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Projekt-Management-Plan: Definition, Elemente und Tipps

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Edraw | 07/30/2020

Was ist ein Projektmanagementplan?

Ein Projekt zu leiten bedeutet, zahlreiche Prozesse und Aufgaben zugleich im Blick zu behalten. Ein Plan ist besonders wichtig, wenn Sie ein Projekt erfolgreich und professionell durchführen wollen.

Ein Projektmanagementplan ist ein detaillierter Leitfaden, der ein Projekt vom Startpunkt bis zur Ziellinie führt. Ein Projektmanagementplan ist ein detailliertes Dokument, das die Herangehensweise ein Projekt von Anfang bis Ende beschreibt. Er enthält eine schrittweise Anleitung dazu, wie ein Projekt überwacht, ausgeführt und erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Ein solcher Projektmanagementplan beschreibt die einzelnen Phasen eines Projekts und umreißt die für die Bearbeitung der Aufgaben in jeder Projektphase verantwortlichen Parteien. Ein Projektverwaltungsplan ist mit einem Beratungsleitfaden vergleichbar. Er wird verwendet, um Fortschritte in jeder Projektphase zu messen und das Vorrankommen eines Projektes zu messen. Er ist außerdem bei Entscheidungen bei der Ressourcenzuteilung praktisch.

Ein Projektmanagementplan ist ein unverzichtbares Instrument für den Erfolg eines jeden Projekts. Es überrascht daher nicht, dass viele Fachleute dieses Instrument zur Verwaltung ihrer Projekte nutzen, seien es Projektmanager, Projektmitglieder, selbst Spitzenkräfte.

Projektplan

Bildquelle: pixabay.com

Für einen Projektmanager ist ein Projektmanagementplan besonders hilfreich. Der Projektmanagementplan dient hierbei als Kompass, der Projektmanagern den idealen Weg zur Leitung eines Projekts weist. Der Projektmanagementplan bestimmt die Entscheidungen eines Projektleiters und hilft ihm bei der Erreichung der Projektziele. Ein Projektmanagementplan ermöglicht Projektmanagern das Verständnis der Anforderungen eines Projekts, der damit verbundenen Aufgaben und der für die Durchführung eines Projekts verfügbare Zeit.

Projektmitgliedern ermöglicht ein solcher Plan, die anzugehenden Aufgaben zu überblicken. Der Projektmanagementplan bestimmt den Zeitplan für jede Phase eines Projekts und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich einzubringen, ihre Fähigkeiten einzusetzen und so das Projekt voranzubringen.

Projekte erfordern Ressourcen. Ein Projektmanagementplan ist entscheidend für die sinnvolle Ressourcenverteilung zur Durchführung eines Projekts. Top-Führungskräfte nutzen Projektmanagementpläne für Entscheidungen über die erforderlichen Ressourcen erforderlich und die Verteilung der Ressourcen je nach Projektphase. Mit einem Projektmanagementplan können leitende Angestellte fundierte Entscheidungen über Budget, Kosten und damit zusammenhängende Fragen zu einem Projekt zu treffen.

Was sollte ein Projektmanagementplan enthalten?

Um einen klaren und präzisen Projektplan zu erstellen, sind einige Schlüsselelemente notwendig, die einen reibungslosen Projektmanagementverlauf ermöglichen. Einige dieser Elemente haben wir hier hervorgehoben:

  1. Klar definiertes Projektziel

Bei der Erstellung eines Projektplans sollten Sie als erste das Ziel bzw. die Zielsetzung Ihres Projekts definieren. Das Ziel ist der eigentliche Grund für den Start des Projekts. Ein klar definiertes Ziel leitet alle im Laufe eines Projekts getroffenen Entscheidungen.

  1. Überblick über den Projektumfang

Wie lange soll Ihr Projekt laufen? Was sind die Grenzen Ihres Projekts? Diese Fragen helfen Ihnen, eine Struktur und die Grenzen Ihres Projekt zu ermitteln. Der Projektrahmen umfasst alle Bereiche, die Ihr Projekt abdecken soll. Er ist ein Schlüsselelement, da er verhindert, dass Ihr Projekt vom Kurs abkommt.

