Método 5W1H: Conceitos, Aplicações e Dicas | Edraw

O método 5W1H é um termo cunhado após o poema de Rudyard Kipling que escreveu em sua obra intitulada "Histórias Assim", publicada em 1902:

"Eu mantenho seis homens honestos servindo

(Eles me ensinaram tudo o que eu sabia);

Seus nomes são 'o que', 'por que', 'quando'

'como' e 'quem'."

Mais tarde, este poema tornou-se a base sobre a qual o método foi nomeado. Tornou-se uma abordagem para a solução de problemas, onde cada pergunta ajuda a resolver um problema de diferentes ângulos e a ser capaz de encontrar possíveis soluções.

O método 5W1H pode ser definido como aquele em que se pode abordar todos os Ws e H e obter uma compreensão de um problema. Por exemplo, se o carro de alguém estiver dando uma quilometragem inadequada de combustível, as seguintes perguntas podem ser feitas:

• Quem reconheceu o problema ou quem dirige o carro?
• O que mudou - por exemplo, a manutenção e reparos feitos por último, mudança do posto de gasolina?
• Quando a quilometragem começou a se deteriorar?
• Onde estão as novas rotas ou distâncias que o carro está percorrendo?
• Como o problema se tornou perceptível? Como pode ser abordado?

As perguntas podem ser alteradas para torná-las pertinentes a qualquer problema ou questão que esteja sendo abordada. Os Ws e H essenciais ajudam a cobrir todos os aspectos de um problema para que uma solução abrangente possa ser encontrada.

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Existem diferentes aplicações do método 5W1H no mundo corporativo ou industrial. Ele forma a base para analisar habilidades, bem como técnicas para análises de causa e efeito em diferentes problemas. O método 6M, referente a mão-de-obra, materiais, máquinas, medição, métodos, e a Mãe Natureza são algumas das principais categorias em que este método vem a ser utilizado.

As sessões de Brainstorming também fazem uso deste método. A simplicidade, versatilidade e abordagem abrangente do método facilita a estruturação de um processo de brainstorming ou análise.

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O método é usado com os seguintes passos:

Primeiro W é "O Quê" (What)?

Ele faz a pergunta sobre o que precisa ser melhorado. Qual seria a ajuda para a melhoria e o que deve ser feito.

Segundo W é "Onde" (Where)?

Refere-se a questões relativas à localização. O método ou orientação de um trabalhador deve ser mudado? Por exemplo, por que operar em um determinado local, suas vantagens ou limitações.

Terceiro W é "Quando" (When)?

Ela aborda questões relativas à sequência de operação, seu período e tempo. Por que deve ser realizado e em que momento. Mudar a linha do tempo tornaria a execução melhor?

Quarto W é "Quem" (Who)?

Refere-se a quem precisa abordar a questão ou ser responsável pela implementação da solução. Refere-se à atribuição de tarefas, colaboração e mão de obra.

Quinto Aspecto é "Como" (How)?

Refere-se a como um procedimento ou método deve ser alterado, se um método requer menos despesas ou proficiência; se seu procedimento precisa ser substituído por um melhor.

Último W é "Por quê" (Why)?

Aqui se pode refletir sobre tudo; desde a percepção do problema até as abordagens que foram discutidas sobre como resolvê-lo e melhorar o mesmo.

Quando se trata de análise de causa e efeito como aplicação do método, ele é feito através do desenho de um diagrama de Ishikawa. Existem aplicações de software como o Edraw que automatizam esse processo. Com uma interface fácil de usar, um usuário pode usar os modelos prontos, ícones e outras formas para desenhar diagramas de Ishikawa para resolver um problema.

As vantagens do método 5W1H são diversas:

• O processo é simples; as pessoas podem entender a abordagem como é aparente pelo termo e sua definição.
• Ajuda a tomar uma abordagem sistemática de solução de problemas; pode-se fazer todas as perguntas a cada vez para obter sucesso na análise de um problema de todos os ângulos.
• Versatilidade é outra vantagem desta abordagem; ela pode ser usada para resolver qualquer tipo de problema, pois as perguntas podem ser adaptadas de acordo com cada situação.
• A cobertura ou visão compreensiva de um problema ajuda a abordar todos os aspectos-chave; uma vez que se tem uma visão de 360 graus de um problema, pode-se então decidir sobre a rota de resolução.

Você pode seguir os passos abaixo e adicionar fotos quando achar necessário. Descreva a situação inicial e identifique seu problema, use os modelos de 5W1H do EdrawMax para começar a analisar o caso (escreva as 6 partes detalhadas - o que/quem/quando/onde/porquê/como).

