流程图定义

什么是流程图 流程图的类型 流程图符号 如何画流程图 制作流程图的指导方针 流程图是用图形化的方式,表示一个流程如何工作,和展示序列步骤的图示。

什么是流程图

有几种流程图:最简单的有(高级流程图;详细流程图以及同时显示流程步骤和涉及的人员的流程图(或称为矩阵流程图)。

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流程图是可视化的一种方式,通过信息处理系统直观地展示信息,展示一个系统中的行为和序列。

流程图的意义

流程图是一个示意图,说明为获得一个问题的解决方案需执行的行为和操作顺序。通常在配置计算机解决方案的早期阶段,需要绘制流程图。流程图能促进程序员和业务人员之间的沟通。在问题的编程中流程图起到非常关键的作用,并在理解复杂和冗长问题的逻辑时非常有用。流程图一绘制好,用任何高级语言编写程序就相当容易了。我们经常看到流程图给人们解释程序的时候十分有帮助。因此可以说,流程图是更好地给复杂程序存档的必需品。

流程代表一系列满足特殊需要的逻辑操作行为。流程自然出现。流程可能没有规律,不固定或者充满问题。有一个团队调查了某个商务流程,发现了其中的不足。团队负责人的回复是此商业操作中没有流程。实际上,一个商业运营是不可能没有流程的。流程可能没有固定的形式,或者说调查者自身不能清晰感觉到流程的存在。

,或者图表是一个流程中的部分规则和通用部分的书面的图形化描述。图表有利于沟通和集中注意力,并提供流程整合参考。

可以从流程总是伴随着商务或交易这样的定义来理解流程图。但不是所有的流程都适合用流程图来表示。可以用流程图表示的流程有固定的套路,而且流程的关键环节不会时常变化。

什么时候要用流程图

问题

流程图有利于理清事情当前的工作原理,以及如何可以改善。它还能协助寻找流程中的关键要素,同时还清晰地绘制一个过程结束和另一个过程开始之间的界限。制作流程图能促进参与者之间的交流,还能促成关于流程的共识。

流程图还能帮助发现多余或者错位的步骤。此外,利用流程图还可以确定适合的团队成员,辨别谁提供输入或资源给谁,建立用于监控或收集数据的重要领域,辨认需要改进和增加效率的领域,以及得出关于导因的推测。流程图还可以用于检查病人,信息,资料,临床护理的流程,或者这些组合流程。建议通过小组讨论的方式制作流程图,因为个人难以了解整个流程,而且交流有助于提高。

流程图的类型

 

 

高级流程图

高级流程图(也叫一级或者自顶向下流程图)显示一个过程中的主要步骤。它呈现了一个流程的鸟瞰图。它可能也包括每个步骤(生产产品或者服务)的中间输出,和所涉及的子步骤。这种流程图提供了该流程的基本图像,并确定流程内部发生的变化。它对于找出合适的团队成员(参与此过程的人)以及监控进程十分有用,因为它专注于中间产出。

大多数流程用四五个形状就足够代表重要的步骤或者活动了。实际上,使用较少的形状是好的,因为这迫使设计者考虑哪些才是最重要的步骤。其它步骤通常是重要步骤的子步骤。

详细流程图

详细流程图用图形表示一个流程中所有的步骤和活动。这种流程图表示一个过程中的步骤或活动,包括决策点,等待时间和频繁需要重做的任务(工作),以及反馈回路。详细流程图在检查流程细节方面和寻找问题或低效领域时十分有用。如,病人登记的详细流程图显示,当记录员和临床人员不能协助客户时导致的延误。

部署或矩阵流程图

一张部署流程图从谁负责某个步骤的角度映射出流程。它以矩阵的形状,展示不同的参与者和这些参与者的步骤流向。它主要是在确认谁向谁提供输入或服务,确认哪些地方不同的人可能不需要做同样的任务时发挥作用。

应该使用哪一种流程图

每种流程图都有优点和缺点。高级流程图是最好制作的但是可能在某些情况下缺乏一些细节。当选择流程图类型时,团队应该清楚绘制流程图的目的。以下的表格:满足不同目的的流程图种类给你提供一些指导。但是你如果还不确定用哪一种,从高级流程图开始,逐渐转向详细的和部署流程图。注意,制作详细和部署流程图会很耗时。

绘制流程图的指导原则

通常使用标准的符号绘制流程图;但是需要时也可以使用特殊的符号。以下列出了一些绘制流程图常需要的标准符号。

怎样画流程图

一套有用的标准流程图符号

并非严格要求使用这些方框,圆圈,菱形或其它标准的符号来制作一个流程图,但是标准符号确实能更清晰地展示事件的类别。以下是大多数情况常用的一组标准符号。

  1. 圆角矩形—代表自动产生的事件。此类事件会引发后续行为,比如接到来电,或者描述一个新事态。
  2. 矩形或方形—代表流程中控制的事件。通常这是一个发生的步骤或行为。在大多数流程图中,这是最常用的符号。
  3. 菱形—代表流程中的决策点。这种符号的描述一般为“是”或“否”回应,据此,流程各自分支走向流程图的不同部分。
  4. 圆圈—代表流程图和另外一个过程的连接点。另外一个流程的名称或指称应该写在此符号中。

请参考以下图片。点击图片进入流程图符号介绍页面了解更多详细信息。

标准流程图符号

制作流程图提示

先尝试画一张草图,之后进行改进。采用五分钟法则:不能五分钟过去了还没添加一个符号或者方框。如果不确定用哪一个符号,用云符号或进行标记,然后继续。

为了思路展开时避免反复擦除和删除,先提前把形状放到表中。这样可以轻松修改,移动形状的同时对过程分类。

当流程中的工作人员作出决策影响流程进展时,判定符号适用。比如,当决策的结果为“是”,工作人员将实行一系列步骤,当判定为“否”时,他将实行另一系列行动。要确保判定符号有“是”和“否'的文本,如此流程才符合逻辑。

在决定流程图的详细程度时(比如,每个步骤如何拆分),根据流程图的目的做决定。比如:要更好地理解为何需要长时间等候,只需要将那些对等候时间有影响的步骤进行详细拆分描述。不影响等候时间的步骤则不需要太多详细信息。

流程图可以不包括所有类型的符号。如,流程图不涉及等候时间时就不需要等待的符号。

分析详细流程图确认问题领域

在流程图画好后,展示流程实际上如何工作时,用以下的一种或几种技巧找出潜在的问题领域或者提高空间。

检查每个判定符号:一切是否顺利进行?活动是否有效?此行为是否冗余?

检查每一个代表重复进行工作的回路:这个重做回路能阻止问题出现吗?正在进行的修复是在初始问题出现之后很久才执行的吗?

检查每个活动符号:这个步骤 是否多余?它能给产品或服务增值吗?它是否有问题?这个活动能避免错误发生吗?

检查每个文件或数据库符号:这有必要吗?它是最新的吗?信息的来源是唯一的吗?这些信息能否用于监控和改善流程?

检查每个等待符号:这个等待会引起什么复杂性或额外的问题?等待需要多久?等候时间可以缩短吗?

每次当一个人员完成其步骤之后,另外一个人员接手时,检查转交:相关人员是谁?会有何错误?中介产品或服务能满足此流程中下一个人的需要吗?

检查整体流程:流程是否符合逻辑。是否有模糊的区域导致过程中断?是否有平行的轨道?如果有,是否合理?

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