genehmigungsarten und deren Dringlichkeit weiter aufgliedern.
3. Nun ordnen Sie alle Arbeitskategorien den einzelnen Feldern der Matrix zu. Denken Sie dabei daran, dass Sie jede Arbeit in Bezug auf ihre Dringlichkeit einordnen. Sie können höher eingestufte Kategorien mit niedriger priorisierten vergleichen, um zu prüfen, ob die Zuordnung zur gewünschten Priorität passt.
Außerdem sollten Sie daran denken, dass die Zuordnung der Kategorien Feedback von mehreren Stakeholdern erfordert, damit eine einheitliche Zustimmung entsteht. Einige Beteiligte sind möglicherweise nicht einverstanden, wie bestimmte Arbeiten eingeordnet wurden – auch das sollten Sie bei der Erstellung der Matrix berücksichtigen.
4. Bevor Sie die Prioritätenmatrix offiziell vorstellen, sollten Sie sie testen. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie dabei vorgehen, können Sie aktuelle Vorlagen oder abgeschlossene Projekte heranziehen und prüfen, ob die relativen Prioritäten sinnvoll erscheinen. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
5. Finalisieren Sie die Matrix und stimmen Sie sie mit der Leitung ab. Es kann etwas dauern, bis Führungsebene und Prioritätenmatrix vollständig aufeinander ausgerichtet sind. Zeigen Sie anhand konkreter Beispiele, wie die Matrix in der Praxis funktioniert. Auch wenn der Prozess komplex wirken mag, sollten Sie die Einfachheit der Arbeitsweise und die Verbesserung der Performance im Unternehmen in den Mittelpunkt stellen.
Prioritätenmatrix-Beispiele
Die folgenden Beispiele gehören zu den am häufigsten eingesetzten Formen einer Prioritätenmatrix-Vorlage. Selbstverständlich können Sie als Organisation zusätzliche Felder ergänzen, wenn Sie mehr Kategorien abbilden müssen. Hier einige Beispiele:
2x2-Prioritätenmatrix
Diese Vorlage gehört zu den Prioritätenmatrizen, mit denen Produktmanager Prioritäten klar herausarbeiten können. Sie ist ideal für Verantwortliche, die Initiativen und Projekte steuern und Orientierung brauchen, auf welche Aspekte sich ihr Team zuerst konzentrieren sollte. Die 2x2-Matrix besteht typischerweise aus vier Feldern, die unterschiedliche Kombinationen aus Wert und Aufwand abbilden. Die vier Segmente können zum Beispiel wie folgt benannt werden:
- „Als Nächstes erledigen“ – Aufgaben, die wichtig sind, aber mehr Aufwand verursachen.
- „Jetzt erledigen“ – Aufgaben oder Features, die wichtig und leicht umzusetzen sind.
- „Nicht erledigen“ – Aufgaben, in die sich aktuell keine Investition lohnt.
- „Erledigen, wenn Zeit ist“ – Aspekte mit geringem Wert, die später erneut aufgegriffen werden können.
Diese Bezeichnungen sind lediglich Vorschläge – Sie können sie jederzeit an die Terminologie und Präferenzen Ihres Teams anpassen.
Die 2x2-Matrix ist eine schnelle, einfache und effiziente Methode, damit Teams Produktfeatures anhand ihres vermuteten Kundennutzens im Verhältnis zum Umsetzungsaufwand priorisieren können. Außerdem unterstützt die Matrix Organisationen dabei, realistische Grenzen für ihre Vorhaben zu ziehen und Einigkeit sowie Klarheit über die wichtigsten Erfolgsfaktoren zu schaffen.
