Tutti che devi sapere sul swimlane diagram
Se si intende creare un diagramma di flusso dei processi che copra vari reparti, il diagramma Swimlane è il diagramma di flusso dei processi più adatto. Con il swimlane diagram, infatti, è possibile distinguere compiti, responsabilità e canali in base a una serie specifica di obiettivi, gruppi di lavoro o reparti all'interno di un'organizzazione.
Con esso è possibile organizzare le responsabilità in varie direzioni, concentrandosi su ciascun reparto e distinguendo chiaramente i loro ruoli. I swimlane diagram sono facili da creare e, cosa ancora più importante, chiunque si trovi all'interno di un determinato processo aziendale lo capirà facilmente, grazie al suo design semplificato.
Per saperne di più su come creare i diagrammi swimlane, sul loro scopo e sui loro vantaggi, nonché sui consigli essenziali per creare un diagramma professionale, continuate a leggere!
Cos'è il diagramma Swimlane
Un swimlane diagram è un tipo di diagramma di flusso del processo che definisce chi fa cosa all'interno dei processi multidipartimentali. Viene utilizzato per semplificare diagrammi illustrativi che altrimenti sarebbero molto complessi, essendo considerato un tipo elegante di diagramma di flusso.
I swimlane diagram sono note anche come diagrammi di Rummler-Brache, diagrammi a più colonne o bande funzionali. Questo diagramma distingue le responsabilità suddividendo i processi aziendali in canali distinti, utilizzando un disegno metaforico delle corsie simile a quello delle corsie della piscina.
Scopo e vantaggi del diagramma Swimlane
In presenza di più dipartimenti o gruppi di lavoro nella nostra organizzazione attuale, un swimlane diagram può quindi essere utile in diversi modi, tra cui:
- Immagine chiara: Swimlane offre una comunicazione e un'illustrazione più chiara rispetto ad altri diagrammi di flusso, organizzando le responsabilità in base a ciascun reparto o gruppo di lavoro.
- Integrazione dei processi: Utilizzando un secondo swimlane diagram, è possibile tenere conto dei cambiamenti che si verificano all'interno di un'organizzazione o modellare una struttura di processo migliore. Inoltre, aiuta a creare un processo più pulito e fluido, offrendo una migliore integrazione dei processi tra i reparti o i team.
- Eliminazione delle inefficienze: swimlane può aiutare a identificare ed eventualmente risolvere ridondanze, colli di bottiglia, sprechi e altre inefficienze all'interno del processo o tra corsie diverse.
- Trasparenza: Definire i sottoprocessi o le fasi del processo nell'organizzazione, nonché mostrare quali compiti sono assegnati a quale reparto e specificare quale particolare attore.
Come creare un diagramma Swimlane in EdrawMax
Creare un swimlane diagram in EdrawMax:
EdrawMax DesktopEdrawMax OnlinePasso 1：Accedere o creare un account con EdrawMax. Dopo aver effettuato l'accesso, andare alla pagina iniziale ed è possibile vedere una barra di ricerca.
Passo 2：Inserire la parola chiave "swimlane" nella barra e appariranno i modelli pertinenti. Fare clic sul modello che ti piace per continuare a modificare i dettagli.
Passo 3：Si vedrà un'area di lavoro con diverse forme e strumenti di progettazione sul lato sinistro della pagina; Trascinate le forme, regolate le dimensioni, la forma o il testo per creare il vostro nuovo swimlane diagram.
Passo 4：Se invece si desidera creare una nuova corsia di nuoto da zero, fare clic sul segno "+".
Passo 5：Salvare o esportare il diagramma quando si è finito e si è soddisfatti del progetto. Per salvare, fare clic su "File" nell'angolo in alto a destra, quindi su "Salva con nome"; per esportare, fare clic su "Esporta" anziché su Salva con nome. E' possibile esportare il diagramma in formato PPT e Excel per inserirlo nel tuo slide o rapporto.
Suggerimenti essenziali per la realizzazione del diagramma Swimlane
Per creare un swimlane diagram di qualità e professionale che sia pratico, è necessaria una buona dose di pianificazione. Questi piani saranno lo schema dei passi chiave da seguire quando si progetta un swimlane diagram. Per farlo in modo efficace, ci sono alcuni punti chiave da tenere a mente prima e durante la progettazione di un diagramma swimlane:
- Definire l'obiettivo:
Chiedetevi qual è il vostro obiettivo o quali sono le vostre aspettative. Iniziate determinando il vostro obiettivo, poiché è sempre il nucleo o la base di qualsiasi progetto. Dopodiché, definite il processo o i processi da seguire per raggiungere l'obiettivo definito. Ciò implica un brainstorming sulla quantità e sul livello di dettagli necessari.
