Ausgabenbericht

Ein Ausgabenbericht ist eine detaillierte Aufstellung der erfassten Ausgaben, Aufwendungen, Zahlungen und Kosten für eine bestimmte Aktivität/Veranstaltung. Einige gängige Beispiele für solche Ausgaben sind Benzinkosten, Mahlzeiten, Telefonrechnungen, etc. Ein Ausgabenbericht hilft bei der Überwachung der Kapitalabflüsse eines Unternehmens. Es ist also ein wichtiges Dokument, um die Ausgaben für Geschäftsprojekte zu verfolgen. Dieses Dokument kann manuell oder über Online-Tools wie MS Word, Excel, PDF oder jede Buchhaltungssoftware erstellt werden. Für bestimmte geschäftliche Aktivitäten gibt es auch online kostenlose Vorlagen für Ausgabenberichte.

Die Geschichte der Ausgabenberichte ist so alt wie die Geschichte der Geschäftsnormen - etwa 9.000 Jahre, als die Menschen erstmals die Grundlagen des Handels verstanden. Seit der Mensch die Geheimnisse des fruchtbaren Handels und der Buchführung entschlüsselt hat, gibt es Ausgabenberichte in der einen oder anderen Form.

Im Laufe der Zeit und der Entwicklung der Zivilisationen wurden die Form und das Format der Spesenabrechnung verändert und die Struktur verbessert. Als das Papier erfunden wurde, war es für die Buchhalter bequemer, mit physischen Berichten Schritt zu halten und Registrierkassen zu führen.

Schließlich ersetzte die digitale Technologie das Papier durch Softwareprogramme. Heutzutage erstellen wir Ausgabenberichte mit speziellen Buchhaltungssoftwareprogrammen oder Online-Tools wie MS Word, Excel oder PDF.

Es ist wichtig, die Verwendungszwecke des Ausgabenberichts zu kennen. Der Bericht hilft den Unternehmen auf folgende Weise.

• Er hilft bei der Erstellung eines Protokolls über alle Ausgaben, die in einem Projekt anfallen. So erhalten Sie eine Vorstellung von den Gesamtkosten des Projekts. Diese Kosten sind wichtig, um den ROI (Return on Investment) zu ermitteln.
• Es trägt dazu bei, den Mitarbeitern die Ausgaben zu erstatten, die sie im Namen des Unternehmens tätigen. Dies ist eine übliche Kultur in kleinen Unternehmen oder Industrien, in denen nur ein bis zwei Personen Eigentümer eines Unternehmens sind.
• Das Dokument hilft Privatpersonen bei der Abgabe von Steuererklärungen. Denn der Bericht ist gründlich und gut formuliert. Er enthält alle Details, die jemand für die Abgabe einer Steuererklärung benötigt.
• Es ist ein altes Sprichwort, das besagt: Was man nicht messen kann, kann man auch nicht kontrollieren. Ein Ausgabenbericht ist ein Tool zur Messung und Verfolgung der Kapitalabflüsse, um durch die Eliminierung nicht wertschöpfender Prozesse einen Mehrwert zu schaffen.

Ein Ausgabenbericht ist das Herzstück eines Geschäftskreises. In Unternehmen werden die Ausgabenberichte am Ende eines jeden Monats im Detail untersucht, wenn der Budgetabweichungsbericht (BVR) vorgelegt wird.

Er zeigt den Finanzstatus eines Unternehmens und die Differenz zwischen dem geplanten Budget eines bestimmten Monats und den in diesem Monat tatsächlich angefallenen Ausgaben. In Zeiten finanzieller Notlagen und Rezessionen spielt das Dokument eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, ein detailliertes Bild der Ausgaben zu zeichnen und aufzuzeigen, wo die Organisation Kosten einsparen kann, um reibungslos zu arbeiten.

