Was ist die Standardarbeitsanweisung (SOP)?

Wenn Sie für die Führung eines Unternehmens verantwortlich sind, haben Sie wahrscheinlich schon von dem Begriff Standardarbeitsanweisung oder SOP gehört. Aber was bedeutet das wirklich und warum sollte es Ihnen wichtig sein?

Einfach ausgedrückt sind SOPs eine Reihe gründlicher Anweisungen, die beschreiben, wie bestimmte Aufgaben oder Prozesse ausgeführt werden sollen. Unabhängig davon, ob es sich um eine grundlegende oder eine komplexe Aufgabe handelt, stellt eine gute SOP sicher, dass die Aufgaben in Übereinstimmung mit den betrachteten Schritten ausgeführt werden. Der Benutzer wird durch jeden Schritt geführt und erhält klare und präzise Anweisungen, wie er von Punkt A nach Punkt B gelangen kann.

Bildquelle: templatelab

Standardarbeitsanweisungen gibt es normalerweise in 3 Formaten:

• Schritt-für-Schritt-Format

Dies eignet sich am besten für einfache Aufgaben oder Prozesse, z. B. die Installation einer Software auf einem Computer. Kurze, einfache Schritte beschreiben, was zu tun ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

• Hierarchisches Schrittformat

Ähnlich dem Schritt-für-Schritt-Format, jedoch mit Unterschritten für mehr Details. Perfekt, um einen bestimmten Schritt zu erläutern und dem Benutzer zusätzliche Anweisungen oder Alternativen bereitzustellen. Beispielsweise weist Schritt 1 den Benutzer an, eine Verbindung zu WiFi herzustellen, und Unterschritt 1a weist Benutzer an, den Benutzernamen und das Kennwort einzugeben.

• Flussdiagrammformat

Am besten geeignet für Aufgaben, bei denen mehrere Ergebnisse oder mehrere Pfade zu einem Ergebnis möglich sind. Ein Beispiel ist im Bild unten zu sehen.

Bildquelle: Edraw Max

Gemäß Bild 1 gibt es im Schritt Entscheidung mehr als ein mögliches Ergebnis. Das Flussdiagrammformat bietet den zusätzlichen Vorteil, dass der Benutzer mithilfe von Bildern und Formen angewiesen wird, was zu tun ist, wenn er Auswahl 1 oder Auswahl 2 auswählt.

Warum braucht ein Unternehmen eine SOP?

Wenn es darum geht, eine Aufgabe auszuführen, besteht wahrscheinlich eine Fehlausrichtung in Bezug auf die Ausführung dieser Aufgabe. Je größer die Organisation und je komplexer die Aufgabe, desto schlimmer kann das Problem werden.

Eine effektive SOP hilft bei der Systematisierung von Prozessen. Alle beteiligten Teammitglieder sind ausgerichtet und folgen denselben Schritten, um dasselbe Ergebnis zu erzielen. Dies wiederum wird Verwirrung und Ineffizienzen ausbügeln. Wenn Ihr Team einer SOP folgt, hat dies außerdem den zusätzlichen Vorteil, dass die Ausführung einer bestimmten Aufgabe konsistent ist. Dies ist besonders wichtig bei der Herstellung von Produkten, bei denen die Konsistenz der Qualität von entscheidender Bedeutung ist und am besten erreicht wird, wenn alle die gleichen Schritte ausführen.

Eine SOP konsolidiert die Methoden und Prozesse einer Organisation. Es dient als wichtige „Wissensbank“, auf die alle aktuellen und zukünftigen Teammitglieder zugreifen können. Dies ist besonders wichtig für Onboarding- und Schulungszwecke, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder dieselben Schritte und Verfahren befolgen.

Wie erstelle ich eine SOP?

Befolgen Sie diese Richtlinien zum Schreiben einer guten SOP.

1. Ziel:

Bevor Sie mit der Erstellung einer SOP beginnen, fragen Sie sich: Was ist das ultimative Ziel, das Sie damit erreichen möchten? Ist es, einen Produktionsprozess zu rationalisieren? Wird es sicherstellen, dass die Sicherheitsstandards eingehalten werden? Wird es für Schulungszwecke verwendet? Wenn Sie ein klares Ziel vor Augen haben, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, welches Format Sie verwenden müssen und welche Art von Inhalten behandelt werden müssen.

2. Wählen Sie ein Format:

Wie oben erläutert, hängt dies von der Einfachheit oder Komplexität der Aufgabe und der Anzahl der beteiligten Schritte ab. Für einfache, kurze Prozesse reicht ein schrittweises Format aus. Prozesse, die etwas komplexer sind - normalerweise mit zehn oder mehr Schritten - und etwas ausführlicher sind, sollten ein hierarchisches Format verwenden. Komplexe Prozesse mit mehreren Ergebnissen oder mehreren Pfaden zu einem Ergebnis lassen sich am besten anhand des Flussdiagrammformats veranschaulichen. Berücksichtigen Sie, wie fortgeschritten oder kompetent Ihr Publikum ist - wenn es sich um Experten auf einem Gebiet handelt, reicht möglicherweise ein einfaches Schritt-für-Schritt-Format mit wenig Ausarbeitung aus.