- Frammentare il lavoro:
Suddividete il flusso di lavoro in pezzi più gestibili per completare un processo. Questo passaggio è essenziale perché aiuta a creare confini chiari tra i processi, oltre a permettervi di osservarli e migliorarli potenzialmente.
- Organizzare le corsie:
Suddividete l'organizzazione in base a reparti, gruppi di lavoro o singoli dipendenti, creando le corsie, o "swimlane", necessarie per rappresentare visivamente i ruoli e le responsabilità.
- Ricercare le fasi dei processi esistenti:
Per processi esistenti, è importante ricercare e identificare le diverse fasi operative. Create le corsie corrispondenti a "chi" e "cosa" e individuate le relazioni e le interconnessioni tra queste corsie.
- Elencare le nuove fasi di processo:
Per nuovi processi, individuate e mettete in evidenza le fasi operative più efficaci da implementare. Queste fasi devono contribuire a ridurre costi e ritardi o a migliorare qualità ed efficienza.
- Studiare i simboli e gli elementi:
Acquisite una buona familiarità con i simboli, gli elementi e le regole di swimlane prima di iniziare qualsiasi processo di pianificazione o progettazione, per mantenere chiarezza e professionalità.
- Definire i processi e i sottoprocessi:
Assicuratevi che ogni processo o sottoprocesso sia chiaramente assegnato alle corsie appropriate, specificando i reparti o gruppi pertinenti. Una buona organizzazione previene sovrapposizioni e confusione.
- Revisare il diagramma:
Effettuate una revisione approfondita una volta completato il diagramma per verificarne l'allineamento con gli obiettivi stabiliti. Controllate che i processi rappresentati siano chiari e rispondenti alle aspettative, apportando eventuali modifiche necessarie.
Simboli di Swimlane diagram
I Swimlane diagram vengono utilizzati per rappresentare visivamente processi e flussi di lavoro. Sono suddivisi in corsie, che rappresentano diverse persone, reparti o organizzazioni coinvolte nel processo. Ecco i simboli comunemente usati nei diagrammi di flusso Swimlane:
- Simbolo di processo:
Rappresenta un'azione o un passaggio nel processo, raffigurato come un rettangolo con angoli arrotondati.
- Simbolo di decisione:
Rappresenta un punto decisionale, raffigurato come un rombo.
- Simboli di inizio e fine:
Segnano l'inizio e la fine del processo, raffigurati come rettangoli arrotondati o frecce.
- Simbolo di documento:
Rappresenta un documento o un report generato o utilizzato, raffigurato come un rettangolo con una linea ondulata.
- Simbolo di dati:
Rappresenta dati inseriti, memorizzati o prodotti, raffigurati come un parallelogramma.
- Simbolo di connettore:
Collega diverse parti del diagramma di flusso, raffigurato come un piccolo cerchio o punto.
- Simbolo di attesa:
Rappresenta un ritardo o un tempo di attesa, raffigurato come un semicircolo.
- Simbolo di ciclo:
Rappresenta un ciclo o una ripetizione, raffigurato come un rettangolo con angoli curvi e una freccia che rientra su se stessa.
- Simbolo di connettore esterno:
Collega diverse pagine o sezioni, raffigurato come un piccolo rettangolo con un numero o una lettera al suo interno.
Esempio di diagramma Swimlane
Questo diagramma è un ottimo esempio di quanto possa essere utile un diagramma swimlane per un'organizzazione. Analizziamo i punti chiave di questo diagramma per facilitarne la comprensione:
- Dipartimenti:In questo diagramma, possiamo notare una chiara classificazione dei reparti in diverse corsie, tra cui Clienti, Vendite, Credito & Camp; Fatturazione, ecc.
- Interconnessioni: All'interno del diagramma si possono notare anche diverse interconnessioni all'interno dello stesso reparto e tra reparti diversi. Ad esempio, per inserire un ordine, il primo credito deve essere ok. E perché un credito sia a posto, deve essere controllato, e quando è "sì", è a posto o "no", non è a posto. Se non è ok, il problema del credito deve essere affrontato; se la risposta è "sì", il credito è ok; se la risposta è "no", l'ordine è annullato.
Il diagramma mostra chiaramente le fasi cronologiche da seguire quando un consumatore effettua un ordine. Il diagramma copre anche i diversi scenari che possono verificarsi prima che il prodotto venga imballato e spedito.
