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Warum sind Balkendiagramme so wichtig für das Projektmanagement?

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Edraw | 03/31/2020
Balkendiagramme werden mittlerweile im Projektmanagement häufig für eine optimale Teamkommunikation, höhere Produktivität und ein erweitertes Ressourcenmanagement verwendet. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, warum ein Balkendiagramm für das Projektmanagement so leistungsfähig ist.

Was ist ein Balkendiagramm?

Bevor wir die Bedeutung von Balkendiagrammen im Projektmanagement analysieren, gehen wir zunächst das Grundkonzept solcher Diagramme durch. Im Allgemeinen ist ein Balkendiagramm eine Darstellung von Projektaufgaben, die über einen bestimmten Zeitraum geplant sind. Es wird zum Einrichten und Verwalten von Projekten unterschiedlicher Größe und Bedeutung verwendet. Man kann viele Aufgabendetails in einem Balkendiagramm checken. Dazu gehören z.B. Start- und Enddatum der Aufgabe, Zuweisung von Ressourcen, Meilensteine, Aufgabenprioritäten usw. Darüber hinaus kann professionelle Projektmanagementsoftware den Anwendern erweiterte Funktionen wie Budgetberichte basierend auf ihren Balkendiagramm bieten.

Balkendiagramm für das Projektmanagement

Warum Balkendiagramm im Projektmanagement einsetzen?

Wenn Sie Probleme haben, Aufwand und Ressourcen Ihres Projekts zu prognostizieren, oder wenn Sie der Auffassung sind, dass die papierbasierte Aufgabenliste nicht ausreicht, um die Aufgaben zu erledigen, sollten Sie auf den Einsatz von Balkendiagrammen setzen. Sie haben vielleicht schon einmal von Balkendiagrammen gehört, haben aber keine Vorstellung davon, wie leistungsfähig solche Diagramme im Projektmanagement sein können. Wir würden Ihnen gerne mehr Einblicke in Balkendiagramm gewähren.

Scan- und verwaltbare Projektinformationen auf einen Blick

Teammitglieder können wichtige Komponenten und zentrale Informationen für das Projekt leicht nachvollziehen: Was, Wer, Wann, Wo, Warum und Wie. In erweiterten Balkendiagramm können Aufgaben auch mit visuell ansprechenden farbcodierten horizontalen Balken für unterschiedliche Teams angezeigt werden. Diese Resultate sind auch für Projektbesprechungen sehr nützlich, bei denen man möglicherweise die Schlüsselprobleme eines Projektes diskutiert werden sollen.

Gut strukturiert

Balkendiagramme sind flexibel darstellbar und können klare Arbeitsteilung innerhalb eines Teams aufzeigen. Jeder einzelne kann seine zugeordneten Aufgaben selbst überprüfen, während der Projektmanager oder der Teamleiter das Gesamtprojekt überwachen kann.

Hilfreich für das Ressourcenmanagement 

In der Realität können Probleme auftreten, wenn Überlastungen auftreten oder Ressourcen nur begrenzt verwendet werden können. Durch den Einsatz detaillierter Balkendiagramme können Projektmanager die Aufgaben effektiv auf Geschäftsbereiche wie Budget, Ausrüstung und Materialien verteilen. In diesem Fall können Manager die Kapazität von Teams unterschiedlicher Abteilungen leichter messen und präzisere Entscheidungen über Umfang und Budget zu treffen. Außerdem könnte es auch ein großartiges Gefühl sein, wenn Sie Ihren externen Geschäftspartnern oder Sponsoren die guten Nachrichten von reduzierten Kosten zu überbringen.

Weisen Sie Ressourcen im Balkendiagramm zu

Perfekt für das Zeitmanagement

In Balkendiagrammen können Projektmanager Aufgaben gemäß der vergangenen, aktuellen und zukünftigen Pläne festlegen:

Teamleiter sind in der Lage, für den aktuellen Plan Schlussfolgerungen ziehen, wenn sie die Zeitlücken zwischen den Aufgaben schließen.

