Cronologia del progetto

Una tempistica del progetto è un elenco visuale e prioritario di compiti o attività, mostrato in ordine cronologico. È composto da una serie di compiti con una data di scadenza e una durata. Le date di scadenza e la durata, la tempistica del progetto può anche mostrare un collegamento tra le attività per rivelare le dipendenze e prevenire eventuali blocchi.

Una tempistica del progetto è solitamente disegnato sotto forma di diagramma a barre orizzontali. Ogni attività è rappresentata con un nome e le corrispondenti date e durate importanti. Poiché le tempistiche del progetto sono fondamentali per i project manager, l'accuratezza è importante per il successo di un progetto.

Le tempistiche di progetto sono uno strumento fondamentale per la gestione dei progetti. Servono a molti scopi, ad esempio:

1. Forniscono una visione complessiva della durata del progetto e delle dipendenze in un unico colpo d'occhio.
2. Le tempistiche del progetto mostrano la suddivisione dei compiti e la data di inizio e di fine di un compito.
3. È possibile visualizzare le scadenze delle attività.
4. Inoltre, aiuta a collegare i compiti dipendenti e a mostrare la dipendenza tra i compiti.
5. Mostrare la suddivisione del progetto in fasi.
6. Mostrare l'assegnazione dei compiti ai rispettivi membri del team.

Una timeline di progetto chiara e dettagliata serve al progetto nel migliore dei modi. Ha vantaggi su molti fronti, tra cui;

1. Facile monitoraggio dell'avanzamento del progetto
   

   Quando c'è un metro di paragone, si può misurare meglio.

2. Migliore gestione del tempo
   

   L'assegnazione accurata del tempo ai diversi compiti favorisce una migliore gestione del tempo all'interno del progetto. Una timeline di progetto dettagliata introduce una disciplina nel progetto in cui tutti sanno cosa ci si aspetta e da chi. Si riducono le congetture e si migliora l'assegnazione delle responsabilità.

3. Motivazione costante
   

   Una tempistica chiara e visibile può essere una fonte costante di motivazione e disciplina per i membri del team. Quando sanno quanto tempo manca alla data di scadenza, possono concentrarsi meglio per portare a termine il compito in tempo.

4. Gestione delle priorità
   

   La timeline del progetto assegna priorità visibili a ogni compito; pertanto, è più facile tenere traccia delle attività e sforzarsi di portare a termine prima i compiti ad alta priorità.

5. Miglioramento della comunicazione
   

   L'ideale sarebbe avere un piano di comunicazione separato per ogni progetto. Tuttavia, anche una linea temporale del progetto può svolgere un ruolo importante per migliorare la comunicazione. Ogni volta che il project manager o un membro del team ritiene che il progetto stia deragliando dai progressi previsti, può mettersi in contatto immediatamente. In secondo luogo, la persona responsabile di ogni attività è indicata nella timeline. In questo modo, la comunicazione è diretta, senza ritardi.

Gestione della tempistica del piano

Il fondamento di una buona timeline di progetto è la definizione delle procedure, delle politiche aziendali e delle linee guida per la documentazione da seguire durante il progetto. È necessario definire le risorse disponibili per il progetto e gli imprevisti che potrebbero verificarsi. Dovrebbe essere presente anche un elenco degli stakeholder del progetto e del personale responsabile per ogni attività, nonché delle persone autorizzate ad apportare modifiche alla timeline.

Anche il piano di comunicazione del progetto è una parte fondamentale della pianificazione. Questo piano determina chi deve essere informato ogni volta che c'è un cambiamento nel programma.

Identificare le attività del progetto e la loro suddivisione

Questo può sembrare semplice per i piccoli progetti; tuttavia, questa è una fase critica per un progetto su larga scala, poiché molte persone lavoreranno al progetto. Anche il giusto approccio alla suddivisione delle attività rappresenta una sfida. La dimensione dell'attività determinerà l'allocazione della forza lavoro, il tempo, la durata e i risultati da ottenere in futuro. La struttura di ripartizione del lavoro è il risultato di questa fase.

Identificare le attività del progetto e la loro suddivisione

Questo può sembrare semplice per i piccoli progetti; tuttavia, questa è una fase critica per un progetto su larga scala, poiché molte persone lavoreranno al progetto. Anche il giusto approccio alla suddivisione delle attività rappresenta una sfida. La dimensione dell'attività determinerà l'allocazione della forza lavoro, il tempo, la durata e i risultati da ottenere in futuro. La struttura di ripartizione del lavoro è il risultato di questa fase.

