O que é uma Fatura

As faturas fazem parte de nossa vida cotidiana. Cada compra que fazemos gera uma fatura. Quer vamos a uma mercearia, a um ponto de venda, ou mesmo para um check-up médico, recebemos uma fatura quando pagamos pelo produto/serviço. As faturas são a prova da transação com os detalhes da transação, tais como data, hora, conta total, o valor pago, o valor recebido, etc. Neste artigo, analisaremos mais de perto o que é uma fatura e como criar uma.

Uma fatura é um documento que registra e discrimina as transações entre um comprador e um vendedor. Inclui detalhes da transação tais como hora, data, nome do vendedor, produtos/serviços adquiridos, valor total e quaisquer outros detalhes importantes relevantes para a transação. É também conhecido como "fatura de venda".

Uma fatura é normalmente gerada pelo vendedor no momento da compra ou quando o produto/serviço é entregue. As faturas deixam um rastro de papel e servem como prova de pagamento ou da própria transação.

As faturas sempre foram parte integrante do tradicional software de reserva e contabilidade moderna. O faturamento data de 7000 anos atrás na Mesopotâmia, onde vendedores e comerciantes mantinham documentos escritos para registrar vendas e compras. Naturalmente, os métodos contábeis e os sistemas de faturamento evoluíram ao longo dos anos e no século 16, quando as faturas receberam seu nome.

A palavra fatura tem origem na palavra francesa "envoys" ou "envois" que significa correio ou como o ato de enviar algo. Desde então, o termo "faturas" foi introduzido para um recibo de compra.

Hoje em dia, há uma fatura para tudo! Vamos ver por que as usamos.

As faturas são usadas para muitos fins, mas são usadas principalmente para registrar uma transação. As empresas utilizam as faturas para rastrear o valor a receber do cliente. Isto também os ajuda a monitorar o fluxo de caixa total das vendas. Além disso, as faturas também servem como prova de transação e permitem que as empresas recebam o pagamento total dentro do prazo. Elas também atuam como um registro de vendas para rastrear:

• A data da venda
• A hora da venda
• O valor total cobrado ao cliente
• Total pago pelo cliente
• Montante pendente

Há muitos documentos que podem parecer uma fatura, mas não são.

1. Pedido de Compra

Muitas pessoas misturam faturas com pedidos de compra, mas ambos são documentos financeiros diferentes. O pedido de compra é gerado pelos clientes para os fornecedores de bens ou serviços. Ela é enviada antes mesmo de uma fatura ser criada. Ao receber o pedido de compra, o fornecedor prepara o pedido e gera uma fatura para o cliente.

2. Conta

As contas cobram pagamentos imediatos enquanto isso não é o caso das faturas. Embora as faturas sejam um tipo de conta, elas nem sempre são uma conta. Por exemplo, quando se come em um restaurante, não se pode sair sem pagar a conta. Mas, se você se inscrever em uma academia mensal, você pode pagar após um mês ou em uma base bimestral/trimestral e a fatura é gerada de acordo.

3. Recibo

Um recibo reconhece que o pedido foi pago. Ele não faz cumprir as condições de pagamento.

Todas as faturas devem incluir os seguintes componentes:

1. Número da Fatura

Cada fatura é marcada com um número único. Eles mantêm um registro das vendas e apresentam provas de todas as transações de venda.

2. Data

Cada fatura contém a data de compra, a data da fatura (a data em que a fatura é gerada), e a data de pagamento.

3. Nome e Endereço

A fatura inclui os nomes do comprador e do vendedor (companhia/empresa/vendedor) junto com o endereço postal de cada um.

4. Descrição de Produto/Serviço

Esta é uma lista detalhada do que você está cobrando. Cada produto ou serviço deve ser claramente mencionado junto com o número do produto (código de barras) e quantidade (quantidade do produto/serviço adquirido).

5. Valor Total

Todos os itens listados são somados na parte inferior com "montante total". O valor total inclui o preço do bem/serviço mais quaisquer impostos aplicáveis.

