Mappatura dei processi: come scegliere lo strumento giusto

Le persone che utilizzano software di mappatura dei processi vogliono migliorare le prestazioni della propria organizzazione. Questi processi sono combinazioni di eventi sequenziali che portano al risultato desiderato. Pertanto, la mappatura dei processi è un esercizio che tiene conto di tutti i passaggi e le decisioni prese durante un particolare processo.

Questi passaggi identificati sono sotto forma di diagramma, facilitano notevolmente l'individuazione delle opportunità di miglioramento all'interno di un'organizzazione. Esaminiamo, in sintesi, l'uso della mappatura dei processi nelle aziende.

• Le modifiche che vengono apportate ad un sistema senza sapere come funzionano sono dispendiose, specialmente a lungo termine. L'utilizzo dell'elaborazione delle mappe fa luce su questi processi per un processo decisionale informato.
• La misurazione dei processi porta a una migliore gestione degli stessi.
• Una volta che i processi sono chiaramente definiti, è più facile individuare gli svantaggi come colli di bottiglia e sprechi.
• Funge da promemoria del fatto che una catena è forte solo quanto il suo anello più debole; pertanto, gli anelli deboli devono essere identificati e rafforzati o eliminati.
• Evidenzia quali decisioni devono essere prese in quale punto lungo la catena di processo.

Fattori da considerare prima di scegliere uno strumento di mappatura dei processi

Creato con Edraw

1. Facilità d'uso

Considerando che lo strumento verrà utilizzato il più frequentemente possibile, le modifiche vitali devono essere facili da apportare. Avere un software che richiede un'intensa formazione e aggiornamento toglie tempo ai processi produttivi.

2. Convenienza

Mantenere questi strumenti non è una passeggiata. Pertanto, seguendo i requisiti di budget dell'azienda, scegli un design o un pacchetto che si adatti alla tua posizione finanziaria.

3.Online o Desktop

Il software desktop rispetto al software online potrebbe essere migliore con un team completamente qualificato. Se, tuttavia, il tuo team IT si concentra sulla ricerca, dovresti prendere in considerazione una piattaforma basata sul Web. Il fornitore di servizi gestisce tutte le tue esigenze di manutenzione ed è più economico.

4.Simboli BPMN disponibili

Alcuni strumenti possono avere modelli pronti all'uso con simboli e sezioni di stato per l'avvio. Immagina di doverli scaricare tutti o crearli da zero. Questi pratici modelli sono modificabili e personalizzabili in base alle esigenze aziendali.

5.Ritorno sull'investimento

Quanto costerà nel lungo periodo? Se sembra che l'azienda, per lo meno, raggiungerà il pareggio in termini di costi e produttività, potrebbe essere un investimento utile.

6.Scalabilità

Se hai intenzione di espandere la tua attività prima o poi, il software selezionato sarà ancora rilevante? Man mano che la tua azienda cresce, crescono anche le tue esigenze e i requisiti delle risorse. Seleziona il software che crescerà fluidamente insieme al business.

8 migliori strumenti di mappatura dei processi sul mercato

1. Visio

Uno strumento sofisticato di Microsoft con un'abbondanza di funzionalità.

Offre agli utenti la possibilità di scaricare e / o utilizzare l'applicazione online. Visio non è disponibile nei dispositivi mobili e può essere usato solo in una piattaforma Microsoft con spazio di archiviazione OneDrive (online).

Prezzo: va da $ 5 a $ 15 al mese, a seconda delle funzionalità selezionate.

Valutazione: 5 stelle su G2Crowd.

Fonte Immagine: transformationdash.com.au

2. EdrawMax

Software facile da usare con sette menu, tra cui File, Home, Menu, Inserisci opzioni, nonché Visualizza e Guida. Questo strumento funziona sulle piattaforme Windows, macOS e Linux. Perfetto per utenti esperti ma un po' travolgente per i principianti.

EdrawMax è disponibile per desktop e online.

Prezzo: una licenza annuale costa $ 99 mentre l'abbonamento mensile è di circa $ 8,25. EdrawMax Web è gratuito per usi di base.

Valutazione: 4,5 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: Edraw

3. Lucidchart

Strumento di creazione di diagrammi online facile da usare. È tipico per progetti complessi come la sequenziazione API e i diagrammi dei componenti di sistema. Vanta un'opzione di condivisione e collaborazione semplice da usare. Sono disponibili prove gratuite.

È un'applicazione basata sul Web, quindi nessuna app è disponibile per il download.