Identificare le dipendenze

Una volta che la struttura di ripartizione del lavoro è pronta, ora si analizzerà attentamente ogni attività per identificare le dipendenze. Il primo tipo di dipendenza è un prerequisito; ad esempio, non è possibile confezionare un prodotto senza eseguire il controllo qualità. Quindi, il confezionamento dipende dal controllo qualità. Esistono poi altri tipi di dipendenze, in situazioni in cui un gruppo di professionisti lavora su un'attività e, dopo averla completata, può passare a un'altra. A volte, le dipendenze dalle risorse sono identificate.

Sequenza dei compiti

Qui si ordinano le attività senza assegnare loro durata e ore di lavoro. La sequenza dei compiti consente di vedere come verrà portato avanti il progetto e quali attività o deliverable saranno disponibili per primi.

Assegnazione di durate e ore di lavoro

Infine, è possibile stimare e assegnare la durata ai compiti. L'assegnazione delle ore di lavoro è il passo successivo. Una volta terminata questa fase, avrete a disposizione una solida timeline del progetto.

Meccanismo di monitoraggio e controllo

Infine, ma non meno importante, è necessario disporre di un meccanismo di monitoraggio e controllo del progetto adeguatamente definito. Sarebbe meglio stabilire la frequenza e le modalità con cui il team si assicurerà che il progetto sia in linea con i tempi, il budget e le scadenze.

Passo 1: Software EdrawMax

Passo 2: Creare un nuovo documento della linea temporale

Andate su New>Business e selezionate il riquadro Timeline dalla parte superiore del pannello di destra. A questo punto, fate clic sul pulsante + della sezione inferiore per creare un nuovo documento della timeline.

Passo 3: Scegliere un modello

In alternativa, potete anche scegliere uno dei modelli disponibili per creare un documento con lo scheletro di base della timeline a vostra disposizione.

Passo 4: Aggiungere la barra della timeline

Fare clic e portare la barra della timeline preferita dalla libreria a sinistra al documento principale.

a. A questo punto, selezionare di nuovo la barra della timeline, fare clic sull'icona Altro nell'angolo in alto a destra e impostare Barra del tempo.

b. Usare la casella Azione di modifica per regolare le date di inizio e fine e l'ora preferita per la timeline. Al termine, fare clic su OK.

Passo 5: e personalizzare le pietre miliari

Trascinare la milestone preferita dalla libreria della timeline del progetto e posizionarla sulla barra della timeline. Ora è possibile spostare la milestone orizzontalmente sulla barra per regolarne la posizione.

Fare doppio clic sul segnaposto di testo della pietra miliare e digitare una didascalia pertinente.

È possibile utilizzare la barra degli strumenti per regolare il layout e aggiungere colori alla timeline del progetto.

È sempre consigliabile utilizzare le milestone nella timeline di un progetto. Sebbene tutti i compiti e le attività abbiano una durata e tempi di inizio e fine, le milestone hanno altri scopi. Le milestone possono essere utilizzate per introdurre meccanismi di controllo e manutenzione periodici. Inoltre, danno una visione chiara a tutti gli stakeholder se il progetto sta andando nella giusta direzione e alla giusta velocità.

È inoltre fondamentale che la timeline sia funzionale e non un asset statico da lasciare solo nei file. Deve essere comprensibile, utilizzare un vocabolario comune ed evolvere durante il progetto in base alle circostanze. Anche l'introduzione di colori e di informazioni ipertestuali può aiutare la leggibilità e la comprensione.

Con lo strumento giusto, non è necessario spendere molto tempo per creare una linea temporale. Grazie alle numerose funzioni automatiche e alle forme predefinite, il software Edraw timeline consente di creare una linea temporale in pochi minuti. Vediamo ora alcune delle sue caratteristiche principali.

Ampie forme di linea temporale predefinite

Barra della linea temporale di diversi stili

Pietra miliare

Pulsanti automatici

Ogni forma è progettata con un pulsante intelligente, attraverso il quale è possibile impostare l'intervallo di tempo, la pietra miliare e cambiare lo stile della forma..

Utilizzate il pulsante di controllo dinamico per regolare la direzione e l'altezza del testo di una pietra miliare..

Questa è una semplice timeline di progetto. È semplice da leggere e facile da capire. Questa timeline fornisce solo la data di inizio del compito e una descrizione del compito stesso. Si tratta di una struttura essenziale che può essere utilizzata per una piccola presentazione, ma per un progetto su larga scala non è né preferibile né utilizzabile.

Questa è una semplice tempistica del progetto. È semplice da leggere e da capire. Questa timeline fornisce solo la data di inizio del compito e una descrizione del compito stesso. Si tratta di una struttura scarna che può essere utilizzata per una piccola presentazione, ma per un progetto su larga scala non è né preferibile né utilizzabile.

Gantt tabella

Piano calendario

WBS Diagramma