Vor- und Nachteile von Balkendiagrammen für das Projektmanagement
Was ist ein Balkendiagramm?
Ein Balkendiagramm ist ein Projektmanagement-Tool, das Informationen und Abhängigkeiten von Projektaufgaben visualisiert. Jeder Balken auf der Zeitachse stellt eine Aufgabe dar und zeigt das Start- und Enddatum sowie den Fortschritt intuitiv an. Ein Balkendiagramm kombiniert die Aufgabentabelle links und die Zeitleiste rechts und zeigt detaillierte Informationen zu jeder Aufgabe und zum Gesamtprojekt, was Projektmanagern bei der Projektplanung hilft.
Vorteile des Balkendiagramm
Die Vorteile von Balkendiagramm liegen in der Optimierung des Verständnisses und der Kommunikation zwischen Projektmanager und den Teammitgliedern.
1. Projektinformationen präzise visualisieren
Im Gegensatz zu Projektplan-Dokumenten, die von Word erstellt wurden, enthält ein Balkendiagramm wichtige Informationen zu einem Projekt und den damit verbundenen Aufgaben. Im Vergleich zu langwierigen Erklärungen visualisieren die Zellen und Balken den Fortschritt jeder Aufgabe auf einen Blick, sodass alle Teilnehmer das Start- und Enddatum, die Dauer, die Priorität und die Ressourcenzuweisung einer Aufgabe auf einen Blick erkennen können.
Wann immer Sie ein Balkendiagramm präsentieren, können Sie alle Aufgaben anzeigen und den Projektstatus überprüfen. So können Sie die vorgegebenen Zeiten einhalten. Durch die Visualisierung können Sie die Machbarkeit Ihres Zeitplans erkennen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Falls etwas Unerwartetes passiert, können Sie rechtzeitig geeignete Maßnahmen ergreifen.
2. Optimierung der Rechenschaftspflicht und Kommunikationseffizienz
Wie oben erwähnt, zeigt ein Balkendiagramm eine übersichtliche Visualisierung eines Projekts und der damit verbundenen Aufgaben auf. Diese Sichtbarkeit spart dem Projektleiter nicht nur viel Zeit, um seinen Teammitgliedern ein Projekt zu erklären, sondern fordert das Team auch auf, den Fortschritt zu verfolgen und sich zum richtigen Zeitpunkt auf die folgenden Aufgaben vorzubereiten.
Darüber hinaus erleichtert die Planung eines Projekts mit Balkendiagrammen den Stakeholdern das Verständnis für den Zeitplan und die Projektaufschlüsselung. Wenn sich jeder über seine Rolle und seine Partner im Projekt im Klaren ist, können Missverständnisse und Budgetüberschreitungen ausgeschlossen werden. Dadurch kann das Team die Projektaktivitäten besser koordinieren und so die Effizienz verbessern.
3. Macht die Projektplanung praktisch und realistisch
Für die meisten Menschen ist die Projektplanung häufig vage. Wenn Sie jedoch Ihren Projektplan in ein Balkendiagramm zu transferieren, wo für das Start- und Enddatum im Kalender, Dauer, Verzögerungsmöglichkeit, Kosten- und Ressourcenzuweisung erforderlich sind, müssen Informationen quantifiziert werden, um die Dinge präziser darzustellen. Sie müssen weitere Details berücksichtigen, um die Prioritäten zu beeinflussen.
Um die Praktikabilität eines Projekts sicherzustellen, hilft eine realistische Planung. Sie hilft Verzögerungen und Geldverluste zu vermeiden. Der Prozess, einen Projektplans in ein Balkendiagramm einzufügen, zwingt Sie dazu, sorgfältig über Ihre Ideen nachzudenken und einen ausgereiften Plan zu erstellen.
Nachteile eines Balkendiagramms
1. Zeitaufwand für die Verwaltung und Aktualisierung
Ein Balkendiagramm besteht aus einer Aufgabenreihung links und einer Zeitleiste rechts. Ist das Projekt komplex und umfasst viele Aufgaben in einer Projektstrukturplanstruktur, lassen sich nicht alle Aufgaben in einer einzelnen Ansicht eines Balkendiagramms darstellen. Sie müssen daher nach unten scrollen, um weitere Aufgaben anzuzeigen. Außerdem geben die Taskleisten auf der Zeitachse nur die Zeit und nicht die tatsächliche Arbeitszeit und Arbeitsbelastung an. Edraw Projects unterstützt die automatische Aktualisierung des Fortschritts, indem die Option „Auto Progress“ aktiviert wird. Ansonsten müssen Sie den Fertigstellungsgrad manuell mit der Maus aufzeichnen. Wenn Sie schon einmal ein Balkendiagramm zum Verwalten eines Projekts verwendet haben, fällt leicht, die Aufgaben von einem Abschnitt auf einen anderen auszurichten.
2. Fehlen kollaborativer Funktionen
Für Projektmanager leistet das Balkendiagramm gute Arbeit bei der Planung der Basisinformationen und berechnet die Echtzeitkosten. Für Teammitglieder, deren Aufgabe es ist, die Aufgaben auszuführen, ist jedoch eher die Zusammenarbeit als die Planung von großer Bedeutung. Wenn sie den Arbeitsaufwand verwalten, Dokumente freigeben und über die Arbeit kommunizieren müssen, hat ein Balkendiagramm Einschränkungen hinsichtlich Sichtbarkeit, Koordination und Klarheit.
So erstellen Sie ein Balkendiagramm
Professionelle Balkendiagramm-Software wie Edraw Project hilft Projektmanagern bei der Planung und Verwaltung eines Projekts, indem sie ganz einfach ein Balkendiagramm erstellen. Um ein Balkendiagramm einzurichten, muss der Projektmanager sämtliche Aufgaben auflisten und in geeignete Unteraufgaben für die Aufteilung unterteilen. Dann lassen sich die verfügbaren Ressourcen für jede Aufgabe festlegen. Grundlegende Projektinformationen wie Start- und Enddatum, Aufgabenpriorität und Basiskosten sind erforderlich, um einzelne Aufgaben zu gestalten. Sehen Sie sich weitere Beispiele für Balkendiagramm an und gleichen Sie die Vor- und Nachteile von Balkendiagramm aus, um zu sehen, wie sie dem Projektmanagement helfen.