  1. Klare Ausgabe und Ergebnisse

Nachdem Sie das Ziel Ihres Projekts klar definiert haben, sollten Sie sich Gedanken um das Endprodukt Ihres Projekts machen. Was wollen Sie am Ende des Projektzyklus produzieren oder erreichen? Die Antwort auf diese Frage definiert die Ausgabe/Ergebnisse Ihres Projekts. Ihre Ergebnisse und Leistungen sind das, was Sie am Ende eines Projekts vorweisen möchten

  1. Budget

Die Durchführung eines Projekts erfordert den Abschluss einer Reihe von Aufgaben in verschiedenen Phasen. Das Durchlaufen der verschiedenen Projektphasen erfordert bestimmte Ressourcen und Mittel. Ein Budgetplan ist ein wesentlicher Bestandteil eines Projektplans, denn er beschreibt, wie viele Mittel in ein Projekt fließen sollen und wie viele Mittel für jede Phase des Projekts erforderlich sind.

  1. Zeitplan

Projekte sind zeitgebunden. Der Zeitplan beschreibt die Start- und Endzeiten eines Projekts und die voraussichtliche Dauer der einzelnen Phasen eines Projekts. Der Zeitplan ist wichtig, da er die Projektmitglieder über die für eine Aufgabe benötigte Zeit informiert, die Beteiligten motiviert und auf Kurs hält.

Wie Sie einen guten Projektplan erstellen

Nachdem Sie nun einige der Schlüsselelemente eines Projektplans kennengelernt haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie einen Projektplan erstellen, der für Sie selbst oder Ihre Organisation ideal ist. Im Folgenden stellen wir Ihnen Schritt für Schritt ein Verfahren zur Entwicklung eines guten Projektmanagementplans vor. So können Sie Ihren Projektplan einfacher fertigstellen, selbst wenn Sie Einsteiger ohne vorherige Projektplanungserfahrung sind.

Schritt 1: Definieren Sie Ihr Projektziel

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektplans besteht darin, das eigentliche Ziel Ihres Projekts zu ermitteln. Beginnen Sie mit einem konkreten Ziel im Hinterkopf.

Welche Themen soll Ihr Projekt behandeln? Was ist der Zweck Ihres Projekts? Welche Bedürfnisse erfüllt Ihr Projekt?

Zur Beantwortung dieser Fragen ermitteln Sie die von Ihrem Projekt betroffenen Personen und finden Sie heraus, wie Ihr Projekt für diese von Nutzen sein kann. Diese Personen werden als „Stakeholder“ bezeichnet. Ein solcher Nutzen kann dann in ein Ziel übersetzt werden, das Sie mit Ihrem Projekt erreichen wollen.

Schritt 2: Definieren Sie den Umfang und das Budget Ihres Projekts

Wie lange soll Ihr Projekt laufen? Was sind die Grenzen oder Beschränkungen Ihres Projekts? Gibt es Bereiche, die Ihr Projekt nicht berühren soll? Der Umfang Ihres Projekts lässt sich mit dem Umriss eines Gebäudes vergleichen – wie umfangreich soll Ihr Projekt letztendlich sein? Durch die Definition dieses Umfangs können Sie die Ressourcen und das Humankapital bestimmen, die in Ihr Projekt einfließen werden

Sobald Sie den Umfang Ihres Projekts kennen und wissen, wie viel Arbeit in das Projekt zu investieren ist, müssen Sie das Budget für die Erledigung der Arbeiten festlegen. Unterteilen Sie den Projektumfang in verschiedene Phasen und Aufgaben und ermitteln Sie, wie viele Ressourcen erforderlich sind, um die einzelnen Phasen abzuschließen.

Schritt 3: Definieren Sie die Ergebnisse Ihres Projekts

Das, was Sie am Ende Ihres Projekts produzieren oder aufzeigen möchten , wird als „Lieferergebnis“ bezeichnet. Lieferergebnisse stellen die Endprodukte oder Dienstleistungen dar, die Sie nach Abschluss der Projektarbeit liefern möchten. Geben Sie hierbei an, wie lange es Ihrer Meinung nach dauern wird, die Lieferergebnisse Ihres Projekts abzuliefern, und welche Aufgaben für das Abliefern dieser Ergebnisse abgeschlossen werden müssen.

Schritt 4: Umreißen Sie den Zeitplan des Projekts mit Hilfe eines Gantt-Diagramms

Im Zeitplan wird die für das Projekt benötigte Zeit geschätzt. Er sollte die Aufgaben und Phasen des Projekts sowie die voraussichtliche Dauer der einzelnen Aufgaben/Phasen aufführen. Veranschaulichen Sie die Zeitachse mithilfe eines Gantt-Diagramms. Ein Gantt-Diagramm sorgt für eine optimale Struktur und hält das Projekt auf Kurs. Es zeigt Ihnen, in welcher Phase sich das Projekt befindet und was noch zu tun ist.

