Método 5W1H: Conceitos, Aplicações e Dicas

método 5W1H é um termo cunhado após o poema de Rudyard Kipling escrito em sua escrita chamada Just So Stories, publicado em 1902:

"Eu mantenho seis serviçais honestos

(Eles me ensinaram tudo que eu sabia);

Seus nomes são o quê, por que e quando

E como e onde e quem "

Mais tarde, esse poema se tornou a base para o nome do método. Tornou-se uma abordagem para a resolução de problemas, onde cada Ws e H ajudam a resolver um problema de ângulos diferentes e são capazes de chegar a possíveis soluções.

O método 5W1H pode ser definido como aquele em que se pode abordar todos os Ws e H e obter uma compreensão de um problema. Por exemplo, se o carro de alguém está fornecendo consumo de combustível insuficiente, as seguintes perguntas podem ser feitas:

• Quem reconheceu o problema ou quem dirige o carro?
• O que mudou - por exemplo, manutenção e reparos feitos por último, mudança no posto de gasolina?
• Quando a quilometragem começou a se deteriorar?
• Onde estão as novas rotas ou distâncias que o carro está cobrindo?
• Como o problema se tornou perceptível? Como pode ser resolvido?

As perguntas podem ser alteradas para torná-las pertinentes a qualquer problema ou questão que esteja sendo abordado. Os Ws e H essenciais ajudam a cobrir todos os aspectos de um problema para que uma solução abrangente possa ser encontrada.

Fonte:https://www.velaction.com/

Existem diferentes aplicações do método 5W1H no mundo corporativo ou de manufatura. Ele forma a base para analisar habilidades, bem como técnicas para análises de causa e efeito em diferentes problemas. O método 6M, referindo-se a mão de obra, materiais, maquinários, medidas, métodos, mão de obra e Mãe Natureza são algumas das principais categorias onde este método vem a ser usado.

Sessões de brainstorming também fazem uso desse método. A simplicidade, versatilidade e abordagem abrangente do método facilitam a estruturação de um processo de brainstorming ou análise.

Imagem de Gerd Altmann do Pixabay

A forma como o método é usado é com as seguintes etapas:

Primeiro W é o quê?

Ele faz a pergunta sobre o que precisa ser melhorado. Qual seria a ajuda de melhoria a alcançar e o que deveria ser feito.

O segundo W é onde?

Refere-se a questões relativas à localização. O método ou orientação de um trabalhador deve ser mudado? Por exemplo, por que operar em um determinado local, suas vantagens ou limitações.

Terceiro W é quando?

Aborda questões relativas à sequência de operação, seu período e tempo. Por que deve ser executado e a que horas. Mudar a linha do tempo tornaria a execução melhor?

Quarto W é quem?

Refere-se a quem precisa resolver o problema ou ser responsável pela implementação da solução. Refere-se à atribuição de tarefas, colaboração e mão de obra.

Quinto aspecto é como?

Refere-se a como um procedimento ou método deve ser alterado, se um método requer menos despesas ou proficiência; se o seu procedimento precisa ser substituído por um melhor.

Último W é por quê?

Aqui pode-se refletir sobre tudo; desde o problema sendo percebido até as abordagens discutidas sobre como resolvê-lo e como melhorá-lo.

Quando se trata de análise de causa e efeito como uma aplicação do método, isso é feito desenhando um diagrama de espinha de peixe. Existem aplicativos de software como o Edraw que automatizam o processo. Com uma interface fácil e amigável, um usuário pode usar os modelos prontos, clipart e outras formas para desenhar diagramas de espinha de peixe para resolver um problema.

As vantagens do método 5W1H são várias:

• O processo é simples; as pessoas podem entender a abordagem como fica evidente a partir do termo e sua definição.
• Ajuda a ter uma abordagem de resolução de problemas sistemática; pode-se fazer todas as perguntas todas as vezes para obter sucesso ao examinar um problema de todos os ângulos.
• Versátil é outra vantagem dessa abordagem; pode ser usado para resolver qualquer tipo de problema, pois as perguntas podem ser adaptadas de acordo com cada situação.
• Uma cobertura abrangente ou visão de um problema ajuda a abordar todos os aspectos-chave; uma vez obtida uma visão de 360 graus de um problema, pode-se então decidir sobre a rota de resolução.

Você pode seguir os passos abaixo e adicionar fotos quando achar necessário. Descreva a situação inicial e identifique o seu problema, use Modelos 5w1h da Edraw para começar a analisar o caso (escreva as 6 partes detalhadas - o que/quem/quando/onde/por que/como.)

