Pefektes Protokoll schreiben mithilfe einer Mindmap - EdrawMind
Protokoll ist sehr wichtig: zum erst, dank des Protokolls können die Abwesende der Sitzung und die Externe Kooperationen vom Verlauf der Besprechung erfahren, objektiv und präzis. Außerdem wird es benutzt, als Hilfsmittel bei Lernprozesse, Retrospesktive oder wertvolle Material für Anfänger zu bezeichnet. Drittens gehört das Protokoll zum Basis, um Entscheidungen für die Zukunft zu optimieren.
Die Definition und Nutzung des Protokolls lernen mit Mindmap
Beim Protokollieren der Sitzungen geht es nicht darum, jede Minute der Besprechung genau aufzuschreiben, sondern darum, die wichtigsten Punkte zusammenzufassen. Hierbei sind insbesondere Abstimmungen und Entscheidungen sowie die Festlegung nächster Schritte von Bedeutung. Das Protokoll wird oft unterschätzt, aber es ist eigentlich eines der wichtigsten Instrumente, um Besprechungen wirklich effektiv zu machen.
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Protokoll wird genutzt zu:
Kommunikation - die Manager zuweisen die Aufgaben, während die Verantwortliche rechtzeitig über die Verläufe und die Probleme berichten. Solange alle Abteilungen mit einander perfekt koordinieren, kann das Projekt geordnet und effektiv verlaufen, dann bringen dem Unternehmen größten Profiten.
Nachverfolgen - die Inhalte eines Protokolls enthalten im Allgemein die Verläufe, die Zuweisung der Aufgaben, die Probleme und die Diskussionsbeiträge oder die geplante Maßnahmen usw. Alles sollte für solwohl die Manager als auch die Mitarbeiter sehr schnell zu erreichen und einfach nachzuprüfen sein.
Zusammenfassen - nach dem Abschluss des Projekts ist eine Zusammenfassung sehr nötig, z.B. eine Lehre davon zu lernen oder die Innovation und Kreativität der Mitarbeiter zu belohnen. Das Protokell wird später ein Referenz für ähnliches Projekt.
Ergebnis- & Verlaufsprotokoll schreiben mit einer Mindmap
Wie umfangreich das Protokoll werden soll, hängt von der jeweiligen Verwendung ab. Wenn es ausreicht, dass nur die Entscheidungen und die Ergebnisse festgehalten werden, handelt es sich um ein Ergebnisprotokoll. Im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll werden beim Verlaufsprotokoll nicht nur die geplant Maßnahmen und die Beschlüsse festgehalten, sondern auch der Inhalt der Reden, die Diskussionsbeiträge und die gestellte Fragen.
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Allgemeine Hinweise zu Verlaufs- und Ergebnisprotokoll:
- Die Darstellung erfolgt in einem sachlich-distanzierten Stil.
- Ob am PC oder per Hand - zuerst werden auf dem Protokollkopf Angaben zum Meeting selbst gemacht wie Datum, Ort, Uhrzeit, Name des Moderators und des Protokollierers. Darauf folgen das Thema der Besprechung und die Namen der anwesenden Teilnehmer.
- Als Zeitform wird das Präsens (Verlaufsprotokoll) gewählt, bei einem Ergebnisprotokoll hat man die Wahl zwischen Präsens oder Präteritum.
- Außerdem sollte zu jedem Tagesordnungspunkt ein Ergebnis mit einem Verantwortlichen und einem Erledigungszeitpunkt notiert werden.
- Ob am PC oder mit Paper/Pencil: Am einfachsten gelingt ein gutes Protokoll, wenn Sie hierfür eine Vorlage verwenden.
Die Vorteile einer Mindmap beim Protokollieren - EdrawMind Software
Nicht das detaillierteste und am schönsten formatierte Protokoll ist das beste, sondern das, was mit wenig Aufwand erstellt und trotzdem alle der wichtigen Punkte enthält. Geben Sie der kostenlosen Mindmap Software von Edraw EdrawMind einen Versuch, und Sie werden feststellen, dass sie bei der Verfassung des Protokolls außergewöhnlich ist. Folgend listen die Vorteile der Mindmap Software bei der Verfassung eines Protokolls.
Die Vorteile der Mindmap Software beim Protokollieren:
- Im Vergleich zum Papier Blatt, ist es flexibel in Mindmap, Texte zu ändern, zu bearbeiten und hinzuzufügen usw. Die Software geeignet sich sehr gut für die Anpassung, und macht kein Chaos. Das verleichtert die Arbeit, das Protokoll nach der Bespreschung erneut zu zuordnen.
- In Mindmap können Sie die in Meetings betreffenden ersätzlichen Materialien, wie die Hyperlinks, Anhänge, Notizen, Kommentare usw. hinzufügen. Dadurch wird die Inhalte des Protokolls vollständiger und reicher, und die später Nachuntersuchung leicht zu erreichen sein.
- Die Anwendung von Mindmap Themen in der Software schließlich der Anpassung der Schriftart, Farbe, Markierung, Verbinder usw. Dies hilft einerseits dem Protokollierer, das Logik aller Inhalte zu erklären, andereseits den Abwesenden, das ganze Prozess der Besprechung zu verstehen.
- Außerdem wird das Speichern und die Weitergabe des Protokolls durch die Mindmap Software schneller und bequemer. Die Dokumente werden mit einem Klick auf Cloud hochgeladen, und sie sind in verschiendenen Formaten und End-Geräten erreichbar. Deshalb können Sie irgend wo und irgend wann Ihr Protokoll öffnen und mit anderen diskutieren.
Weitere Kostenlose Mindmap Vorlagen der Software
In EdrawMind stehen Ihnen vielseitige kostenlose Mindmap Vorlagen zur Verfügung! Die Mindmap Vorlagen sind bearbeitbar, und Sie können außerdem die Vorlagen als Word, PDF, Grafik, SVG und viele andere Formaten exportieren oder in Social Media freigeben.