Schritt 5: Zusätzliche Informationen

Die folgenden Informationen in Ihrem Plan erweitern Ihren Projektmanagementprozess um wichtige Details und geben ihm eine bessere Struktur.

  • Angaben zur Belegschaft: Umreißen Sie die Kategorien der am Projekt arbeitenden Mitarbeiter – von Fachkräften über Techniker bis hin zu Beratern. Geben Sie den Zeitrahmen an, in dem die jeweilige Personalgruppe mit der Arbeit an dem Projekt beginnen soll, sowie die Anzahl der zur Durchführung der Arbeit erforderlichen Personen.
  • Einzelheiten zur Kommunikation: Im Verlauf des Projekts sind detaillierte Berichte nötig, die den Projektfortschritt und die auftretenden Herausforderungen beschreiben. Diese Berichte bildet Ihren Kommunikationsplan. Sie sollten den Zeitrahmen für die Erstellung dieser Berichte festlegen, z.B. wöchentlich, vierzehntägig oder monatlich. Legen Sie außerdem die wichtigsten Interessenvertreter fest, die aktuelle Informationen und diese Berichte erhalten sollen.
  • Einzelheiten zum Risikomanagement: Normalerweise werden Sie im Laufe eines Projekts mit bestimmten Herausforderungen und Risiken konfrontiert. Risiken sind immer Teil eines Projekts und erfordern Pläne zur Bewältigung. Ermitteln Sie die Risiken, denen Sie im Laufe Ihres Projekts voraussichtlich begegnen werden, und skizzieren Sie für jedes Risiko eine Bewältigungsstrategie.

Wie Sie einen guten Projektplan erstellen

Damit kennen Sie nun die Schritte zum Erstellen eines detaillierten Projektmanagementplans. Ein solcher Plan wirkt möglicherweise kompliziert, wenn Sie ihn gerade zum ersten Mal erstellen.

Die Planung eines Projekts erfordert viele Details und kritisches Denken. Eine klassische Projektplanung auf dem Papier ist jedoch sehr umständlich.

Wie behalten Sie die Projektstruktur bei und erhalten ein besseres visuelles Bild der zum Projekt gehörigen Phasen? Setzen Sie am besten auf eine Software, die speziell für das Erstellen von Projektplänen entwickelt wurde.

MindMaster (https://www.edrawsoft.com/de/mindmaster/) ist ein großartiges Projektplanungs-Tool für Anfänger, da MindMaster intuitiv und einfach zu bedienen ist. Damit erstellen Sie Projektpläne, die professionell aussehen und ein echtes Expertengefühl vermitteln.

Um mit MindMaster zu beginnen, starten Sie es auf Ihrem Computer, legen Sie ein kostenloses Konto an und beginnen Sie mit dem Erstellen Ihres Projektplans in einem Gantt-Diagramm auf der MindMaster-Plattform. Mehr ist das zu nicht nötig.

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MindMaster bietet Ihnen zahlreiche attraktive Vorlagen, die Sie problemlos an die Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen können. Wenn Sie möchten, können Sie darüber hinaus aber auch die vielen professionellen Symbole und Bilder nutzen, um Ihren Projektplan von Grund auf neu zu erstellen. Anschließend können Sie Ihren fertiggestellten Projektplan mit für das Projekt wichtigen Personen teilen und Ihren Plan sogar in verschiedenen Formaten exportieren, um ganz einfach darauf zugreifen zu können.

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Sie müssen von mehreren Geräten aus auf Ihren Projektplan zugreifen? Keine Sorge! MindMaster ist plattformübergreifend verwendbar, Sie können auf Ihre Projektpläne also sowohl auf dem PC, im Web als auch auf mobilen Geräten zugreifen.

In diesem umfangreichen Artikel haben wir untersucht, wie wichtig die Projektplanung für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts ist. Um ein Projekt optimal umzusetzen, müssen Sie das Ziel bestimmen und den Weg dorthin skizzieren. Mit einem Projektmanagementplan legen Sie den Weg zu einem erfolgreichen Projekt fest. Folgen Sie den von uns dargestellten Schritten, einschließlich der Schlüsselelemente des Projektplanungsprozesses, und erstellen Sie Ihren individuellen Projektplan in MindMaster ohne Probleme.

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