Qu'est-ce qu'une facture ?

Les factures font partie de notre vie quotidienne. Chaque achat que nous faisons génère une facture. Que nous allions dans une épicerie, un magasin de détail ou même pour un examen médical, nous recevons une facturelorsque nous payons pour le produit/service. Les factures sont la preuve de la transaction et contiennent les détails de la transaction tels que la date, l'heure, le montant total de la facture, le montant payé, le montant reçu, etc. Dans cet article, nous allons examiner de plus près ce qu'est une facture et comment en créer une.

Une facture est un document qui enregistre et détaille les transactions entre un acheteur et un vendeur. Il comprend les détails de la transaction tels que l'heure, la date, le nom du vendeur, les produits/services achetés, le montant total et tout autre détail important relatif à la transaction. Elle est également appelée "facture de vente".

Une facture est généralement établie par le vendeur au moment de l'achat ou de la livraison du produit/service. Les factures laissent une trace écrite et servent de preuve du paiement ou de la transaction elle-même.

Les factures ont toujours fait partie intégrante de la comptabilité traditionnelle et des logiciels de comptabilité modernes. La facturation remonte à 7 000 ans en Mésopotamie, où les vendeurs et les commerçants conservaient des documents écrits pour enregistrer les ventes et les achats. Bien entendu, les méthodes comptables et les systèmes de facturation ont évolué au fil des ans et c'est au XVIe siècle que les factures ont reçu leur nom.

Le mot "facture" provient du mot français "envois" ou "envois" qui signifie le courrier ou l'action d'envoyer quelque chose. Depuis lors, le terme "facture" a été introduit pour désigner un reçu d'achat.

Aujourd'hui, il y a une facture pour tout ! Voyons pourquoi nous les utilisons.

Les factures sont utilisées à de nombreuses fins, mais elles servent principalement à enregistrer une transaction. Les entreprises utilisent les factures pour suivre le montant à recevoir du client. Cela leur permet également de contrôler le flux de trésorerie total provenant des ventes. En outre, les factures servent également de preuve de transaction et permettent aux entreprises de recevoir le paiement intégral à temps. Ils constituent également un registre des ventes à suivre :

• La date de la vente
• Le moment de la vente
• Le montant total facturé au client
• Montant payé par le client
• Montant en suspens

Il existe de nombreux documents qui ressemblent à des factures mais qui n'en sont pas.

1. Bon de commande

Beaucoup de gens mélangent les factures et les bons de commande, mais il s'agit de deux documents financiers différents. La commande d'achat est générée par les clients pour les fournisseurs de biens ou de services. Il est envoyé avant même qu'une facture ne soit créée. Dès réception de la commande, le fournisseur la prépare et génère une facture pour le client.

2. La note

Les notes perçoivent des paiements immédiats, ce qui n'est pas le cas des factures. Bien que les factures soient un type de note, elles ne sont pas toujours une note. Par exemple, lorsque vous mangez dans un restaurant, vous ne pouvez pas partir sans avoir payé l'addition. En revanche, si vous souscrivez un abonnement mensuel, vous pouvez payer après un mois ou sur une base bimestrielle/trimestrielle et la facture est générée en conséquence.

3. Reçu

Un reçu atteste que la commande a été payée. Il ne fait pas respecter les conditions de paiement.

Chaque facture comprend les éléments suivants :

1. Numéro de la facture

Chaque facture est marquée d'un numéro unique. Ils gardent une trace des ventes et présentent des preuves de toutes les transactions de vente.

2. Date

Chaque facture contient la date d'achat, la date de facturation (date à laquelle la facture est générée) et la date de paiement.

3. Nom et adresse

La facture comprend les noms de l'acheteur et du vendeur (société/entreprise/fournisseur) ainsi que l'adresse postale de chacun.

4. Description des produits/services

Il s'agit d'une liste détaillée de ce que vous facturez. Chaque produit ou service doit être clairement mentionné avec le numéro du produit (code-barres) et la quantité (quantité du produit/service acheté).

5. Montant

Tous les postes sont additionnés en bas avec le "montant total". Le montant total comprend le prix du bien/service plus les taxes applicables.