6. Condições de Pagamento

Estas são as condições de pagamento que os clientes têm que cumprir. Elas são apresentadas como "Líquido 14" ou "Líquido 30" significando que o cliente tem 14 dias ou 30 dias para pagar, respectivamente.

Há muitos tipos diferentes de faturas, dependendo do objetivo. Aqui estão os tipos mais comuns de notas fiscais:

1. Fatura Pro Forma

Uma fatura pró-forma é gerada antes que o produto ou serviço seja entregue ao cliente. Essas faturas informam aos clientes sobre o escopo e o custo do pedido esperado. As faturas pro forma informam aos clientes quanto eles pagarão uma vez que o pedido for entregue. As condições de pagamento da fatura pró-forma podem ser ajustadas a qualquer momento antes da entrega.

2. Fatura Vencida

Como o nome sugere, esta é uma fatura não paga que ultrapassa sua data de vencimento. Quando uma fatura está vencida, isso significa que seu cliente ou consumidor não lhe pagou dentro das condições de pagamento acordadas. Esta fatura é gerada para lembrar o cliente de pagar declarando novas condições de pagamento.

3. Faturas Parceladas

As faturas parceladas são geradas para cobrar um grande projeto em várias etapas/pagamentos. Essas faturas são enviadas aos clientes à medida que o projeto avança. Elas permitem às empresas gerenciar o fluxo de caixa ao longo de um projeto de longo prazo.

4. Fatura de Crédito

Uma fatura de crédito é para reembolsar ou oferecer um desconto a um cliente. Esta fatura inclui o valor negativo para cobrir o custo do valor devolvido ao cliente.

5. Faturas Recorrentes

As faturas recorrentes cobram pagamentos recorrentes. Elas são cobradas por um projeto em andamento. Por exemplo, uma agência pode emitir faturas recorrentes para um cliente todos os meses para serviços contínuos que são fornecidos.

6. Fatura de Débito

Uma fatura de débito é gerada quando uma empresa aumenta o valor que um cliente tem que pagar por um produto/serviço.

7. Fatura Comercial

Uma fatura comercial é para mercadorias exportadas internacionalmente. Essas faturas calculam as tarifas e incluem o nome, endereço e número de telefone do comprador e do vendedor, nomes e quantidade das mercadorias exportadas, e o país de origem.

Siga estas diretrizes para criar uma fatura:

1. Credenciais

Uma fatura deve ser gerada pelo vendedor após a compra. Ela deve servir como uma solicitação de pagamento com condições de pagamento confirmadas e claramente mencionadas.

2. Adicione Todos os Componentes

Para criar uma fatura, você tem que se certificar de adicionar todos os componentes necessários de uma fatura como nome, hora, data, itens, valor total, etc.

3. Escolha o Intermédio

As faturas podem ser tanto em cópia impressa quanto em cópia eletrônica. Muitas pequenas empresas utilizam faturas em papel. Entretanto, o preenchimento de faturas físicas pode consumir mais tempo e esforço. Elas também são mais suscetíveis a erros e omissões. Atualmente, existem muitos softwares como o EdrawMax que permitem criar faturas usando modelos personalizáveis - rápido, fácil e conveniente. Você pode tanto encaminhá-las como uma cópia eletrônica quanto baixá-las e imprimi-las.

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Exemplo 1

Este é um modelo de fatura do EdrawMax. Você pode editar e personalizar. Além disso, eles também podem ser compartilhados online ou salvos em múltiplos formatos de arquivo. Você pode baixá-los e imprimi-los também.

Exemplo 2

Este modelo do Microsoft Excel é uma fatura simples. Você recebe faturas básicas gratuitas no Excel para editar e personalizar. Estas faturas tem o formato xlxs.

Exemplo 3

Microsoft Word também oferece modelos simples e grátis de faturas. Estas faturas estarão em formato dox.