Prezzo: a partire da $ 7,95 al mese, con una versione di prova gratuita.

Valutazione: 4,5 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: lucidchart.com

4. Smartsheet

Usalo per delegare attività, inviare istruzioni ai collaboratori e controllare lo stato di avanzamento del tuo progetto. È eccezionalmente versatile, consentendo l'integrazione dei dati tra i reparti, e flussi di lavoro automatizzati tra fogli di calcolo. La curva di apprendimento è relativamente ripida.

È un'applicazione basata sul web, con modelli disponibili online da scaricare.

Prezzo: a partire da $ 14 al mese, con una versione di prova gratuita.

Valutazione: 4 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: capterra.com

5. Tallyfy

Coniato come strumento per la creazione di processi digitali, non solo diagrammi di processo, lo strumento assegna automaticamente le attività ai dipendenti specificati. Facilitazione automatizzata della maggior parte dei processi, inclusa l'archiviazione dei file su un server. Anche i diagrammi vengono creati automaticamente e i dipendenti devono eseguirli costantemente affinché sia efficace.

Questa è un'applicazione basata sul web; nessuna versione desktop o versioni gratuite disponibili.

Prezzo: i piani partono da $ 15 al mese per utente; è disponibile anche una prova gratuita.

Valutazione: 5 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: tallyfy.com

6. Draw.io

Molto facile da usare e un sogno per le aziende alle prime armi. Questo strumento online è completamente gratuito e l'archiviazione è possibile su DropBox, GitHub o un disco rigido.

È uno strumento di mappatura dei processi interamente basato sul web.

Prezzo: gratuito

Valutazione: 4,5 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: draw.io

7. Creately

Gli sviluppatori si sono concentrati su un'interfaccia facile da usare, con diagrammi colorati a scopo illustrativo. È perfetto per chiunque cerchi un'alternativa a Visio, anche se non offre la stessa versatilità in termini di documenti. Può essere utilizzato sulle piattaforme Windows, macOS e Linux.

È disponibile per l'uso online e offline.

Prezzo: uso gratuito per cinque diagrammi, dopodiché l'abbonamento parte da $ 4,95 al mese per la versione online (da pagare annualmente)

Valutazione: 4,5 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: creately.com

8. Gliffy

Uno strumento di creazione di diagrammi online che ti aiuta a creare diagrammi di flusso, planimetrie e persino analisi SWOT. Puoi trascinare e rilasciare facilmente gli elementi sul tuo browser, quindi condividerli online utilizzando un URL. Gli utenti ricevono 5 diagrammi introduttivi gratuiti.

È uno strumento di diagrammi basato sul web.

Prezzo: Dopo cinque diagrammi gratuiti, il prezzo parte da $ 7,99 al mese (da pagare annualmente).

Valutazione: 4 stelle su G2Crowd

Fonte immagine: gliffy.com

Scegli il tuo strumento di mappatura dei processi preferito

Tutto sommato, non esiste uno strumento di mappatura dei processi MIGLIORE. Ciò che può funzionare per te potrebbe essere del tutto inutile per qualcun altro. I fattori da considerare rientrano nelle seguenti categorie.

Prezzo

Hai un budget limitato e sei solo? In tal caso, utilizza una piattaforma basata sul Web come EdrawMax Web, Gliffy o Creately. Questi offrono utili funzionalità a costo zero.

Attività

Se hai un'attività operativa con lavoratori competenti, perché non utilizzare un pacchetto interno, come Visio o EdrawMax. Questi offrono tutto il necessario per la mappatura dei processi a pagamento. Tuttavia, con membri qualificati nel tuo team, sei pronto per ottenere un buon ritorno sull'investimento.

Facilità d'uso

La piattaforma che cerchi di acquistare è facile da usare? Se sei un principiante con questi tipi di strumenti di diagramma, scegli tra le opzioni di base più economiche. Quelli più costosi hanno anche curve di apprendimento più alte e più ripide. Draw.io può essere la scelta migliore per chi cerca un software di diagrammi che cade da qualche parte nel mezzo. È gratuito e facile da usare.

Conclusione

Detto questo, la scelta migliore cade su ciò che un utente vuole dal proprio strumento di elaborazione. Tuttavia, altri fattori come i prezzi, se è basato sul Web o scaricabile e l'archiviazione devono essere presi in considerazione. Per gli studenti, EdrawMax, Draw.io e Creately sono le opzioni migliori, mentre i dirigenti sono in una posizione migliore per utilizzare Smartsheets e Lucidchart.