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Was ist ein Projektstrukturplan (PSP)-Diagramm?

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Edraw | 06/02/2020
Wenn Sie Einsteiger in der Projektverwaltung sind, empfehlen wir Ihnen die Verwendung des Projektstrukturplans (PSP) für die effiziente Verwaltung Ihrer Projekte. Dieser einfache, aber umfassende Leitfaden stellt Ihnen Schlüsselkonzepte, Vorteile, Verwendungsmöglichkeiten und Bewertungsschritte des Projektstrukturplans anhand leicht verständlicher Beispiele vor.

Was ist der Projektstrukturplan (PSP)?

Ein Projektstrukturplan gliedert das Ziel eines Projekts in kleinere überschaubare Teile (Arbeitspakete) für spezifische Abteilungen, um zugeteilte Aufgabe mit Details wie Budget, benötigte Ressourcen und für die Aufgabe verantwortliche Personen usw. zu erstellen. Ein Lieferergebnis bezeichnet hierbei jedes überprüfbare und einzigartige Produkt oder die Fähigkeit, eine Zielleistung zu erbringen. Ein Arbeitspaket ist ein Lieferergebnis auf der untersten Ebene eines Projektstrukturplans und wird von Teammitgliedern zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe verwendet. Die Aufgabe, ein Dach zu decken, ist beispielsweise eines von vielen Arbeitspaketen für den Bau eines Bürogebäudes. Sie können sich den Projektstrukturplan auch als eine Skizze Ihres Projekts vorstellen. Hier ist ein Beispiel für einen Projektstrukturplan, der die Aufgabendetails eines integrierten Managementinformationssystems zeigt:

Beispiel für ein Informationssystem für den Projektstrukturplan

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Eine kurze Geschichte des Projektstrukturplans

Die Theorie des Projektstrukturplans hat Ihren Ursprung im Verteidigungsministerium der Vereinigten Staaten (DoD). Jahr 1962 stellten die NASA und die Luft- und Raumfahrtindustrie den Projektstrukturplan in theoretischer Form vor. Im Laufe der letzten Jahrzehnte wurde das Konzept des PSP überarbeitet, um auch in allgemeinen Branchen wie Luftfahrt, Elektronik, Fahrzeugbau, Informationen und in Unternehmensbereichen eingesetzt werden zu können.

Warum sollten Sie den Projektstrukturplan verwenden?

Ein gut ausgearbeiteter Projektstrukturplan ist nicht nur für ein bestimmtes Projekt, sondern auch für Ihr gesamtes Unternehmen hilfreich. Genauer gesagt kann Ihnen ein Projektstrukturplan bei Folgendem helfen:

  • Bewertung wichtiger Projektdetails , z.B. Projektumfang, Projektkosten, potenzielles Risiko und so weiter.
  • Prüfung Ihres Projekts anhand einer Top-Level-Ansicht , um Ihrem Team Entscheidungen für Projektzeitplan oder -ablauf zu vereinfachen.
  • Ermöglichung der Kommunikation im Team , damit alle Teammitglieder und Stakeholder während des gesamten Projektlebenszyklus auf demselben Stand sind.
  • Einfaches Verfolgen des Aufgabenfortschritts , selbst bei mehreren simultanen Projekten. Falls Ihr Projekt die veranschlagte Deadline nicht erreicht, hilft Ihnen der Projektstrukturplan beim einfachen Erkennen qualitativ schlechter Arbeitspakete.
  • Schnelles Ermitteln der Abhängigkeiten Ihres Projekts auf visuellem Wege.
  • Effizientes Zuweisen von Aufgaben und Ressourcen an Ihre Teammitglieder. Mit anderen Worten: Die Verwendung eines Projektstrukturplans sorgt für mehr Verantwortlichkeiten in Ihrem Team.

Obwohl der Projektstrukturplan all diese Vorteile bietet, stellt er keinen Ersatz für Ihren Projekt- oder Zeitplan auf der Grundlage einer bestimmten Abfolgen dar. Dies ist möglicherweise der größte Nachteil des Projektstrukturplans.