6. Conditions de paiement

Il s'agit des conditions de paiement que les clients doivent respecter. Ils sont présentés comme "Net 14" ou "Net 30", ce qui signifie que le client a 14 jours ou 30 jours pour payer, respectivement.

Il existe de nombreux types de factures, en fonction de leur finalité. Voici les types de factures les plus courants :

1. Facture pro forma

Une facture pro forma est générée avant que le produit ou le service ne soit livré au client. Ces factures informent les clients de l'étendue et du coût de la commande attendue. Les factures pro forma indiquent aux clients le montant qu'ils paieront une fois la commande livrée. Les conditions de paiement de la facture pro forma peuvent être modifiées à tout moment avant la livraison.

2. Facture en retard

Comme son nom l'indique, il s'agit d'une facture impayée dont la date d'échéance est dépassée. Lorsqu'une facture est en retard de paiement, cela signifie que votre client ne vous a pas payé dans les délais convenus. Cette facture est générée pour rappeler au client qu'il doit payer en respectant les nouvelles conditions de paiement.

3. Facture intermédiaire

Les factures intermédiaires sont générées pour facturer un grand projet en plusieurs étapes/paiements. Ces factures sont envoyées aux clients au fur et à mesure de l'avancement du projet. Ils permettent aux entreprises de gérer leur trésorerie tout au long d'un projet à long terme.

4. Facture de crédit

Une facture de crédit consiste à rembourser ou à offrir une réduction à un client. Cette facture inclut le montant négatif pour couvrir le coût du montant retourné au client.

5. Facture récurrente

Les factures récurrentes permettent de collecter des paiements récurrents. Ils sont facturés pour un projet en cours. Par exemple, une agence peut émettre des factures récurrentes à un client chaque mois pour des services continus fournis.

6. Facture de débit

Une facture de débit est générée lorsqu'une entreprise augmente le montant que le client doit payer pour un produit/service.

7. Facture commerciale

Une facture commerciale concerne les marchandises exportées au niveau international. Ces factures calculent les droits de douane et indiquent le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'acheteur et du vendeur, le nom et la quantité des marchandises exportées, ainsi que le pays d'origine.

Suivez les instructions suivantes pour créer une facture :

1. Références

Une facture doit être générée par le vendeur après l'achat. Elle doit servir de demande de paiement et mentionner clairement les conditions de paiement confirmées.

2. Ajouter tous les composants

Pour créer une facture, vous devez veiller à ajouter tous les éléments nécessaires à la création d'une facture, tels que le nom, l'heure, la date, les articles, le montant total, etc.

3. Choisir le support

Les factures peuvent être imprimées ou non. De nombreuses petites entreprises utilisent des factures papier. Cependant, remplir des factures physiques peut prendre plus de temps et d'efforts. Ils sont également plus susceptibles de commettre des erreurs et des omissions. De nos jours, il existe de nombreux logiciels comme EdrawMax qui vous permettent de créer des factures à l'aide de modèles personnalisables - rapidement, facilement et commodément. Vous pouvez les transmettre sous forme de copie électronique ou les télécharger et les imprimer.

EdrawMax

Logiciel de Diagrammes Tout-en-un

Créer plus de 280 types de diagrammes sans effort

Commencer facilement à créer des diagrammes avec divers modèles et symboles

• Grande Compatibilité de fichiers: Importer et exporter vos dessns sous différents formats tels que Visio
• Interopérabilité (Windows, Mac, Linux, Web)

Essai Gratuit

Sécurité Vérifiée | Passer à Mac >>

ESSAI GRATUIT

Sécurité Vérifiée | Passer à Linux >>

ESSAI GRATUIT

Sécurité Vérifiée | Passer à Windows >>

• Apprendre à créer une facture

Exemple 1

Voici un modèle de facture d'EdrawMax. Vous pouvez les modifier et les personnaliser. En outre, ils peuvent également être partagés en ligne ou enregistrés dans plusieurs formats de fichiers. Vous pouvez les télécharger et les imprimer.

Exemple 2

Ce modèle Microsoft Excel est une simple facture. Vous recevez gratuitement des factures de base sur Excel que vous pouvez éditer et personnaliser. Ces factures sont des xlxs. Format du fichier.

Exemple 3

Microsoft Word propose également des modèles de facture simples et gratuits. Ces factures seront au format dox.