La matrice urgente-importante d'Eisenhower
Il est déjà difficile d'être occupé et surchargé de travail, mais il est encore pire de l'être avec un emploi du temps désorganisé. Êtes-vous toujours sur les dents en essayant de terminer une tâche après l'autre ? De gérer plusieurs choses à la fois ? C'est frustrant et cela vous rend anxieux ? Vous jonglez avec tellement de choses à la fois que votre cerveau n'arrive pas à se concentrer correctement ?
Il existe une solution simple à tous ces problèmes : la matrice Urgent/Important d'Eisenhower. Cet outil vous aidera à gérer toutes vos tâches et à améliorer votre productivité en organisant efficacement votre emploi du temps !
Si cela a retenu votre attention, poursuivez votre lecture pour découvrir ce qu'est la matrice Urgent/Important d'Eisenhower.
Quelle est la matrice d'Eisenhower ?
La matrice d'Eisenhower est un outil qui vous aide à visualiser toutes vos tâches quotidiennes sous la forme d'une matrice qui les catégorise en fonction de leur urgence et de leur importance.
La matrice d'Eisenhower s'inspire de Dwight Eisenhower, le 34e président et général d'armée des États-Unis. Lors d'un discours en 1954, Eisenhower a cité J.Roscoe Miller, président de la Northwestern University :
"J'ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents."
Dans le livre à succès"Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent", Stephen Covey a présenté un outil permettant de hiérarchiser les tâches. Cet outil était basé sur les idées d'Eisenhower et est maintenant appelé la matrice Eisenhower. Elle est également connue sous les noms de "Matrice Urgent Important", " Matrice de gestion du temps", "Boîte Eisenhower" et "Méthode Eisenhower".
La matrice d'Eisenhower répartit l'ensemble des tâches et des projets en 4 quadrants, à savoir :
- Tâches urgentes et importantes
- Tâches non urgentes et importantes
- Tâches urgentes et tâches sans importance
- Tâches non urgentes et sans importance
Source : todoist.com
Examinons de plus près ces catégories.
Que sont les activités "urgentes" et "importantes" ?
Urgent - Ces tâches et activités sont celles qui nécessitent une action immédiate. Ces questions exigent votre attention MAINTENANT. Une façon simple de reconnaître les activités urgentes est de toujours prévoir les conséquences de ne pas terminer la tâche rapidement. Ces tâches sont inévitables dans les circonstances actuelles.
Important - questions et tâches importantes qui contribuent directement aux objectifs et aux valeurs à long terme. Par conséquent, ces tâches exigent une planification et des actions réfléchies. Elles exigent également une gestion du temps, de l'énergie et de l'attention, qui sont subjectives et dépendent de nos valeurs et de nos objectifs.
Voici comment vous pouvez identifier correctement les tâches "urgentes" et "importantes" et les classer dans les quatre quadrants de la matrice urgence/importance :
1) Tâches urgentes et importantes (à accomplir immédiatement)
Les tâches du quadrant 1 sont inévitables. Supprimer ces tâches ou y consacrer trop de temps ne fera qu'engendrer stress et fatigue. Il est donc recommandé de faire de ces tâches une priorité et de les terminer dès que possible.
Ces éléments ont généralement une échéance visible et des précautions à prendre pour ne pas agir immédiatement, comme les projets de dernière minute, la résolution d'un problème urgent pour un client, ou les voitures qui calent sur l'autoroute.
2. Tâches non urgentes et importantes (projets à planifier)
Les tâches du quadrant 2 sont importantes et vous aident à atteindre vos objectifs à long terme, mais elles n'ont pas de date limite, de sorte qu'elles peuvent facilement être remises à plus tard pour favoriser des tâches plus urgentes - par exemple, le réseautage professionnel, les projets d'entretien ou l'apprentissage d'une nouvelle compétence.
3. tâches urgentes et peu importantes (à déléguer)
Ces tâches sont décrites comme du "travail occupé". Ces tâches n'ont pas de sens pour vous, et vous pouvez les déléguer à quelqu'un d'autre pour qu'il les termine à temps. Par exemple, répondre aux messages des clients, agir sur les coupons, vérifier les courriels, etc.
4. tâches non urgentes et sans importance (à supprimer)
Il s'agit d'activités qui vous font perdre du temps et qui ne contribuent en rien à la réalisation de vos objectifs. La clé est de limiter le temps que vous consacrez à ces activités. Par exemple, faire défiler sans réfléchir les médias sociaux, regarder la télévision pendant des heures et faire des achats excessifs.
Comment utiliser la matrice Urgent-Important d'Eisenhower ?
La matrice Eisenhower vous permet de classer les tâches par ordre de priorité et d'importance en quatre catégories différentes qui permettent de créer un planning homogène et gérable. Grâce à ce planning, vous pouvez gérer votre travail de manière efficace et effective.
Pour utiliser cette matrice, vous devez d'abord identifier les tâches qui sont importantes pour vous et qui doivent être réalisées aujourd'hui. Cela vous aidera à déterminer les projets et les activités importants que vous devez faire en premier et que vous pouvez programmer pour un autre jour.
Vous noterez les activités urgentes et importantes dans le quadrant 1 à faire en premier. Alors que les activités non urgentes et importantes vont dans le deuxième quadrant. Vous pouvez nommer ce quadrant "Calendrier".
Ensuite, nous avons les tâches qui sont urgentes mais pas importantes. Par conséquent, elles peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre pendant que vous vous concentrez sur des questions plus urgentes. Toutes ces tâches sont placées dans le quadrant 3, que l'on peut aussi appeler "Déléguer".
Enfin, il y a les tâches qui ne sont pas importantes. Vous n'avez donc pas besoin de les faire. Vous pouvez nommer ce quadrant "Ne pas faire". Ce quadrant vous permet d'identifier toutes ces tâches qui vous font perdre votre temps et votre énergie. En les énumérant, vous serez plus attentif à ne pas vous adonner à ces activités. Cela peut vous aider à mettre fin à de mauvaises habitudes comme la navigation excessive sur Internet.
Une fois que vous aurez créé votre matrice urgent/important, votre vie deviendra très organisée et efficace.
Conseils pour l'utilisation de la matrice d'Eisenhower
Voici quelques étapes simples de gestion pour vous aider à utiliser la matrice d'Eisenhower plus efficacement :
Limitez vos tâches - ne vous surmenez pas et essayez de limiter vos tâches à un maximum de 8 par quadrant. Avant d'en ajouter une autre, assurez-vous d'avoir terminé la plus importante d'entre elles. N'oubliez pas que cette matrice vous aide à terminer les tâches, mais pas à les empiler.
Évitez les distractions - assurez-vous de planifier votre matrice sans aucune distraction. Ne laissez pas quelqu'un d'autre définir vos priorités. Planifiez vos tâches en fonction de votre propre emploi du temps et de votre niveau d'énergie.
Séparez les tâches personnelles et professionnelles - ne mélangez pas vos activités privées avec les tâches professionnelles. Créez deux listes distinctes pour chacune d'elles. De cette façon, vous n'aurez jamais à vous plaindre de ne pas pouvoir gérer le temps entre votre vie personnelle et professionnelle.