3. Benutzerfreundlichkeit:

Wenn Sie überlegen, wie Sie eine SOP schreiben, versetzen Sie sich in die Lage des Lesers. Ein guter Ausgangspunkt ist die Annahme, dass der Leser nichts über den von Ihnen beschriebenen Prozess weiß. Dies bedeutet, dass Sie eine Sprache verwenden müssen, die von Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und Bildungsniveau weitgehend verstanden wird. Verwenden Sie einen Gesprächston, um den Leser zu beschäftigen. Jargon sollte sparsam verwendet werden, um den Leser nicht zu überfordern.

4. Lassen Sie sich von Experten beraten und wissen:

Um die bestmögliche SOP zu schreiben, müssen Sie über Expertenwissen in den relevanten Bereichen verfügen oder Zugriff darauf haben. Das Erstellen einer SOP ohne diese kann dazu führen, dass Ihren Teammitgliedern ungenaue Informationen übermittelt werden, was wiederum die Qualität des Ergebnisses oder die Sicherheit der beteiligten Teammitglieder beeinträchtigen kann. Die Befragung verschiedener Experten, die Überprüfung Ihrer SOP durch sie und die Durchführung der Verfahren selbst sind nur einige der Möglichkeiten, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre SOP so solide wie möglich ist.

Beim Schreiben einer SOP sind drei Aspekte enthalten:

• Struktur

• Stil und Präsentation

• Endkontrollen und Implementierung

1. Struktur

Jede SOP hängt von der Art des Prozesses und seiner Komplexität ab. Hier ist eine Übersicht über eine SOP, die Sie an Ihren eigenen Prozess anpassen können.

(1) Abdeckung:

Dieser Abschnitt sollte gegebenenfalls Elemente wie Titel, Datum, relevante Organisationsabteilung sowie Firmennamen und -nummern für Verwaltungszwecke enthalten.

(2) Inhalt:

Skizzieren Sie die wichtigsten Abschnitte, die behandelt werden sollen. Wenn der Prozess kurz und unkompliziert ist, kann dies übersprungen werden.

(3) Struktur:

• SOP-Geltungsbereich: Stellen Sie den Prozess vor, wie er verwendet werden soll und was er erreicht.
• Verfahrensschritte: Listen Sie die Schritte numerisch oder nach Aufzählungszeichen auf. Seien Sie so genau, was zu tun ist, mit welcher Ausrüstung und unter Berücksichtigung der Sicherheitsvorkehrungen (Unterpunkt D).
• Fachsprache und komplexe Terminologie definieren.
• Sicherheitsvorkehrungen: Markieren Sie in einem separaten Abschnitt, welche Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen während des Prozesses beachtet werden müssen.
• Ausrüstung: was benötigt wird und wo es zu finden ist.
• Fehlerbehebung: Zeigen Sie mögliche Hindernisse auf und wie Sie sie umgehen können.

(4) Qualitätskontrolle:

Stellen Sie dem Benutzer Ressourcen und Statistiken zur Verfügung, damit er weiß, dass er das gewünschte Ergebnis erzielt hat.

(5) Referenzen:

Kredit Werke oder Materialien zitiert.

2. Stil und Präsentation

Behalte das KISS-Prinzip im Auge - halte es einfach, dumm. Stellen Sie sicher, dass Ihre Sätze kurz und auf den Punkt sind.

Verwenden Sie Diagramme, Bilder und Flussdiagramme, um komplexe Anweisungen zu veranschaulichen und zu vereinfachen. Dies hat auch den zusätzlichen Vorteil, dass der Leser angesprochen wird.

Bildquelle: Beispiel für die Verwendung eines Flussdiagramms der Weltgesundheitsorganisation

3. Endkontrolle und Implementierung

Führen Sie einen Testlauf mit der von Ihnen erstellten SOP durch und lassen Sie ihn von einem Benutzer überprüfen, der den Vorgang tatsächlich ausführt. Sind die Schritte sinnvoll und fließen sie logisch? Haben Sie wichtige Informationen verpasst? Fehlen Teile im Detail? Wenn Sie diese beiden Dinge tun, können Sie Mängel in Ihrem Entwurf erkennen.

Stellen Sie nach der Genehmigung Ihrer SOP sicher, dass Sie diese regelmäßig auf dem neuesten Stand halten. Einige Änderungen, die regelmäßig aktualisiert werden müssen, betreffen Technologie und Personal.

Fazit

Letztendlich wird eine klare und effektive SOP als wichtiges Lehr- und Einstiegsinstrument für Teammitglieder und Mitarbeiter mit unterschiedlichem Erfahrungsgrad dienen. Verwenden Sie dieses Handbuch zum Schreiben einer Standardarbeitsanweisung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen jederzeit die Best Practices einhält und die Effizienz und Produktivität verbessert.

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