Ragioni per Usare gli Organigrammi
In imprese aziendali di media e larga scala, quasi ogni dipendente deve sapere il suo ruolo e deve sapere la persona alla quale segnalare nella gerarchia per permettere al flusso di lavoro di continuare ad essere fluido. Questo è dove l'importanza di un organigramma può essere meglio compresa.
Detto ciò, qui imparerai cosa è un organigramma, quali sono i benefici degli organigrammi, e quali tipi di organigrammi sono più usati.
Cos'è un Organigramma?
Un organigramma è una rappresentazione diagrammatica della gerarchia dei dipendenti su base dei loro ranghi e delle posizioni che tengono nell'azienda. La maggior parte delle volte, questi grafici sono disegnati in formazione a stile albero, rendendo ancora più facile a chiunque comprendere chi è di rango superiore rispetto a chi, quale dipendente è direttamente risponde direttamente a quale manager, e quanti dipartimenti dell'azienda lavorano in collaborazione per mantenere semplice la comunicazione e la condivisione di informazioni.
Il grafico mostra solitamente i manager e gli impiegati che formano un'organizzazione. Il grafico mostra anche il rapporto tra lo staff nell'organizzazione che può essere:
Linea: rapporto diretto tra superiore e subordinato.
Questo può essere considerato un tipo di organigramma ideale che illustra chiaramente il rapporto tra i dipendenti e mostra a chi rispondono direttamente.
Trasversale: il rapporto tra vari dipartimenti sullo stesso livello gerarchico.
Questo viene aggiunto a un organigramma esistente e illustra il rapporto tra i dipendenti di vari dipartimenti che hanno lo stesso livello di rango, per es. Direttore Generale – Direttore Account e Generale – Vendite. Un diagramma trasversale mostra come avvengono comunicazione, e i flussi di informazioni interdipartimentali.
Staff: rapporto tra assistenti manageriali e altre aree. L'assistente sarà in grado di offrire consigli ad un gestore di linea. Tuttavia, non hanno autorità stile sulle azioni dei manager di linea.
Questo grafico mostra il rapporto tra i dipendenti di un'organizzazione che hanno posti dirigenziali e i loro assistenti. In molte aziende, si aspetta che gli assistenti offrano i suggerimenti ai loro responsabili, aiutandoli quindi a trovare una decisione fruttuosa. Tuttavia, gli assistenti non possono costringere i loro superiori ad agire secondo consigli proposti.
Funzionali: rapporti tra posizioni specialistiche e altre aree. Lo specialista normalmente avrà l'autorità di insistere che un manager di linea implementi qualsiasi delle sue istruzioni.
Un Organigramma Funzionale, a volte anche chiamato Organigramma Top-Down, è un'altra rappresentazione grafica che mostra le persone di rango identico che lavorano in dipartimenti diversi di un'azienda e i subordinati/junior assegnati ad essi.
Per esempio, un Organigramma Funzionale può mostrare le persone con ampia esperienza lavorativa nei campi IT e Vendite lavorando come Direttori Generali rispettivamente dei dipartimenti IT e Vendite dell'azienda. Lo stesso diagramma può anche parlare degli altri dipendenti incaricati a lavorare nella downline di questi direttori generali nei loro rispettivi dipartimenti.
Gli Scopi per un Organigramma
Solitamente, è l'HR che disegna un organigramma, e si assicura che è costantemente aggiornato con le modifiche nella struttura gerarchica dell'azienda.
Un organigramma ben mantenuto è importante sia per lo staff manageriale che per il personale di recente assunzione. Mentre i senior possono controllare il diagramma per vedere il numero di dipendenti che lavora in un'azienda o i suoi dipartimenti diversi per tenere traccia della forza, i nuovi dipendenti potrebbero usarli per sapere quale persona è responsabile per quale compito, e a chi devono far rapporto o da chi devono chiedere aiuto se necessario.
L'Importanza di un Organigramma
Un organigramma dettagliato ha un ruolo vitale nelle aziende in svariati modi. Considerando ciò, la domanda principale che viene in mente è "Perché le organizzazioni devono essere incoraggiate di avere un organigramma?"
La risposta è semplice.
Ci sono vari benefici all'organigramma come mantenere un flusso di lavoro impeccabile tra i dipendenti, assicurare un corretto canale di comunicazione tra il personale junior e senior, e molto altro.