Wer verwenden Sie den Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan kann in zahlreichen Bereichen angewandt werden, darunter die folgenden:

  • Mitglieder von kommerziellen Projekt - Teams können alle wichtigen Teile ihres Projekts erfassen und sie mit ihren Verkäufern und Regierungsbeamten diskutieren.
  • Leiter von Bauprojekten können einen Projektstrukturplan zum Tracken von Versorgungsarbeiten und Umweltgenehmigungen nutzen.
  • Informationstechnik-Ingenieure können einen Projektstrukturplan als Roadmap für ihre Programmentwicklung verwenden, z.B. für Softwareentwicklung, Remote-Projekte, Entwicklung von Datenbanksystemen und mehr.
  • Eventplaner können einen Projektstrukturplan verwenden, um alle Details von Teilaufgaben darzustellen.

Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Projektstrukturplan für die Softwareentwicklung und -implementierung. Klicken Sie, um weitere Details zu sehen.

Softwareentwicklung-Projektstrukturplan Vorlage

Projektstrukturplan Formate

Die Darstellung eines Projektstrukturplans kann verschiedene Formate annehmen, u.a. Textform (Textgliederung mit Codenummern für jedes Element), Tabellen mit Spalten sowie grafische oder organisatorische Diagramme (Baumstruktur). Unter all diesen Typen stellt die Baumstruktur die häufigste Option dar. Sie zeigt die Hierarchie der Arbeitspaketdetails mit Platz für zusätzliche Informationen. Entscheiden Sie sich hierbei für das richtige Format entsprechend den Anforderungen Ihres Projekts.

Was sind die wichtigsten Beziehungen zwischen dem PSP und typischen Organigrammen?

Sie haben vielleicht bereits festgestellt, dass der Projektstrukturplan einem traditionellen Organigramm recht ähnlich sieht. Die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten dieser beiden Arten von Strukturen lassen sich wie folgt zusammenfassen:

  • Zielsetzung Der PSP konzentriert sich in der Regel auf Ergebnisse oder messbare Meilensteine, während sich typische Organigramme meist auf Mitarbeitertitel und Aufgaben konzentrieren.
  • Struktur Das gebräuchlichste Format für einen Projektstrukturplan und für klassische Organigramme ist eine hierarchische Struktur, d.h. eine übergeordnete Ebene hat jeweils eine Anzahl untergeordneter Ebenen. In einem Matrixorganigramm oder einem flachen Organigramm können sich die Verbindungen zwischen den Mitarbeiterstäben jedoch überschneiden.

Weitere kostenlose Download-Vorlagen für Projektstrukturpläne

Im Folgenden finden Sie kostenlose Vorlagen zum Herunterladen, damit Ihr Team mithilfe des Projektstrukturplans noch bessere Analysen durchführen kann. Klicken Sie auf einen der Namen, um weitere Einzelheiten zu sehen.

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PSP allgemeine Vorlage PSP-Auto-Industrie-Vorlage Projektstrukturplan Mind Map

Wie führen Sie eine Projektstrukturplan-Analyse durch?

Das Zeichnen ist ganz einfach. Sie können dazu einen Bleistift oder eine Diagramm-Software verwenden. Hier stellen wir Ihnen den produktivsten Weg dafür vor.

  • Schritt 1: Kommunikation im Team
  • Berufen Sie Ihre Teammitglieder ein, um die Schlüsselaspekte Ihres Projekts aus verschiedenen Blickwinkeln zu ermitteln (Erklärung der Projektvision, Projektphasen, Projektumfang (unerwartete Änderungen), Bedürfnisse der Interessenvertreter, Aufgabenliste mit Lieferergebnissen usw.). Für Entscheidungen zu Lieferergebnissen und Arbeitspakete tun Sie Folgendes:

    • Definieren Sie Ebene eins, Ebene zwei und weitere Ebenen für Ihre Projekte.
    • Berechnen Sie den prozentualen Anteil der Zeit jedes Teammitglieds für jede Phase Ihres Projekts.
    • Ordnen Sie jedes Lieferergebnis einem eigenständigen Team zu.
    • Unterteilen Sie Ihr Projekt kontinuierlich, bis Ihnen die definierten Komponenten für Ihr Ziel ausreichend erscheinen.
  • Schritt 2: Entscheiden Sie sich für ein PSP-Format
  • Sie können sich für verschiedene PSP-Formate entscheiden, z.B. die textbasierte hierarchische Struktur mit Zahlen und Dezimalpunkten. Alternativ können Sie auch ein tabellarisches Diagramm oder ein Organisationsdiagramm verwenden.

  • Schritt 3: Laden Sie die PSP-Diagrammsoftware herunter und legen Sie los
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    • Exportieren, drucken und teilen Sie Ihre Diagramme.

