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¿Qué es el diagrama de estructura de desglose del trabajo (WBS)?

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Posted by Edraw | 05/13/2022
Si eres un principiante en la gestión de proyectos, te sugerimos que uses el diagrama de estructura de desglose del trabajo (WBS) ya que es capaz de gestionar tus proyectos de manera eficiente. Esta sencilla, pero completa guía te explicará los conceptos clave, los beneficios, los usos y los pasos de evaluación de la estructura de desglose del trabajo con ejemplos fáciles de entender.

¿Qué es la estructura de desglose del trabajo (WBS)?

Una Estructura de Desglose del Trabajo generalmente desglosa el objetivo principal del proyecto en partes más pequeñas y manejables (paquetes de trabajo) para que departamentos específicos que realicen sus tareas con detalles que incluyen el presupuesto, los recursos necesarios, las personas que se encargan de la tarea, entre otros. Aquí Entregable significa cualquier producto verificable y único o capacidad para llevar a cabo un determinado servicio. Un paquete de trabajo es un entregable en el nivel más bajo de una estructura de desglose del trabajo que utilizan los miembros del equipo para completar una tarea específica. Por ejemplo, la tarea de techado es uno de los paquetes de trabajo para construir un edificio de oficinas. También puedes pensar en una estructura de desglose del trabajo como un esquema de tu proyecto. Este es un ejemplo de estructura de desglose del trabajo que muestra los detalles de las tareas de un sistema integrado de gestión de la información:

ejemplo de sistema de información de estructura de desglose de trabajo

Resumen histórico de estructura de desglose del trabajo

La teoría de la estructura de desglose del trabajo provino originalmente del Departamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD). Más tarde, en 1962, la NASA y la industria aeroespacial introdujeron la teoría de la estructura de desglose del trabajo. A lo largo de las últimas décadas, el concepto de WBS se ha revisado para ser usado en campos generales como el sector aeronáutico, el sector electrónico, el sector de los vehículos, el sector de la información y los sectores empresariales.

¿Por qué usar la estructura de desglose del trabajo?

Una estructura de desglose del trabajo bien elaborada puede aportar beneficios no solo a un proyecto específico, sino también a su organización en general. Para ser más específicos, el uso de una estructura de desglose del trabajo puede ayudarte a:

  • evaluar los detalles cruciales de tu proyecto, como el alcance, el coste, el riesgo potencial y así sucesivamente.
  • verificar tu proyecto a partir de una vista de nivel superior para que tu equipo pueda decidir con facilidad un calendario o cronograma del proyecto.
  • facilitar la comunicación del equipo para garantizar que todos los miembros del equipo y las partes interesadas estén en la misma página durante todo el ciclo de vida del proyecto.
  • Seguir fácilmente el progreso de las tareas, incluso con múltiples proyectos al mismo tiempo. Si tu proyecto se está retrasando con respecto a la fecha de entrega original, comprobar tu estructura de desglose del trabajo te ayudará a detectar fácilmente el paquete de trabajo de baja calidad.
  • establecer rápidamente dependencias de tu proyecto visualmente.
  • asignar eficazmente las tareas y los recursos a los miembros de tu equipo. En otras palabras, el uso de la estructura de desglose del trabajo aportará responsabilidad a tu equipo.

Aunque la estructura de desglose del trabajo tiene las ventajas anteriormente mencionadas, no puede usarse como sustituto de tu plan de proyecto o calendario basado en una determinada secuencia. Este podría ser el mayor obstáculo de la estructura de desglose del trabajo.

¿Quién usa las estructuras de desglose del trabajo?

El uso de la estructura de desglose del trabajo puede aplicarse en una amplia gama de áreas, incluyendo las siguientes funciones:

  • Proyecto comercial Los miembros del equipo pueden capturar todas las partes importantes de su proyecto para analizarlas con sus proveedores y funcionarios gubernamentales.
  • Los responsables del proyecto de construcción pueden usar una estructura de desglose del trabajo para hacer un seguimiento de los trabajos de los servicios públicos y hacer un seguimiento de las aprobaciones medioambientales.
  • Los ingenieros de tecnologías de la información pueden usar una estructura de desglose del trabajo como hoja de ruta para el desarrollo de sus programas, por ejemplo, desarrollo de software, proyectos remotos, desarrollo de sistemas de bases de datos y más.
  • Los planificadores de eventos pueden usar una estructura de desglose del trabajo para mostrar todos los detalles de las subtareas para avanzar.

Este es un ejemplo de estructura de desglose del trabajo de desarrollo e implementación de software. No dudes en hacer clic más detalles.

plantilla de estructura de desglose del trabajo de desarrollo de software

Formatos de la estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose del trabajo se puede mostrar en varios formatos diferentes, incluyendo el textual (un esquema de texto con números de código para cada elemento), tablas tabulares con columnas, gráfico y organigramas (estructura de árbol). Entre todos estos tipos, la estructura de árbol es la opción más común que muestra la jerarquía de los detalles de los paquetes de trabajo con espacio para información adicional. Deberás elegir el formato correcto en función de los requisitos de tu proyecto.

¿Alguna relación clave entre la WBS y los organigramas típicos?

Es posible que ya te hayas dado cuenta de que la estructura de desglose del trabajo es bastante similar a un organigrama tradicional. Las diferencias clave y los puntos comunes de estos dos tipos de estructura pueden concluirse como los siguientes:

  • Objetivo - La WBS generalmente se centra en los entregables o en los hitos medibles, mientras que los organigramas típicos generalmente se centran en los títulos y las funciones de los empleados.
  • Estructura - El formato más habitual de la estructura de desglose del trabajo y de los organigramas tradicionales es la estructura jerárquica, lo que significa que cada nivel superior tiene un número de niveles inferiores. Sin embargo, en un organigrama matricial o en un organigrama plano, los vínculos entre el personal se pueden entrecruzar.