Ausgabenberichte sind auch bei der Planung des Budgets für den nächsten Geschäftszyklus nützlich. Er hebt frühere Ausgaben und die Inflation hervor. Dies hilft dem Finanzteam bei der Prognose für das nächste Haushaltsjahr. Das Dokument zeigt ein Geschäftstreffen, bei dem Unternehmer sich auf den Weg machen und Sponsoren anwerben, die die bisherigen Projektkosten widerspiegeln.

Ein typischer Ausgabenbericht enthält die folgenden Schlüsselinformationen in Spalten.

1. Name des Unternehmens

Sollte in der oberen linken Ecke des Dokuments erwähnt werden.

2. Datum des Berichts

Diese sind notwendig und stehen oben auf dem Hauptteil des Berichts.

3. Details zu den Ausgaben

Dies sind die Angaben, auf deren Grundlage die Ausgaben getätigt wurden.

4. Betrag der Gesamtausgaben in der letzten Spalte

Alle Ausgaben werden addiert, um die Gesamtausgaben für ein Projekt zu ermitteln.

5. Signatur und Datum

Um das Dokument zu autorisieren, muss es von dem Mitarbeiter und seinem Abteilungsleiter unterzeichnet werden.

Im Folgenden finden Sie die verschiedenen Arten von Ausgabenberichten.

• Ein einmaliger Ausgabenbericht

Er ist sinnvoll, wenn es sich nicht um ein reguläres Geschäft, sondern um ein Pilotprojekt handelt. Dann ist ein einmaliger Ausgabenbericht hilfreich.

• Ein wiederkehrender Ausgabenbericht

Er ist hilfreich in einer kleinen Firma, in der Lieferanten täglich den Markt besuchen, um Waren einzukaufen.

• Ein langfristiger Ausgabenbericht

In großen Unternehmen ist er hilfreich, wenn am Ende eines jeden Monats und dann am Ende des Jahres die Ausgaben besprochen werden, um die Strategie für den kommenden Geschäftsmonat bzw. das kommende Jahr zu ändern.

Im Folgenden finden Sie die einfachen Schritte zum Erstellen eines Ausgabenberichts in Excel.

Schritt 1: Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf "Neu".

Schritt 2: Erstellen Sie eine Spesenabrechnung von Grund auf neu und geben Sie den Namen des Unternehmens oben auf dem Blatt an. Fügen Sie Ausgaben hinzu und erstellen Sie Spalten. Geben Sie die Einzelheiten und Beträge ein. Zum Schluss addieren Sie die Beträge. Fügen Sie die Signaturleiste und das Datum am unteren Rand des Blattes hinzu.

Schritt 3: Klicken Sie nun auf "Datei", um den Ausgabenbericht zu speichern.

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Wir sagen Ihnen, wie Sie mit EdrawMax schnell und einfach einen Ausgabenbericht erstellen können. Folgen Sie einfach den unten aufgeführten Schritten:

Schritt 1: Öffnen Sie Edraw

Laden Sie zunächst die Edraw Max Software herunter und installieren Sie sie auf Ihrem PC. Starten Sie die App und klicken Sie auf Neu.

Schritt 2: Gehen Sie zu den Formularen

Scrollen Sie nun nach unten zur letzten Option, d.h. Formulare im Navigationsbereich auf der linken Seite. Wählen Sie die Option "Ausgabenbericht". Jetzt können Sie auf eine vorgefertigte, kostenlos bearbeitbare Vorlage klicken oder auf "+", um eine von Grund auf neu zu erstellen.

Schritt 3: Bericht entwerfen

Für die Zwecke dieses Artikels werden wir eine kostenlose Vorlage verwenden. Mithilfe der Registerkarten (oben) und des Formatfensters (rechts) werden wir nun den Ausgabenbericht bearbeiten und anpassen.

Schritt 4: Speichern

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Datei, um Ihren Ausgabenbericht zu speichern. Sie können ihn auf Ihrem PC oder in der Cloud speichern. Sie können ihn auch in verschiedenen Dateiformaten speichern.

Ausgabenberichte sind ein wichtiger Bestandteil der regulären Geschäftsaktivitäten. Wenn Sie sie mit einem einfachen Tool erstellen möchten, verwenden Sie EdrawMax.