Há diferentes maneiras de se aplicar o método 5W1H para trabalhar. Sendo uma abordagem universal que pode ser aplicada a qualquer situação, ela atua como uma ferramenta analítica para equipes de projeto e gerentes que podem utilizá-la de forma eficaz com outros para fazer um brainstorming e abrir um caminho para alcançar um determinado objetivo de equipe, departamental ou organizacional.

Estabelecer um caminho organizacional é muitas vezes uma tarefa complexa em diferentes situações. A fim de estabelecer caminhos claros para atingir determinados objetivos, a alta administração de uma empresa pode utilizar esta abordagem com as seguintes etapas:

• É melhor começar decompondo problemas complexos com um diagrama de causa e efeito ou um diagrama de Ishikawa; isto ajuda a dividir um objetivo complexo em várias partes pequenas; estas podem então ser resolvidas uma após a outra; isto também ajuda a abordar os diferentes Ws e H e alcançar o objetivo principal.
• Um diagrama de Ishikawa pode começar a facilitar uma sessão inicial de brainstorming. Ele ajuda a identificar os diferentes Ws e mostra como o crescimento organizacional pode ser alcançado, que é o principal H aqui.

Determinar os fatores-chave e priorizá-los, propor adaptações e, o que é importante, ações eficazes. Vamos criar um diagrama de Ishikawa usando o método 5w1h.

O foco principal nesta situação é identificar as principais áreas funcionais da organização e como elas se interligariam ou contribuiriam para estabelecer a espinha dorsal e a estrutura de uma organização.

Com este método, são encontradas três etapas principais:

• Descrever o objetivo final.
• Determinação de fatores-chave e funções prioritárias.
• Adaptação das funções e de suas ações.

Com este método, as perguntas são feitas pela primeira vez na fase inicial. De acordo com a visão geral alcançada com base nas respostas, é necessário encontrar fatores críticos e como eles contribuiriam para o objetivo geral.

O Quê?

Neste cenário em particular, isso pode implicar o seguinte:

• Objetivo geral da organização e diferentes tarefas ou áreas funcionais necessárias.
• Qual seria o propósito, procedimentos, ações ou máquinas a serem usadas como objetivo organizacional maior é dividido em funções e departamentos.

As perguntas de exemplo aqui seriam sobre quais são os objetivos maiores ou os objetivos departamentais.

Quem?

• Decidir quem são as partes interessadas, pessoas afetadas ou responsáveis.
• Clientes, fornecedores, gerentes.

As perguntas de de exemplo aqui seriam sobre quem seria o responsável por um departamento ou função e cargos inferiores também.

Onde?

• Isto denota onde seria a localização ou o local de funcionamento de uma organização.

As perguntas de exemplo seriam sobre o espaço necessário, onde montar uma unidade de fabricação ou ter diferentes funções localizadas.

Quando?

• Isso envolveria a discussão da cronologia de conclusão dos produtos por funções ou departamentos; estabelecendo duração, frequências e datas importantes.

As perguntas de exemplo aqui se referem a quanto tempo levaria o início de um processo e para que os produtos a serem entregues chegassem ao cliente ou ao mercado final.

Como?

• Decidir sobre a forma como uma organização e seus diferentes departamentos funcionariam.
• Envolveria procedimentos em diferentes níveis funcionais, estrutura ou fluxo de comando, técnicas e meios a serem utilizados.
• Poderia também incluir uma estimativa de recursos ou orçamento; custos envolvidos e orçamentos a serem alocados.

As perguntas de exemplo aqui levantadas são sobre processos e procedimentos em níveis funcionais; como seria o fluxo ou a cadeia de comando, bem como quanto dinheiro ou orçamento precisa ser alocado para as diferentes funções.

Por Quê?

• Objetivos e propósitos organizacionais gerais.

Exemplos de perguntas seriam: por que um objetivo organizacional foi estabelecido e como ele se filtraria até o funcional ou departamentos de acordo. Esta pergunta ajuda as equipes e os gerentes organizacionais a ver o panorama geral.

O 5W1H é um método que pode ajudar a delinear uma determinada situação ou tarefa com melhor compreensão. Quando usado com ferramentas como o Edraw, que ajuda a criar modelos, fluxogramas de causa e efeito, ajuda a encontrar soluções eficazes para problemas ou para estruturar uma organização, conforme o exemplo acima mencionado.

Com o método e usando ferramentas como um diagrama de Ishikawa, ele pode ajudar as equipes ou grupos de pessoas a ver o quadro completo e não diferentes aspectos de uma situação ou problema. É uma maneira estruturada de ver possíveis problemas, suas soluções e encontrar a ligação com soluções para alcançar o objetivo desejado.

A versatilidade do método também reside em sua aplicabilidade, desde problemas do dia-a-dia até tarefas organizacionais complexas ou objetivos de gerenciamento de projetos.