부서간 업무흐름도(Swimlane) 그리는 방법!
부서간 업무흐름도에 대해서 들어보셨나요? 스윔레인 다이어그램이라고도 불리는 이 차트는, 마치 레인이 설치된 수영장처럼 수직 혹은 수평으로 정리된 모양때문에 이런 재미있는 이름이 붙여졌습니다.
이 부서간 업무흐름도는 업무 프로세스의 단계에는 어떤 것이 있으며 각 단계별로 어떤 활동이 관련되어 있는지에 대한 구체적인 흐름과 프로세스 담당자와 조직 또는 부서를 명확히 하기 위해 정보를 그래픽화하여 나타낸 표를 말합니다. 이 포스팅에서는 다음 세 가지 측면에서 부서간 업무흐름도(이하 스윔레인 다이어그램)를 분석합니다.
1.업무흐름도/스윔레인 다이어그램의 구성?
그래픽 구성의 관점에서 스윔레인 다이어그램은 부서 차원, 단계 차원 및 프로세스 차원으로 나뉩니다.
부서 차원: 부서와 책임자로 구분하고 각 부서와 책임자가 완료해야 하는 작업을 명확히 구분합니다. 일반적으로 생산 계획 및 일정 관리에는 마케팅 부서, 제조 센터/생산 작업장, 품질 관리 부서, 창고 부서 및 재무 부서를 포함한 다섯 개의 관련 부서가 포함됩니다
단계 차원: 작업 단계를 구분하고 각 단계에서 처리해야 하는 작업을 명확히 구분합니다. 다시 말해, 생산 과정에서 부서의 책임과 권한을 명확히 하는 것을 의미합니다. 예를 들면, 시장은 고객 주문 처리, 재고 계획, 고객 커뮤니케이션 등을, 제조 센터는 생산 일정 수립, 생산 및 수리를, 재무 부서는 미수금 검토 및 처리를 담당합니다.
프로세스 차원: 전체 생산 계획의 특정 프로세스에 해당하는 여러가지 활동/작업으로 세분화될 수 있습니다. 단, 세분화 정도는 개별 도면 요구 사항에 따라 달라집니다.
일반적으로 스윔레인 다이어그램의 세로축은 부서 차원을, 가로축은 스테이지 차원을 나타내며, 세로축과 가로축이 교차하여 형성된 그리드는 활동을 나타냅니다. 스윔레인을 그리기 전에 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.
- 어떤 부서와 조직이 관련되어 있는지
- 어떤 단계가 있는지
- 각 단계별로 어떤 프로세스가 있으며 프로세스간의 구체적인 흐름
2.업무흐름도/스윔레인 다이어그램 그리는 법?
앞서 다룬 스윔레인 다이어그램에 대한 소개가 이해에 도움이 되셨나요? 이제 이해한 내용을 바탕으로 스윔레인 다이어그램을 직접 그려보도록 하겠습니다. 스윔레인 다이어그램을 그리기 위한 소프트웨어인 이드로우 맥스(EdrawMax)프로그램을 다운받아 설치 후 실행해주세요.
(1) EdrawMax 소프트웨어를 열고 "새로 만들기"->"순서도"->"수직-> "+" 아이콘을 눌러 새로운 캔버스를 열어줍니다.
(2) 소프트웨어 좌측의 심볼 라이브러리에서 스윔레인 심볼을 선택 후 캔버스로 드래그하여 입력할 수 있습니다. 이후 관련 부서 수에 따라 화면 우측의 툴바에서 스윔 레인 수를 조절하고 제목 색상, 스윔레인 색상 변경 등을 할 수 있습니다.
(3) 다음 단계는 기호를 드래그 앤 드롭하여 자유롭게 끌어서 놓고 빠르게 연결하여 스윔레인 다이어그램을 그리는 것입니다. 캔버스에 드롭한 심볼에 마우스 커서를 가져다대면 사방향으로 회색 화살표가 나타납니다. 원하는 방향의 화살표를 클릭해 연결해주면 됩니다. 정말 간단하죠?
(4) 마지막으로 전체 흐름도의 완전성과 정확성을 확인합니다. 이렇게 간단한 네 가지 단계로 스윔레인 맵을 완성할 수 있습니다. 직접 스윔레인 맵을 그려보고싶다면 아래의 링크를 통해 EdrawMax프로그램을 다운받으실 수 있습니다.
작성한 다이어그램은 Visio, png 이미지, PDF, SVG, Office 및 기타 형식으로 저장이 가능하며 기타 형식으로 파일 내보내기를 지원하기 때문에 다양한 방식으로 드로잉을 공유할 수 있습니다. PC버전과 웹 버전이 있으며, 그중에서도 PC버전은 Windows, Mac, Linux 및 일부 국내 운영 체제와 호환됩니다.
3.스윔레인 다이어그램 그릴 때 주의사항?
마지막으로 스윔레인 다이어그램을 그릴 때 주의해야 할 것들에 대해 알아보겠습니다.
- 인사 흐름을 고려할 것: 인사 흐름을 고려하지 않고 특정 직원에게 직접 역할을 주는 실수를 피하도록 주의해야 합니다.
- 기준을 같게 할 것: 어떤 것은 부서와 직책, 어떤 것은 구체적인 직원으로 적는 실수를 피해야 합니다.
- 우선 순위를 구분할 것: 우선 순위의 구분 없이 동일한 프로세스에 참여하는 모든 부서와 직원을 전부 나열하지 않도록 주의해야 합니다.
이를 위해서 스윔레인 다이어그램의 프로세스 역할은 세 가지를 충족해야 합니다.
- 업무 프로세스의 역할을 '부서/직위'까지 구체화합니다.
- 일관되고 구체적인 표현을 유지합니다.
- 프로세스별로 담당자를 결정합니다.
지금까지 간단하게 부서간 업무흐름도(스윔레인 다이어그램)을 만드는 방법에 대해서 알아보았습니다. 어렵게만 느껴지던 부서간 업무흐름도가 전문 소프트웨어를 사용하니 간편하게 완성됐네요! 높은 퀄리티의 완성품으로 보고서의 퀄리티를 높여보세요! 짧은 시간으로 만족스러운 결과를 얻을 수 있습니다.
이드로우 맥스
올인원 다이어그램 소프트웨어
- 강력한 호환성: Visio,MS office 등 파일 호환 가능
- 다양한 운영체제: (윈도우,맥,리눅스)
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