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Fluxograma Multifuncional – A forma mais fácil de desenhar mapas de processos multifuncionais.

> Flowchart > Fluxograma Multifuncional – A forma mais fácil de desenhar mapas de processos multifuncionais.
Posted by Ana Sophia | 07/31/2020
Este guia abrangente oferece tudo o que você necessita saber acerca de fluxogramas multifuncionais, incluindo definições, vários tipos, exemplos, dicas e como usar o nosso criador de fluxogramas para começar criando um.

Definição de Fluxograma Multifuncional

Fluxograma Multifuncional para Gerenciamento de Documentos

Quando um fluxograma descreve um processo no qual uma série de pessoas, departamentos ou áreas funcionais diferentes estão envolvidos, às vezes é difícil acompanhar quem é responsável por cada passo. Uma técnica adicional útil para rastrear isso, e para analisar o número de vezes em que um processo é 'passado' para uma pessoa diferente, é dividir o fluxograma em colunas. Encabece cada coluna com o nome da pessoa ou função envolvida no processo. E sempre que eles realizarem uma ação, mostre isso nas suas colunas. Isso é ilustrado no fluxograma abaixo, cobrindo um simples processo de compra. Ele mostra como o controle do processo passa da pessoa iniciando o processo para o Departamento de Compras, e depois para o Fornecedor.

Use fluxogramas multifuncionais para mostrar as relações entre os processos de um negócio e as unidades funcionais (como os departamentos) responsáveis por esse processo.

As faixas representam as unidades funcionais. As formas representando os passos no processo são posicionadas nas faixas que correspondem às unidades funcionais responsáveis por aqueles passos.

O modelo de Fluxograma Multifuncional está disponível em dois lugares. No menu Arquivo, vá a Novo, depois a Processo Comercial, e depois clique em Fluxograma Multifuncional.

O Meu Fluxograma Deve Ser Vertical ou Horizontal

Você pode representar qualquer processo multifuncional vertical ou horizontalmente. Um esquema vertical dá um pouco mais de ênfase nas unidades funcionais, ao passo que um esquema horizontal enfatiza o processo. A opção de orientação que você escolhe depende frequentemente do seu gosto pessoal, não de um requisito ou diretriz rígidos. Você também pode escolher o número de faixas que aparecem no diagrama ao criá-lo. A melhor opção é criar faixas suficientes para suportar cada passo do processo que você deseja documentar.

Tipos de fluxogramas

Amostra

Propósito

Fluxograma Multifuncional Horizontal

Fluxograma Swimlane

Num esquema horizontal, as faixas que estão representando as unidades funcionais percorrem a página de desenho horizontalmente, destacando o processo.

Fluxograma Multifuncional Vertical

Fluxograma Multifuncional Vertical

Num esquema vertical, as faixas representando as unidades funcionais percorrem a página verticalmente de cima a baixo, destacando as unidades funcionais.

Qual é a diferença entre fluxogramas de Implementação e fluxogramas multifuncionais?

Pelo que observei, não há uma diferença significativa entre os dois. Na verdade, os fluxogramas de implementação e os fluxogramas multifuncionais parecem ser sinônimos do mesmo conceito, ou indicados no papel como um "Mapa de Processo". Esquematicamente, os diagramas de implementação parecem ser mais como diagramas de Atividades UML com Swimlanes ou Raias (se você estiver familiarizado com o UML, você irá entender imediatamente o que eu quero dizer). Por outras palavras, os diagramas de implementação são fluxogramas que se focam em mostrar "quem faz qual atividade". Eu me deparei com uma definição que diz que "Um Fluxograma de Implementação mostra o atual fluxo de processo e identifica as pessoas ou os grupos envolvidos em cada passo.

Este tipo de diagrama mostra onde as pessoas ou os grupos se encaixam na sequência do processo, e como eles se relacionam uns com os outros ao longo do processo. "Eu também me deparei com um documento que identifica ambos como sendo a mesma coisa: "O mapa de processo - também conhecido como fluxograma multifuncional ou diagrama de implementação - é uma ferramenta excelente para exibir claramente os fluxos de processos através de divisões organizacionais e para identificar atrasos, passos repetitivos, pontos de controle excessivos, tarefas especializadas e potenciais pontos de falha do processo." Portanto, acredito que é plausível afirmar que os fluxogramas multifuncionais e diagramas de implementação referem-se ambos ao mesmo conceito.

Software de Fluxograma Multifuncional

Software de Fluxograma Multifuncional

O objetivo essencial deste modelo é ajudar você a efetuar um diagrama da relação entre um processo comercial e o grupo responsável. O Edraw oferece suporte para fluxogramas multifuncionais horizontais e verticais.

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Como Analisar um Fluxograma Multifuncional?

Empregando um fluxograma de processo

Um processo pode ser uma experiência esclarecedora, porém chocante. Os processos tipicamente evoluem ao longo do tempo conforme as pessoas e as condições do seu negócio mudam. O resultado são camadas desnecessárias de complexidade e inspeção. A sua primeira reação pode ser, "É isso mesmo o que fazemos?"

A sua segunda reação será corrigir o processo. Esta é uma lista do que você deve procurar: Passos adicionados sem valor. Desafie cada passo do processo. Pergunte-se, "Que valor esta atividade agrega? O nosso cliente se importa com isso?" Combine, simplifique ou elimine atividades que não contribuam com valor.
Pontos de controle excessivos. Inspeções e aprovações do supervisor nem sempre agregam valor. Elas evoluem primariamente devido à falta de confiança no processo. Elimine os passos de controle que não são essenciais para obter resultados de qualidade.