Más plantillas de estructuras de desglose del trabajo de descarga gratuita

A continuación, encontrarás plantillas de descarga gratuita que ayudarán a tu equipo a realizar un mejor análisis de la estructura de desglose del trabajo. Haz clic en cualquiera para ver más detalles.

plantilla general de estructura de desglose de trabajo plantilla wbs automática plantilla de mapa mental de la distribución del trabajo
Plantilla general de la WBS Plantilla de la WBS de la industria del automóvil Mapa mental del desglose del trabajo

¿Cómo realizar un análisis de estructura de desglose del trabajo?

El proceso general de dibujo es sencillo. Puedes realizarlo con un lápiz, o un software de diagramas. A continuación, hablaremos de la forma más productiva.

  • Paso 1: Comunicaciones del equipo
  • Reúne a los miembros de tu equipo para averiguar los aspectos clave de tu proyecto desde diferentes puntos de vista (declaración de la visión del proyecto, fases del proyecto, alcance del proyecto (cualquier cambio inesperado), necesidades de las partes interesadas, lista de tareas con resultados, entre otros). Para decidir los entregables y los paquetes de trabajo, deberás:

    • Definir el nivel uno, el nivel dos y más para tus proyectos.
    • Calcular el porcentaje de tiempo de cada miembro del equipo para cada etapa del proyecto.
    • Asignar cada entregable a un equipo independiente.
    • Subdividir el proyecto continuamente hasta que consideres que los componentes definidos son suficientes para el objetivo.
  • Paso 2: Decidir el formato de la WBS
  • Puedes elegir diferentes formatos de WBS, como la estructura jerárquica basada en texto con números y puntos decimales. También puedes usar una estructura basada en tablas o en un organigrama.

  • Paso 3: Descargar el software de diagrama de la WBS
  • EdrawMax

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    Inicia Edraw Max y ve a "Plantillas disponibles" - "Gestión de proyectos" - "Estructura de descomposición del trabajo (WBS)", haz doble clic para abrir una nueva página de dibujo. Como alternativa, puedes seleccionar una de las plantillas preestablecidas para tu trabajo.

    iniciar plantillas de diagramas wbs

  • Paso 4: Estructurar el diagrama con los detalles de las tareas
  • Arrastra y suelta el tipo de las opciones predefinidas de las " Guías de Tareas "desde la biblioteca ubicada en el lado izquierdo hasta el lienzo y rellena los detalles de tu tarea. A continuación, usa los conectores para conectarlos de forma lógica.

    Agregar hoja de ruta para la WBS para la gestión de proyectos

  • Paso: 5 Desglosar la estructura
  • Desglosar continuamente la estructura en paquetes de trabajo más razonables y medibles depende del tipo, el tamaño y la complejidad del proyecto.

    Agregar hoja de ruta para la WBS para la gestión de proyectos

  • Paso final: Volver a revisar el trabajo
  • El último paso es asegurarse de que todos los detalles se aplican correctamente a cada paquete de trabajo. También puedes cambiar el tema por defecto de tu plan de trabajo para una mejor presentación visual.

¿Alguna otra sugerencia para el diseño de la WBS?

Para visualizar mejor una WBS es necesario hacer lo siguiente:

  • La regla del 100% - El diagrama de la estructura de desglose del trabajo no debe incluir ninguna tarea extraña o no relacionada.
  • La regla del 8/80 - Si no estás seguro de la duración de tu paquete de trabajo, intenta que tenga una duración de entre 8 y 80 horas, o que no supere un periodo de informe estándar. Por ejemplo, si el informe es mensual, el paquete de trabajo individual debería durar un mes.
  • Exclusividad mutua - Todos los paquetes de trabajo de tu proyecto deben ser independientes, intenta evitar los errores de cálculo.
  • Tres niveles - Una estructura de desglose del trabajo típica suele tener al menos tres niveles. Algunos proyectos complejos, como los de desarrollo de software, pueden tener al menos 5 niveles de WBS. Simplemente divide tu objetivo original en niveles más detallados para las tareas de mayor coste o alto riesgo.
  • Esquema de codificación - Puedes etiquetar tus tareas del plan de trabajo con diferentes colores (por ejemplo, verde, amarillo o rojo) o con etiquetas numéricas para mostrar el estado del proyecto.
  • Se flexible - Deja espacio en tu diagrama de desglose del trabajo para realizar más cambios si es necesario. No es necesario crear un diagrama de desglose del trabajo completamente simétrico, ya que algunas tareas pueden tener más información que otras.

Crear un diagrama de desglose del trabajo con Edraw Max

Hasta ahora, hemos revisado todos los aspectos clave de la estructura de desglose del trabajo. Prueba ahora mismo a crear tu propio diagrama de estructura de desglose del trabajo con la facilidad de uso de Edraw Max aun si no tienes conocimientos profesionales de dibujo. Edita rápidamente la plantilla integrada, cambia el diseño predeterminado con las herramientas preestablecidas de creación automática, distribuye los recursos del equipo, comparte en la nube del equipo de Edraw y exporta a diferentes formatos. Deja que Edraw Max te ayude en cada fase de la planificación del proyecto para mejorar la colaboración y entregar un proyecto exitoso. Descárgalo de forma gratuita haciendo clic en la descarga de la versión para PC y la versión para Mac al final de esta página.

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Más información:

Ejemplo de calendario de planificación de proyectos

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