Guia completo do gráfico WBS

Lidar com as dificuldades na gestão de uma equipe, recursos e ferramentas é uma prática diária de um gerente de projetos.

No entanto, se você aplicar o'Dividir e conquistar'estratégia para seus gigantescos projetos profissionais, conquistar mais clientes e fechar negócios maiores será moleza para você. Em palavras corporativas, isso se chama criar umGráfico WBS. Você divide um grande projeto em marcos menores e os conquista.

Essa abordagem ajuda a dividir uma grande tarefa em subtarefas e motiva a equipe a concluir cada marco prontamente. A conclusão dos pacotes de trabalho em um determinado nível é centrada na obtenção das entregas da classe anterior.

AsEstruturas de Divisão de Trabalhoestão principalmente no local para fazer as coisas correrem bem durante o gerenciamento de projetos. Sem uma estrutura adequada, torna-se difícil medir o progresso, a eficácia e a precisão de um fluxo de trabalho.

O gráfico WBSfornece uma visão clara das entregas do projeto e o caminho exato que levará a equipe à conclusão e ao sucesso de um projeto específico. Simplificando:

Um gráfico de estrutura de divisão de trabalho é uma divisão hierárquica orientada a resultados do trabalho a ser entregue pela equipe para concluir um projeto específico

Milhões de gerentes de projeto juram por essa abordagem, e muitas pesquisas respaldam essa afirmação. A maioria dos gerentes gosta de usar a estratégia de cima para baixo (discutida posteriormente neste blog) para criar essa estrutura com todo o gráfico dividido em níveis de acordo com seus requisitos.

Propósito:

O objetivo principal por trás de uma abordagem estrutural é organizar e identificar a entrega para um projeto específico. Isso evita que você perca entregas e etapas essenciais que garantem o sucesso de um projeto.

Investir seu tempo no planejamento da WBS irá melhorar a qualidade do trabalho entregue e definir metas mensuráveis ​​para toda a equipe, tornando mais fácil para você identificar o que e onde algo deu errado. Ou certo.

Vá para o nosso Edraw Knowledge para saber mais sobre O que é Diagrama de Estrutura Analítica de Trabalho (WBS)?

A hierarquia estrutural de um cronograma WBS compreende três tipos básicos. Ao criar essa estrutura, você pode seguir qualquer uma das três abordagens a seguir para encontrar a melhor opção que melhor se adapte às suas preferências:

Estruturas Baseadas em Fases

Uma estrutura baseada em fases dá grande ênfase às fases do gerenciamento de projetos, enquanto a entrega final recebe a posição mais alta na hierarquia da estrutura.

Você encontrará cada entrega na respectiva fase de gerenciamento de projeto à qual ela pertence. A entrega final está no topo do gráfico, enquanto os níveis inferiores do gráfico mostram as cinco fases do gerenciamento de projetos:

1. Iniciação
2. Planejamento
3. Execução
4. Monitoramento
5. Fechamento

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Exemplo de WBS baseada em fase

Como você pode ver, a WBS de uma campanha de marketing consiste em 5 fases:

1. Pesquisar
2. Planejamento
3. Criação
4. Publicar
5. Comunicando

Estruturas Baseadas em Entregas

No ciclo de vida de um projeto, os pacotes de trabalho e as entregas recebem a maior importância em cada nível do cronograma da WBS; ela é chamada de estrutura baseada em entrega.

Todo o projeto é dividido em resultados ou entregas menores que são necessários para concluir o trabalho. As entregas não são definidas em termos de fases de trabalho, mas são mencionadas individualmente em cada nível de tais gráficos.

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Exemplo de WBS baseada na entrega

Nesse caso, treinamento, funções específicas do projeto, locais de teste e conclusão do teste são as entregas envolvidas na estrutura.

Estruturas baseadas em responsabilidade

O terceiro tipo de gráfico WBS compreende uma estrutura baseada nas responsabilidades individuais dos membros da equipe. Os departamentos ou membros da equipe que gerenciam uma determinada responsabilidade são os centros de atenção nessa estrutura.

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Exemplo de WBS baseada em responsabilidade

A tarefa final de proteção de dados dos clientes é dividida em responsabilidades individuais de cada departamento, atendendo ao processo de help desk, desenvolvimento de sistemas, comunicações, etc.

