Procedura operativa standard (SOP)
Parte 1: Cos'è la procedura operativa standard (SOP)?
Che cos'è una SOP? Una procedura operativa standard è un insieme di istruzioni necessarie per portare a termine le attività secondo gli standard aziendali, le leggi provinciali o le normative del settore.
In parole povere, la SOP è anche definita come una procedura che descrive le attività necessarie per completare i compiti, ma solo in modo specifico per la vostra operazione o organizzazione. Include fasi dettagliate e informazioni quali chi, quando e dove. Questo documento è comunemente utilizzato nelle industrie manifatturiere, per evidenziare le istruzioni passo-passo per un processo di fabbricazione del prodotto senza soluzione di continuità.
In genere, esistono 3 formati di procedure operative standard, ovvero:
a) Formato passo-passo: Ideale per processi semplici e non complessi, ad esempio l'installazione di finestre, la progettazione di un'infografica, ecc.
b) Formato a passi gerarchici: Si tratta di un formato avanzato passo-passo che contiene passi e diversi sottopassi per spiegazioni dettagliate o processi.
c) Formato diagramma di flusso: Questo formato è ideale per attività con risultati multipli e percorsi multipli necessari per raggiungere un risultato.
Parte 2: Scopo e vantaggi del POS
Un SOP è uno strumento di gestione dei progetti unico nel suo genere, applicato in diversi ambiti e per altri scopi. Ecco alcuni dei suoi obiettivi e benefici:
• Per massimizzare i requisiti di produzione
• Può essere utilizzato come manuale di formazione
• Per evitare il verificarsi di eventuali guasti di produzione
• Per garantire la sicurezza
• Garantire il rispetto degli standard di conformità
• Garantire che la pratica non abbia effetti negativi sull'ambiente.
Parte 3: Simboli ed elementi della SOP
L'immagine seguente mostra cosa rappresenta ciascun simbolo e come utilizzarlo:
a) Simbolo di inizio: Conosciuto anche come terminatore, è un simbolo utilizzato per iniziare ogni diagramma di flusso.
b) Simbolo di ingresso: Questo simbolo rappresenta i dati necessari per la procedura, cioè i componenti o i materiali.
c) Simbolo di processo: Questo simbolo rappresenta compiti o attività che devono essere completati da attori specifici.
d) Simbolo di decisione: Questo simbolo agisce come punto di controllo dell'intero processo, verificando le condizioni della procedura e definendo cosa fare successivamente.
e) Simbolo di uscita: Indica i risultati della procedura.
f) Simbolo di fine: Mostra la fine dell'intero disegno o processo.
Parte 4: Cosa fare prima di creare una SOP
Prima di iniziare a progettare il diagramma di flusso della SOP, ci sono tre cose principali da fare o da sapere:
• Il significato di ogni simbolo
• Cosa deve includere il documento o il diagramma di flusso (dettagli o informazioni)
• Se disponete già di questi dati, organizzateli; se invece non li avete ancora, cercate di raccoglierli.
Parte 5: Come creare SOP in EdrawMax
Nota bene: non esiste una procedura standard che vi aiuti a scrivere una SOP ben definita per la vostra organizzazione, poiché esistono tre diversi formati di SOP. Tuttavia, ci sono diversi passaggi da seguire per ogni progetto e, nel nostro caso, metteremo in evidenza gli sforzi per una SOP in formato diagramma di flusso.
Quindi, iniziamo.
Passo 1: scegliere il diagramma di flusso di base
Nel riquadro di navigazione a sinistra, fare clic su "Nuovo", selezionare "Diagramma di flusso" e quindi "Diagramma di flusso di base".
Fase 2: modificare o creare il diagramma di flusso
Verranno visualizzati diversi modelli; è possibile selezionare quello che si preferisce o creare il proprio da zero facendo clic su [+].
Fase 3: Esportazione
Dopo aver creato o modificato il diagramma di flusso, è possibile salvarlo o esportarlo. Per conservarlo, fate clic su "File" nell'angolo in alto a destra dello schermo, scorrete il riquadro di navigazione e fate clic su "Salva con nome".
Per esportarlo, seguire la stessa procedura, ma questa volta invece di fare clic su "Salva con nome", fare clic su "Esporta". L'aspetto positivo è che è possibile esportare il file in diversi formati, tra cui: file MS Office modificabili, PDF, grafici, SVG e file Visio vsdx.
Fase 4: Condividere il grafico
Potrebbe essere necessario condividere il grafico se si lavora in team o in gruppo. Per questo motivo, EdrawMax ha incluso una funzione di condivisione nell'angolo superiore destro dello schermo. Fare clic su di essa per condividere il lavoro con il proprio team o reparto.
EdrawMax
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- Compatibilità file superiore: Importa ed esporta disegni in vari formati di file, come Visio
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Sicurezza Verificata | Passa a Mac >> Sicurezza Verificata | Passa a Linux >> Sicurezza Verificata | Passa a Windows >>Parte 6: Suggerimenti per la realizzazione di SOP
Un diagramma di flusso professionale deve essere completo e facilmente comprensibile da tutti gli attori coinvolti in un determinato progetto. Per aiutarvi a raggiungere questo obiettivo, abbiamo incluso i suggerimenti essenziali per realizzare il giusto diagramma SOP. Questi consigli includono:
• Creare un diagramma di flusso SOP che si adatti all'ambiente previsto/target utilizzando le procedure, lo stile e il linguaggio più adatti a quell'ambiente.
• Assicurarsi che le attività si svolgano come previsto, utilizzando un linguaggio chiaro e conciso per scriverle.
• Assicuratevi che i dati della vostra SOP forniscano informazioni adeguate per evitare procedure impraticabili e per ottenere prestazioni coerenti.
• È possibile creare più di una SOP se si dispone di sistemi/processi complessi con numerosi percorsi e risultati.
• Prima di rilasciare la SOP, le sue bozze devono essere testate più volte.
Parte 7: Diagramma di esempio SOP
Il diagramma di flusso della procedura infermieristica riportato di seguito è un ottimo esempio di diagramma di procedura standard. Il diagramma mostra visivamente una procedura infermieristica per la cura del cordone ombelicale che deve essere eseguita da un operatore. Si compone di tre parti principali: l'operatore, le cose necessarie e l'ambiente. All'interno di ogni regione, sono indicati i passi da compiere in ordine cronologico.
