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Was ist eine Standardarbeitsanweisung (SOP)

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Posted by Daniel | 08/02/2022

Standardarbeitsanweisung (SOP)

Umfassender Leitfaden für Standardarbeitsanweisungen (SOP)

Teil 1: Was ist eine Standardarbeitsanweisung (SOP)?

Was ist SOP? Nun, eine Standardarbeitsanweisung "bezieht sich auf eine Reihe von Anweisungen, die erforderlich sind, um Aufgaben gemäß den Standards Ihres Unternehmens, den Gesetzen der Region oder den Branchenvorschriften auszuführen."

Vereinfacht ausgedrückt ist eine SOP ein Verfahren, das die für die Erledigung von Aufgaben erforderlichen Aktivitäten beschreibt, jedoch nur für Ihren Betrieb oder Ihre Organisation. Es enthält detaillierte Schritte und Informationen wie wer, wann und wo. Dieses Dokument wird häufig in der verarbeitenden Industrie verwendet und enthält Schritt-für-Schritt-Anweisungen für einen reibungslosen Produktherstellungsprozess.

In der Regel gibt es 3 Formate von Standardarbeitsanweisungen, nämlich:

a) Schritt-für-Schritt-Format: Ideal für einfache, nicht komplexe Vorgänge, z.B. die Installation von Fenstern, die Gestaltung einer Infografik, etc.

b) Hierarchisches Schrittformat: Dies ist ein fortgeschrittenes Schritt-für-Schritt-Format, das Schritte und mehrere Unterschritte für detaillierte Erklärungen oder Prozesse enthält.

c) Flussdiagramm-Format: Dieses Format ist ideal für Aufgaben mit mehreren Ergebnissen, bei denen mehrere Wege erforderlich sind, um ein Ergebnis zu erreichen.

Teil 2: Zweck und Nutzen von SOP

Ein SOP ist ein einzigartiges Tool für das Projektmanagement, das in verschiedenen Bereichen und für andere Zwecke eingesetzt wird. Hier sind einige der Ziele und Vorteile des Programms:

• Zur Maximierung der Produktionsanforderungen

• Es kann als Schulungshandbuch verwendet werden

• Um das Auftreten von Produktionsfehlern zu verhindern

• Zur Gewährleistung der Sicherheit

• Sicherstellen, dass die Compliance-Standards eingehalten werden

• Um sicherzustellen, dass die Praxis keine negativen Auswirkungen auf die Umwelt hat

Teil 3: SOP-Symbole und -Elemente

Die folgende Abbildung zeigt, wofür jedes Symbol steht und wie Sie es verwenden:

a) Start-Symbol: Auch als Terminator bekannt, ist es ein Symbol, mit dem jedes Flussdiagramm beginnt.

b) Eingabe-Symbol: Dieses Symbol steht für Daten, die von oder für die Prozedur benötigt werden, d.h. Komponenten oder Materialien.

c) Prozess-Symbol: Dieses Symbol steht für Aufgaben oder Aktivitäten, die von bestimmten Akteuren ausgeführt werden müssen.

d) Entscheidungssymbol: Dieses Symbol dient als Kontrollpunkt des gesamten Prozesses, in dem es die Bedingung der Prozedur überprüft und dann festlegt, was als nächstes zu tun ist.

e) Ausgabe-Symbol: Bezeichnet die Ergebnisse der Prozedur

f) Endesymbol: Dies zeigt das Ende des gesamten Entwurfs oder Prozesses an.

Teil 4: Was Sie vor der Erstellung einer SOP tun sollten

Bevor Sie mit dem Entwurf Ihres SOP-Flussdiagramms beginnen, müssen Sie drei wichtige Dinge tun oder wissen, nämlich:

• Wofür jedes Symbol steht

• Was das Dokument oder Flussdiagramm enthalten sollte (Details oder Informationen)

• Wenn Sie diese Details bereits haben, organisieren Sie sie. Wenn Sie sie jedoch noch nicht haben, recherchieren Sie, um diese Details zu sammeln.