Für den aktuellen Plan können Manager mithilfe von in Balkendiagrammen viele Einstellungen festlegen, um die Verbindungen zwischen unterschiedlichen Aufgaben besser zu verstehen und den Arbeitsablauf zu optimieren:

1 die Mindestdauer für die Fertigstellung einer Aufgabe;

2 den prozentualen Fortschritt der Aufgabe;

3 die Priorität (gleichzeitig oder in präziser Reihenfolge) der einzelnen Aufgaben;

4 Wenn im Falle unvorhergesehener Ereignisse während eines Projekts - die eigentlich bei fast jedem Projekt auftreten - die Teamleiter in ihren auf Kalenderansichten basierenden in Balkendiagrammen schnell reagieren und Veränderungen vornehmen können. Dazu gehört zum Beispiel die Anpassung der Daten oder Aufwände einer einzelnen Aufgabe oder das Zurücksetzen von Meilensteinen für Verzögerungen.

Für die zukünftige Planung  können Entscheidungsträger weiter nach vorne schauen und so sicherstellen, dass sich jede Aufgabe auf die finale strategische Zielstellung konzentriert. Im Idealfall kann das Projektteam einige Kombinationen seiner Aufgaben vornehmen, um einzelnen Ziele vorzeitig zu erreichen.

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Perfekte Teamarbeit

Mangelnde Kommunikation ist ein großes Problem in Unternehmen, wenn Projekte scheitern. Durch den Einsatz von Balkendiagrammen im Projektmanagement sind jedoch alle Rollen klar erkennbar. Jeder kann nachvollziehen, wer an welchen spezifischen Aufgaben oder Programmen arbeitet und ob es mögliche Probleme usw. gibt. In solchen Fällen muss keine separate Software mehr verwendet werden. Die Teamkommunikation funktioniert, da sich alle auf Beteiligten auf derselben Seite befinden, sodass Missverständnisse oder Ausreden für fehlerhafte Aufgaben vermieden werden.

Hohe Motivation

Jeder Meilenstein in einem Balkendiagramm kann als Motivationsfaktor genutzt werden, um das gesamte Projektteam für die Zielerreichung zu ermutigen. Meilensteine können wöchentlich oder monatlich für die Erledigung bestimmter Aufgaben oder Fristen fixiert werden.

Meilensteine in Balkendiagramme festlegen

Für eine Vielzahl von Rollen und Feldern nutzen 

Angesichts der steigenden Anzahl abteilungsübergreifender Projekte mit mehreren Teams ist der Einsatz von Balkendiagrammen für unterschiedliche Rollen im Projektmanagement ideal: Geschäftsprojektmanager, Bauleiter, Betriebsleiter, Marketingmanager, externe Partner, Ingenieurwesen, Fertigung, Infrastruktur, Softwareentwicklung und Regierungsarbeiten usw.

Für Laien leicht verständlich

Balkendiagramme organisieren Personengruppen, die keine professionellen Projektmanagementfähigkeiten aufweisen - wie z. B. Stakeholder mit unterschiedlichem Wissenshintergrund -, um sie über aktuelle Entwicklungen zu informieren. Sämtliche Stakeholder können Ihre Bemühungen gemäß der Planungen umsetzen. Der Einsatz von Balkendiagrammen baut die Brücke zwischen Projektteam und den Mitarbeitern.

Zusätzliche kostenlose Beispiele und Vorlagen für Balkendiagramme

Die folgenden kostenlosen Beispiele und Vorlagen für Balkendiagrammen enthalten die Hauptkategorien für das Baumanagement und geschäftliche Projekte. Erfahren Sie weitere Details und klicken Sie weitere davon an.

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Wie erstelle ich ganz einfach ein Balkendiagramm?

Balkendiagramm können mithilfe einer Tabelle oder für komplexere Programme mit einer Projektmanagement-Software erstellt werden. Man kann schnell neue Aufgaben hinzufügen, Datenformate und -einheiten festlegen, Aufgaben benennen, Aufgabenabhängigkeiten erstellen, Ressourcen verwalten der Berichte erstellen. Zum Testen weiterer Funktionen klicken Sie bitte auf den kostenlosen Download-Button unten auf dieser Seite.

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