    Starten Sie Edraw Max und öffnen Sie „Verfügbare Vorlagen“ – „Projektverwaltung“ – „Projektstrukturplan (PSP)“ , doppelklicken Sie darauf, um ein neues Zeichenblatt zu öffnen. Alternativ können Sie eine der voreingestellten Vorlagen für Ihre Arbeit verwenden.

    psp diagrammvorlagen starten

  • Schritt 4: Legen Sie die Struktur Ihres Diagramms mit Aufgabendetails fest
  • Ziehen Sie eine „ Aufgabenkarte “-Vorlage aus der Bibliothek links auf die Leinwand rechts und geben Sie Ihre Aufgabendetails ein. Nutzen Sie dann Verbinder , um sie logische zu verbinden.

    Aufgabenkarte für PSP für Projektverwaltung hinzufügen

  • Schritt: 5 Schlüsseln Sie Ihre Struktur auf
  • Wie Sie Ihre Struktur in sinnvollere und leichter messbare Arbeitspakete zerlegen, hängt von der Art, Größe und Komplexität Ihres Projekts ab.

    Aufgabenkarte für PSP für Projektverwaltung hinzufügen

  • Letzter Schritt: Überprüfen Sie Ihre Arbeit
  • Der letzte Schritt besteht in der Überprüfung, ob die einzelnen Arbeitspakete die korrekten Details enthalten. Für die bessere visuelle Präsentation können Sie auch das Standard-Theme Ihres Projektstrukturplans ändern.

Weitere PSP-Design-Tipps?

Um einen Projektstrukturplan besser darstellen zu können, tun Sie Folgendes:

  • Die 100%-Regel – Ihr Projektstrukturplan sollte keine fremden oder unverwandten Aufgaben enthalten.
  • Die 8/80-Regel – Wenn Sie sich unsicher über den zeitlichen Umfang Ihres Arbeitspakets sind, halten Sie die Aufgabenzeit zwischen 8 und 80 Stunden oder nicht länger als der Standardberichtszeitraum. Wenn Sie z.B. monatlich über die Arbeit Bericht erstatten, sollte Ihr individuelles Arbeitspaket innerhalb eines Monats abgeschlossen sein.
  • Gegenseitiger Ausschluss – Alle Ihre Projektarbeitspakete sollten unabhängig voneinander sein. Versuchen Sie hierbei, Fehlberechnungen zu vermeiden.
  • Drei Ebenen – Ein typischer Projektstrukturplan besitzt in der Regel mindestens drei Ebenen. Einige komplexe Projekte, z.B. Softwareentwicklung, haben möglicherweise mehr als 5 PSP-Ebenen. Teilen Sie Ihr ursprüngliches Ziel im Falle von Aufgaben mit höheren Kosten oder hohem Risiko einfach in detailliertere Ebenen auf.
  • Farbkodierung – Sie können Ihre Aufgaben im Projektstrukturplan in verschiedenen Farben (z.B. grün, gelb oder rot) oder mit Nummern-Tags kennzeichnen, um den Projektstatus anzuzeigen.
  • Seien Sie Flexibel – Lassen Sie in Ihrem Projektstrukturplan Platz für mögliche weitere Änderungen. Sie müssen kein vollständig symmetrisches Projektstrukturplandiagramm erstellen, da einige Aufgaben möglicherweise mehr Informationen enthalten als andere.

Erstellen eines Projektstrukturdiagramms mit Edraw Max

Damit haben wir uns alle wesentlichen Aspekte eines Projektstrukturplans angesehen. Versuchen Sie nun, mit dem einfach zu bedienenden Edraw Max Ihr eigenes Projektstrukturplan-Diagramm zu erstellen, selbst ohne professionelle Zeichenkenntnisse. Schnelle Bearbeitung mitgelieferter Vorlage, Änderung des Standard-Layouts mit den voreingestellten Tools zur automatischen Erstellung, Verteilung von Teamressourcen, geteilte Nutzung in der Edraw Team-Cloud und Export in verschiedene Formate. Edraw Max hilft Ihnen in jeder Phase der Projektplanung, um die Zusammenarbeit zu verbessern und für ein erfolgreiches Projekt zu sorgen. Laden Sie sie jetzt durch einen Klick auf PC-Version oder Mac-Version herunterladen am Ende dieser Seite herunter.

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