Você pode obter mais modelos emExemplo e Modelos de Topologia de Rede.
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Ao identificar um bom gráfico WBS, você deve procurar as características que destacam esse gráfico. Deve servir a todos os propósitos para os quais foi criado. Aqui está uma lista de verificação das coisas que você gostaria de marcar ao procurar uma boa estrutura:

Mutualmente exclusivo

Um gráfico bem estruturado pode ser identificado por meio de seus componentes mutuamente exclusivos. Isso significa que todas as entregas mencionadas em uma estrutura devem ser colocadas estrategicamente para que nenhuma entrega se sobreponha a outra. Essa é uma característica que você encontrará em um gráfico desse tipo elaborado profissionalmente.

Completamente Exaustivo

A essência de formar uma hierarquia estrutural de uma tarefa é concluí-la dentro do prazo e promover as melhores práticas que levarão à sua conclusão sem comprometer a qualidade. Isso é melhor alcançado quando o gráfico é totalmente exaustivo, o que significa que cobre todos os aspectos de um projeto de todos os ângulos possíveis. Você deve ser capaz de encontrar todas as tarefas que podem potencialmente contribuir para a melhoria do projeto em uma única estrutura.

Claramente definido

Você não pode apresentar produtos de alta qualidade se houver espaço para ambiguidade. Um bom gráfico menciona claramente todos os pacotes de trabalho, responsabilidades ou fases. Você deve ser capaz de definir os termos usados ​​na estrutura sem esforço.

Fácil de gerenciar

O ponto crucial de ter uma ferramenta estrutural é facilitar o gerenciamento para você. Se o gráfico não tornar as coisas mais fáceis e rápidas, talvez seja necessário reconsiderar o trabalho com essa estrutura.

Dá uma estimativa precisa

Ao dividir um grande projeto em marcos menores, você terá que garantir que cada marco seja compatível com os recursos disponíveis. Um gráfico WBS de bom desempenho fornece uma estimativa precisa do tempo e dos recursos gastos em uma tarefa específica.

Pode ser medido com precisão

Por fim, uma revelação rápida de uma estrutura eficiente é o fato de que todas as metas e responsabilidades mencionadas são mensuráveis ​​até certo ponto. Isso torna todo o gráfico mensurável e fácil de rastrear. Você será capaz de quantificar o progresso do seu show em cada nível com precisão.

Agora vem a parte em que você mergulha na criação de um gráfico WBS. Uma excelente estrutura com todas as características mencionadas acima pode parecer difícil de fazer, mas aqui o EdrawMax e dicas que ajudarão você a passar pelo processo sem problemas:

Etapa 1Decidindo a hierarquia mais alta na estrutura

Comece a formação de uma WBS determinando a declaração para o seu projeto. Essa declaração servirá como a entrega final no topo da hierarquia estrutural.

Etapa 2Atribuindo os Níveis Inferiores

Agora é a hora de decidir qual tipo de estrutura você está finalizando. Em seguida, você deve dividir cuidadosamente o projeto em uma lista de entregas, responsabilidades ou fases da tarefa.

Após a formação dos níveis inferiores, atribua cada tarefa a alguém com as habilidades e recursos necessários para entregá-la no prazo.

Etapa 3Colocando coisas em visuais

O próximo passo no processo é o passo que muitos gerentes lutam para acompanhar devido ao requisito adicional de boas habilidades de design. No entanto, obter um modelo de gerenciamento de projeto WBS nunca decepciona em tornar as coisas mais rápidas.

Para fazer uma estrutura estelar, você precisa ter um excelente modelo disponível gratuitamente em uma plataforma online chamada EdrawMax. Essa pode ser sua plataforma preferida para todos os tipos de recursos de gerenciamento de projetos.

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Representação Visual de uma WBS

Etapa 4Testando seu gráfico

Por fim, verifique a eficiência do seu gráfico, colocando-o à prova. Em seguida, use este modelo para o seu próximo trabalho de gerenciamento de projetos e descubra você mesmo a diferença.

Quer um tutorial detalhado? AcesseComo desenhar um diagrama de topologia de redee saiba mais!

As estratégias certas de gerenciamento de projetos, como os gráficos WBS, podem aumentar exponencialmente sua produtividade. Você poderá lidar com mais projetos mensalmente ou semanalmente, o que aumentará suas margens de lucro e receita. Além disso, conhecer estratégias valiosas e EdrawMax irá ajudá-lo a ser um gerente melhor a longo prazo.

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