Teil 5: Wie man SOPs in EdrawMax erstellt

Wichtiger Hinweis: Es gibt kein Standardverfahren, das Ihnen hilft, eine gut definierte SOP für Ihr Unternehmen zu verfassen, da es drei verschiedene Formate von SOP gibt. Es gibt jedoch mehrere Schritte, die Sie für jeden Entwurf befolgen müssen und in unserem Fall werden wir den Aufwand für eine SOP im Flussdiagrammformat hervorheben.

Also, fangen wir an.

Schritt 1: Wählen Sie das grundlegende Flussdiagramm

Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf "Neu", navigieren Sie zu "Flussdiagramm" und dann zu "Grundlegendes Flussdiagramm".

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Schritt 2: Ändern oder erstellen Sie Ihr Flussdiagramm

Es werden mehrere Vorlagen angezeigt. Sie können diejenige auswählen, die Ihnen gefällt oder Ihre eigene Vorlage erstellen, indem Sie auf [+] klicken.

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Schritt 3: Exportieren

Nachdem Sie Ihr Flussdiagramm erstellt oder geändert haben, können Sie es sowohl speichern als auch exportieren. Um es zu behalten, klicken Sie auf "Datei" in der rechten oberen Ecke Ihres Bildschirms, scrollen Sie im angezeigten Navigationsbereich nach unten und klicken Sie auf "Speichern unter".

Um es zu exportieren, gehen Sie genauso vor, aber dieses Mal klicken Sie nicht auf "Speichern unter", sondern auf "Exportieren". Eine gute Sache ist, dass Sie die Datei in verschiedenen Formaten exportieren können, einschließlich: Bearbeitbare MS Office-Datei, PDF, Grafiken, SVG und Visio vsdx-Datei.

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Schritt 4: Teilen Sie Ihr Diagramm

Wenn Sie im Team arbeiten, müssen Sie Ihr Diagramm eventuell teilen. Deshalb hat EdrawMax eine Funktion zum Teilen in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms eingebaut. Klicken Sie darauf, um Ihre Arbeit mit Ihrem Team oder Ihrer Abteilung zu teilen.

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  • Lernen Sie, wie man eine Standardarbeitsanweisung erstellt
  • Teil 6: Tipps zur Erstellung einer SOP

    Ein professionelles Flussdiagramm sollte umfassend und für alle an einem bestimmten Projekt beteiligten Akteure leicht verständlich sein. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir die wichtigsten Tipps zur Erstellung des richtigen SOP-Diagramms zusammengestellt. Diese Tipps umfassen:

    • Erstellen Sie ein SOP-Flussdiagramm, das für die vorgesehene/geplante Umgebung geeignet ist, indem Sie Verfahren, Stil und Sprache verwenden, die für diese Umgebung am besten geeignet sind.

    • Stellen Sie sicher, dass die Aktivitäten so ablaufen, wie sie geplant sind, indem Sie sie in klarer und prägnanter Sprache verfassen.

    • Stellen Sie sicher, dass Ihre SOP-Daten ausreichende Informationen liefern, um unpraktische Verfahren zu vermeiden und eine konsistente Leistung zu gewährleisten.

    • Sie können mehr als eine SOP erstellen, wenn Sie komplexe Systeme/Prozesse mit zahlreichen Wegen und Ergebnissen haben.

    • Bevor Sie Ihre SOP zur Einführung freigeben, sollten die Entwürfe mehrmals getestet werden.

    Teil 7: SOP-Beispiel-Diagramm

    Das folgende Ablaufdiagramm für die Krankenpflege ist ein hervorragendes Beispiel für ein Standardablaufdiagramm. Das Diagramm zeigt visuell eine Pflegemaßnahme zur Versorgung der Nabelschnur, die von einer Pflegekraft durchgeführt werden muss. Sie besteht aus drei Hauptbestandteilen: Dem Pfleger, den benötigten Dingen und der Umgebung. Innerhalb jeder Region zeigt es die zu unternehmenden Schritte in chronologischer Reihenfolge.

    Krankenpflege-Prozedurendiagramm

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