Passagens excessivas. Sempre que as atividades do processo passam de uma pessoa para a seguinte, existe o potencial para ocorrer um atraso ou falha de comunicação. Tente organizar o seu trabalho para que cada pessoa seja mais generalista e menos especialista. Isto irá reduzir a complexidade de múltiplas passagens.

Especialização de tarefas. O processamento da linha de produção está abrindo espaço para modelos celulares de organização de grupos ou equipes de trabalho, tanto na fábrica quanto nos escritórios administrativos. A informação flui mais rápido, com menos distorção, melhorando a qualidade e a velocidade do trabalho. Consolide as tarefas onde seja possível.

Como Criar um Fluxograma Multifuncional

Para se criar um fluxograma multifuncional, a forma mais fácil é usar os símbolos de fluxogramas multifuncionais previamente preparados do Edraw. Abaixo temos breves diretrizes.


1. No menu Arquivo, vá a Novo, depois a Galeria de Modelos - Fluxogramas, e aí clique em Fluxograma Multifuncional.
2. Na caixa de diálogo do Fluxograma Multifuncional, selecione as opções básicas com as quais quer começar, e depois clique em OK.

Nota: Após clicar em OK, você poderá adicionar ou deletar faixas, mas não poderá alterar a orientação, adicionar faixas com outra orientação ou adicionar uma barra de título.

3. Clique duas vezes em <Nome do Processo> e depois insira o nome do processo que o fluxograma representa.
4. Clique na legenda de uma faixa e depois insira um nome para a função que a faixa representa. Repita em cada faixa.

Dica: Para diminuir o zoom do fluxograma, escolha uma ampliação menor na lista de Zoom na barra de ferramentas Padrão.

5. Clique na barra de título do estêncil Formas de Fluxogramas Básicas para as suas formas serem mostradas. Arraste a forma de Processo ou Decisão do estêncil até à(s) faixa(s) apropriada(s) para representar o primeiro passo do processo.
6. Clique na ferramenta conector na barra de ferramentas Padrão. Deixando a primeira forma selecionada, e arraste uma segunda forma para as outras faixas. As formas conectam-se automaticamente. Repita para continuar adicionando passos, decisões ou ações do processo.
7. Quando tiver terminado de adicionar as formas, clique na ferramenta ponteiro na barra de ferramentas Padrão, e depois salve o fluxograma.

Dica: Se você não gostar da forma como um conector se curva, clique no conector. Ponha o ponteiro sobre um dos pontos centrais verdes até que o ponteiro se transforme numa seta de duas cabeças. Clique e arraste até o conector se curvar da forma que você deseja.

Você pode revisar o seu fluxograma multifuncional como for necessário adicionando ou deletando faixas, formas, separadores e outros recursos. Você também pode adicionar formas de processos de outros tipos de fluxogramas, como de diagramas de Auditoria e de Fluxo de Trabalho. Para localizar as formas, na galeria de Fluxogramas, Aponte para Fluxogramas, e depois clique na biblioteca que você deseja abrir.

Exemplos de Fluxogramas Multifuncionais

Abaixo temos uma amostra de fluxograma multifuncional mostrando um processo de gerenciamento de documentos. Para encontrar mais exemplos, clique em galeria de exemplos de fluxogramas multifuncionais.

Fluxograma de Gerenciamento de Inventário

Outros Fluxogramas de Mapeamento de Processos

A maior parte das pessoas associa o mapeamento de processos a fluxogramas básicos. No entanto, na verdade usamos seis ferramentas diferentes de mapeamento de processos para ajudar as empresas a melhorarem os seus processos:

Fluxograma descendente
Diagrama de bloco (árvore de decisões ou diagrama lógico)
Diagrama de processamento de fluxo
Diagrama de fluxo de trabalho
• Mapa de processos
• Diagrama de alteração de estado

Cada um tem seus próprios pontos fortes e fracos. O diagrama de processamento de fluxo, por exemplo, ajuda a identificar os desperdícios e a capturar o tempo de processamento, mas não exibe claramente as atividades multifuncionais. Para abreviar, iremos focarmo-nos no mapa de processos.

O mapa de processos – também conhecido como fluxograma multifuncional ou diagrama de implementação – é uma ferramenta excelente para exibir claramente os fluxos de processos através das divisões organizacionais e para identificar atrasos, passos repetitivos, pontos de controle excessivos e potenciais pontos de falha de processos.

Construir um mapa de processos é fácil, mas os resultados podem parecer complexos se estiverem envolvidos muitos passos e intervenientes. Comece listando todos os intervenientes do processo (pessoas ou departamentos) no lado esquerdo de uma folha de papel. Separe cada interveniente com uma linha horizontal. Use uma linha dupla se o interveniente for de fora da sua organização. O acesso de baixo é o tempo, seguido da esquerda para a direita.

Escreva o primeiro passo do processo ao lado do nome do/a interveniente que realiza essa tarefa. Se você quiser, você pode desenhar uma caixa à volta dessa descrição. Siga da esquerda para a direita conforme o tempo passa. Escreva e coloque uma caixa no segundo passo do processo na fileira apropriada. Conecte os dois passos com uma linha. Continue para a direita documentando cada atividade na fileira apropriada. Quaisquer atividades concorrentes devem ser alinhadas verticalmente. Quando tiver terminado, o processo "conforme está" estará claramente documentado. Ele poderá então ser analisado e melhorado.

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