Existem diferentes maneiras de aplicar o método 5W1H para funcionar. Por ser uma abordagem universal que pode ser aplicada a qualquer situação, atua como uma ferramenta analítica para equipes de projeto e gerentes que podem usá-la de forma eficaz com outras pessoas para fazer um brainstorming e abrir um caminho para alcançar um determinado objetivo de equipe, departamento ou organização.

Definir um caminho organizacional costuma ser uma tarefa complexa em diferentes situações. A fim de definir caminhos claros para atingir certos objetivos, a alta administração de uma empresa pode usar esta abordagem com as seguintes etapas:

• É melhor começar analisando problemas complexos com um diagrama de causa e efeito ou um diagrama de espinha de peixe; isso ajuda a reduzir um objetivo complexo em várias pequenas partes; estes podem então ser resolvidos um após o outro; também ajuda a abordar os diferentes Ws e H e atingir o objetivo principal.
• Um diagrama de espinha de peixe pode começar para facilitar uma sessão inicial de brainstorming. Ajuda a identificar os diferentes Ws e mostrar como o crescimento organizacional pode ser alcançado, que é o principal H aqui.

Determinar os fatores-chave e priorizá-los, propor ações adequadas e, o que é mais importante, eficazes.

Vamos crie um diagrama de espinha de peixe usando o método 5w1h.

Download gratuito de um criador de diagrama espinha de peixe - Edraw Max

O foco principal nessa situação é identificar as principais áreas funcionais da organização e como elas se interligariam ou contribuiriam para definir o backbone e a estrutura de uma organização.

Com esta abordagem de método, três estágios principais são encontrados:

• Descrevendo o objetivo final.
• Determinar fatores-chave e funções prioritárias.
• Adequando as funções e suas ações.

Com este método, as perguntas são feitas primeiro na fase inicial. De acordo com a visão geral alcançada com base nas respostas, é necessário encontrar os fatores críticos e como eles contribuiriam para o objetivo geral.

O quê?

Neste cenário específico, pode implicar no seguinte:

• Objetivo geral da organização e diferentes tarefas ou áreas funcionais necessárias.
• Qual seria a finalidade, procedimentos, ações ou máquinas a serem usados como objetivo organizacional maior é dividido em funções e departamentos.

Exemplos de perguntas aqui seriam sobre quais são os objetivos maiores ou objetivos departamentais.

Quem?

• Decida quem são as partes interessadas, as pessoas afetadas ou responsáveis.
• Clientes, fornecedores, gerentes.

As perguntas de exemplo aqui seriam sobre quem seria o responsável por um departamento ou função e também funções inferiores.

Onde?

• Isso denotaria onde seria a localização de uma organização ou local de funcionamento.

As perguntas de exemplo seriam sobre o espaço necessário, onde montar uma unidade de manufatura ou ter diferentes funções localizadas.

Quando?

• Isso envolveria discutir o cronograma de conclusão das entregas por funções ou departamentos; definir duração, frequências e datas importantes.

Exemplos de perguntas aqui referem-se a quanto tempo levaria o início de um processo e para que as entregas chegassem ao cliente ou ao mercado final.

Como?

• Decidir como uma organização e seus diferentes departamentos funcionariam.
• Envolveria procedimentos em diferentes níveis funcionais, estrutura ou fluxo de comando, técnicas e meios a serem usados.
• Também pode incluir uma estimativa de recursos ou orçamento; custos envolvidos e orçamentos a serem alocados.

As perguntas de amostra levantadas aqui são sobre processos e procedimentos em níveis funcionais; como seria o fluxo ou a cadeia de comando, bem como quanto dinheiro ou orçamentos precisam ser alocados para as diferentes funções.

Por quê?

• Objetivo geral da organização, metas e propósitos.

Exemplos de perguntas seriam por que um objetivo organizacional foi estabelecido e como ele seria filtrado para o funcional ou departamentos de acordo. Essa pergunta ajuda equipes e gerentes organizacionais a ver o quadro geral.

5W1H é um método que pode ajudar a delinear uma determinada situação ou tarefa com melhor compreensão. Quando usado com ferramentas como o Edraw, que ajuda a criar modelos, fluxogramas de causa e efeito, ajuda a encontrar soluções eficazes para problemas ou para estruturar uma organização conforme o exemplo mencionado acima.

Com o método e usando ferramentas como um diagrama em espinha de peixe, ele pode ajudar equipes ou grupos de pessoas a ver o quadro completo e não diferentes aspectos de uma situação ou problema. É uma forma estruturada de ver os possíveis problemas, suas soluções e encontrar o vínculo com as soluções para atingir o objetivo desejado.

A versatilidade do método também está em sua aplicabilidade, desde problemas do dia a dia até tarefas organizacionais complexas ou objetivos de gerenciamento de projetos.