Alcuni dei vantaggi più significativi di avere un organigramma in un'azienda includono:
Amministrazione - Un organigramma aiuta manager e amministratori a controllare le posizioni che devono essere riempite assumendo nuove persone, valutare le numerose domande che sono nella canale e che hanno bisogno di attenzione, i dipendenti esistenti che richiedono valutazioni o incrementi, ecc.
Gerarchia - In un'azienda con svariati dipendenti, perdere traccia della catena di comando è molto comune. Con un organigramma aggiornato, diventa facile, sia per gli amministratore che per i subordinati, valutare da chi devono cercare un rapporto e qual è la persona giusta alla quale far rapporto.
Espansione della Manodopera - Visto che un organigramma da una vista aerea di dipartimenti, dipendenti, e delle necessità aziendali, diventa estremamente facile per gli amministratori stabilire quando l'azienda ha bisogno di più dipendenti per un'ulteriore crescita.
Benefici Chiave Validi di Organigrammi
Come menzionato prima, un organigramma, che viene solitamente chiamato Org.gramma, è generalmente preparato e regolarmente aggiornato dalle HR. Visto che le Risorse Umane è un dipartimento in un'organizzazione che tiene traccia di tutti idipendenti, sono le persone dalle quali amministratori, manager, e dipendenti esistenti possono prendere la versione più recente del diagramma.
È ulteriormente importante e culturalmente necessario per ogni personale, junior e senior, ottenere una copia del diagramma per comprendere i ruoli e le responsabilità dei dipendenti che lavorano nell'azienda.
Con il diagramma, le persone che hanno posizioni amministrative possono valutare la forza attuale dell'azienda, determinare il numero di aperture che ha l'organizzazione, e quale/i dipendente/i può/possono essere promosso/i per liberare più posizioni per aiutare l'azienda a crescere.
Allo stesso modo, i subordinati e le persone recentemente assunte possono usare il diagramma per sapere a chi devono far rapporto e anche educarsi sul numero di dipartimenti che ha l'azienda e la loro struttura di segnalazione.
Punti Chiave
- Struttura Organizzativa
- Responsabilità Lavorativa
- Mostra i Rapporti
- Efficienza Lavorativa
- Prestazioni Lavorative
- Piano Lavorativo
L'organigramma aiuta a costruire e a progettare la struttura organizzativa per soddisfare gli obiettivi dell'azienda.
Un organigramma può guidare i dipendenti a sapere i loro diritti e le loro responsabilità. Gli organigrammi aiutano a dividere le funzioni di un'azienda, impresa, o dipartimento.
Mostra anche i rapporti tra i membri dello staff dell'organizzazione.
Con un organigramma, è facile trovare se il carico di lavorativo dell'incaricato è troppo. È facile scoprire se le persone non correlate svolgono il lavoro di tanti in modo approssimativo, senza rapporti. Scopri se un dipendente è incompetente in questo lavoro in posizioni importanti.
Rendi a tutti chiaro nelle loro organizzazioni e migliora le prestazioni dei dipendenti. È facile vedere aperti i canali di promozione. Alcuni manager possono usare lo strumento organigramma per fare analisi di budget, progettare un team di lavoro e generare rapporti.
Gli altri dipartimenti sono anche in grado di comprendere e di migliorare la coordinazione dell'organizzazione. Gli organigrammi spesso evidenziano i compiti dei dipendenti e quale manager è responsabile per supervisionare ogni dipendente.
Esempi di Organigramma
Di seguito sono presenti alcuni esempi di organigramma che ti aiuteranno a comprendere la versatilità dell'organigramma.
Questo è un esempio di organigramma per un'azienda che consiste in CEO e due vice presidenti. Da questo grafico, è facile vedere che ci sono 4 dipartimenti importanti, inclusi i team di marketing, vendite, IT e design.
A differenza dell'esempio sopra, questo organigramma è più complesso. Prima di tutto, Tim è il CEO e ci stanno vice presidente e manager. Ma per il dipartimento principale, devono essere i dipartimenti IT e Marketing.
Questo organigramma è facile da comprendere che quest'azienda consiste nel team di marketing e nel team IT. Lo staff in ogni team è stato mostrato direttamente.
Conclusione
Essendo un HR, o anche se la tua azienda non ha quel dipartimento, e sei unicamente responsabile per assumere e gestire lo staff, è imperativo comprendere l'importanza degli organigrammi e sapere che prepararne uno a mano è un compito noioso. Quindi, sarebbe saggio usare uno strumento efficiente e affidabile per rendere più facile il tuo compito di creazione grafici. Può eliminare anche gli errori che potrebbero avvenire quando vengono creati manualmente.
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