如何绘制数据流程图

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什么是数据流程图

数据流程图从输入和输出的角度展示一个系统如何处理数据。

数据流程图能直观地展示任一业务功能。这种图示技巧从业务的全貌开始,分析每个感兴趣的功能区。这种分析能准确按照详细程度要求进行。该技巧利用一种称为自顶向下扩张的方式进行有针对性的分析。

顾名思义,数据流程图是说明一个流程内信息传递的一种图示。可以用数据流程图轻松地绘制数据流程图。此外,利用简单好用,免费下载的绘图工具,你还可以自动化地绘制复杂流程的数据流程图。数据流程图是构建和分析信息流程的模型,根据一个流程的输入和输出展示信息流。数据流程图也被称为过程模型, 展示外部存储数据支持下的业务或技术进程,以及信息从一个进程流入另外一个进程的过程和结果。

数据流程图符号

绘制业务流程图(数据流程图)需要很多符号。以下介绍这些符号和使用的规则。

数据流图符号

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处理过程

过程形状代表处理数据的任务。此任务可能是处理数据或基于数据实行操作。

多进程

多进程形状用于展示多个子流程的集合。多进程可以在另外一个数据流程图中拆分成子进程。

外部实体

外部实体形状表示经由一个入口点与应用程序交互,在应用程序之外的任何实体。

数据流

数据流形状代表应用程序内的信息移动。数据移动的方向由箭头表示。

数据存储

数据存储形状用于代表数据存储的位置。数据存储不修改,只存储数据。

特权边界

特权边界形状代表数据流经应用程序时特权级别的改变。

数据流程图—环境图

环境图代表正在调查的整个系统。应该首先绘制这个图形,用于理清和适应调查的范围。

环境图用一个单独的过程表示正在调查的系统,由数据流和资源流与外部实体连接。

环境图清晰地展示了正在调查的系统和与它关联的外部实体之前的相互作用。因此,虽然它在概念上通常微不足道,一个环境图用于集中注意力到系统边界上,也有助于理清分析的准确范围。

注意:只有在外部实体涉及系统进程时环境图才包含外部实体相关的交流。比如,尽管一位书本供应商可能和很多代理商打交道,如出版商和其他供应商,这些数据流和系统进程关系不紧密,因而不包括在环境图中。

数据流程图—环境图指导原则

首先,画出一个代表整个系统的流程框并给它命名。

其次,识别并添加与流程交流的外部实体。这一步要考虑资源和信息流的起止点。

最后,添加资源和数据流。

绘制环境图时,应该只注重最重要的信息流。应关注的有:如何接受和核实订单,提供优质的客户服务,发票。记住没有那个业务流程图是最终的解决方案,因为并没有绝对的对错。

数据流程图—顶层图

顶层图展示了当前调查系统的主要功能区域。至于环境图,所调查的任何系统都应该用顶层图来表示。

没有固定的公式可以决定什么是,什么不是顶层流程。顶层流程应该只描述系统的主功能区,要避免在此级别的图中包含更低层次的流程。按照一般规则,业务流程图应该包含少于12个流程框。

顶层图由表示系统边界的流程框的轮廓包围。由于顶层图描绘了整个被调查的系统,很难知道从哪里开始。

有三种实用的分析方法。以下介绍这三种方法,使用任意一种方法或者随意组合这些方法在调查中都有效。

数据流程图—资源流分析

如果当前的系统主要包括商品的流动,以资源流分析方法开始是个好方法,因为这种方法集中关注下列物理对象的流动。

如果当前的系统主要包括商品的流动,资源流分析方法是绘图的有用方法。从物理资源到达系统边界开始跟踪,到一些行为发生,直至它们从系统退出。该方法的基本原理是信息通常和物理对象流经同样的路线。

数据流程图—组织结构分析

组织结构分析方法从分析组织内的主要角色开始,而不是流经系统的产品或信息。

观察组织结构和找出哪些功能区与当前的调查相关可以辨认出关键的流程。通过更详细地观察这些区域,分析员工实际做的事情可以辨别出独立的流程。

从这些流程开始,可以逐渐辨别这些流程之间及流程与外部实体之间的信息流。

数据流程图—文件流分析

如果调查中的业务主要由文档或者计算机输入和输出形式的信息组成,文件流分析则是合适的方法。

当分析者对信息流特别感兴趣时,文件流分析尤其有用。第一步是列出主要的文件和它们的来源的接收者。然后确认其它重要信息比如电话和电脑交易。一画好文件流程图后就应该添加系统边界。

数据流程图—编号规则

顶层图可以随意编号,不区分优先级。即使信息从一个过程直接流入另一个过程,也不意味着第一个过程结束之后才能开始第二个过程。

因此,顶层图的流程重新编号并不影响图形的含义,在业务流程图中亦是如此,因为这些图形不展示时间,顺序或重复。

但是,在分析不止一个层次时,需遵循严格的编号惯例。中层图必须注明顶层图的顶流程。这个规则也适用于三个层次的图形,甚至更多,如果需要这么详细的分析的话。

本文中的图标清晰地说明了较低层次的图形如何确定较高层次的路径。

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