Como criar um fluxograma de processo de contas a pagar
1. O que é o Fluxograma do Processo de Contas a Pagar
Os fluxogramas são usados para construir planos de negócios, algoritmos ou para mostrar as etapas de um processo. Diversos softwares ajudam a desenvolver fluxogramas. O principal motivo para você criar um fluxograma é para mostrar a pessoas comuns ou para facultar um ponto de referência ao lidar com algum projeto ou processo. Um fluxograma do processo de contas a pagar é um diagrama que mostra o processo utilizando vários símbolos que contêm todas as informações sobre cada etapa.
Em projetos empresariais, os fluxogramas do processo de contas a pagar são elaborados para mostrar aos departamentos de contabilidade e financeiro. No entanto, tal tipo de fluxograma é a coleta de elementos normalizadores da contabilidade, onde as formas ajudam a desenhar os processos contábeis. Esses fluxogramas incluem o processo de compras, o fluxograma de contas a pagar, fluxograma de recebimento de lucros, diagrama de contas a receber, entre outros. Neste artigo, falaremos como você pode desenhar um fluxograma do processo de contas a pagar pormenorizadamente.
1.1 Os Procedimentos de Contas a Pagar
Criar o guia antes dos processos e procedimentos de contas a pagar ajudará a reduzir os erros. Abaixo estão os passos para descrever os procedimentos:
- Obter a fatura do fornecedor e gerar uma correspondência de três vias para verificar a consistência contra as faturas, o recebimento dos produtos e os pedidos de compra.
- Os procedimentos de contas a pagar devem verificar os recibos de mercadorias para a aprovação do pagamento da fatura.
- Os pagamentos são efetuados de acordo com as faturas confirmadas pelo departamento responsável, e as divergências são corrigidas antes do pagamento.
- Após enviar o pagamento, marque a fatura como concluída ou paga.
2. As Etapas do Processo de Contas a Pagar
Há quatro processos principais no processo de contas a pagar. Eles incluem:
- Configuração de Contas a Pagar
- Processamento de Faturas
- Processamento Especial
- Relatórios
Nesta etapa, você deve considerar as necessidades de relatórios e o processamento de pagamentos. Descubra a empresa junto com a estrutura do fornecedor, que atenda aos requisitos. Em seguida, configure o aplicativo de contas a pagar de acordo com os dados coletados. Além disso, incluirá as informações das contas bancárias nas quais você fará os pagamentos, termos e condições do valor que você tem junto com o pagamento do fornecedor.
2.2 Processamento de Faturas de Contas a Pagar
Consiste no pagamento, liberação e registro das faturas. Além disso, mantenha a fatura entre os momentos em que você realiza os pagamentos. No entanto, deve-se fechar os períodos contábeis durante tal processo.
2.3 Processamento Especial de Contas a Pagar
Para registrar o valor pago pelas faturas, você pode usar os aplicativos de contas a pagar para o processamento, incluindo pagamentos a funcionários, criação de uma letra de câmbio e pagamentos anuais. No entanto, também é possível gerar relatórios com informações importantes.
2.4 Relatórios de Contas a Pagar
Este programa permite que você colete relatórios sobre contas a pagar abertas, histórico de faturas, valores restantes de fornecedores, saldo de funcionários e mais. Use o aplicativo para completar os relatórios federais.
Fonte:Netsuite
3. Dicas para Você Criar um Fluxograma Perfeito de Contas a Pagar
O departamento financeiro precisa de um fluxograma quando acha que sua equipe está tendo dificuldades para encontrar os requisitos da organização e o sistema de faturas. No entanto, as seguintes dicas podem ajudar a gerar um fluxograma simples, fácil de entender e de seguir.
3.1 Use Ferramentas Digitais
Aplicar a solução de contas a pagar não se trata apenas de substituir o trabalho em papel por um fluxo de trabalho digital. Ela traz imensos benefícios, incluindo o recebimento de todas as informações em formato digital, que antes eram usadas nas mesas dos funcionários ou até em envelopes não abertos.
Com a automação de contas a pagar, as faturas serão automaticamente rastreadas e tudo será armazenado no arquivo digital. Dessa forma, a equipe receberá as orientações corretas sobre quais informações precisam ser completadas antes do final do mês. Eles finalizarão os livros de pagamento mensal de acordo com o fluxograma digital.
Além disso, o fácil acesso aos dados pela equipe de contas a pagar também ajudará a conseguir promoções, melhorar o fluxo de caixa e verificar os pagamentos recebidos com a ajuda do fluxograma. Ademais, ao registrar todas as tentativas de fraude na ferramenta digital, você saberá de qualquer tentativa de fraude relacionada ao pagamento. As empresas que não conseguem controlar isso ou que não possuem dispositivos digitais estão mais propensas a problemas de fraude, sejam por engano ou por engano de funcionários.
3.2 Realizando Tarefas Repetitivas
As equipes de contas a pagar realizam muitas tarefas repetidamente, como processamento de faturas, verificação, envio para aprovação e criação da lista de pedidos de compra linha por linha. É possível automatizar todas as tarefas mensais através da solução de automação de contas a pagar. Primeiramente, comece criando um gráfico para o sistema atual e identifique as etapas que podem ser realizadas implementando regras de negócios na ordem.
3.3 Uso de Métricas de Desempenho
Após você implementar a automação de contas a pagar, garanta que monitora o seu desempenho, rastreando algumas métricas críticas. No entanto, variações são possíveis de acordo com o negócio. Aqui estão os quatro parâmetros que toda empresa deve considerar:
- Taxas adaptativas para pagamentos baseados em pedidos;
- Tempo total de desenvolvimento;
- Taxa de distribuição (automática);
- Tempo de aprovação (manual).
Fonte: Slideteam
4. Como Criar um Fluxograma do Processo de Contas a Pagar
Ao criar um fluxograma de contas a pagar ou outros fluxogramas, existem dois métodos para o fazer.
4.1 Como Criar o Fluxograma do Processo de Contas a Pagar em Geral
É possível criar facilmente o fluxograma do processo de contas a pagar utilizando vários softwares. Tudo o que você precisa fazer é baixar o software e seguir os seguintes passos:
- Clique no fluxograma de contabilidade;
- Crie o design que você precisa;
- Coloque os símbolos necessários para criar o processo;
- Garanta que constroi as linhas de conexão entre os símbolos para mostrar o procedimento inteiro de forma clara;
- Após completar os diagramas, salve os diagramas.
4.2 Como Criar um Fluxograma do Processo de Contas a Pagar no EdrawMax
Passo 1: Abra o EdrawMax online/software, depois clique em Fluxograma para escolher um modelo para começar;
Fonte: EdrawMax
Passo 2: Selecione um modelo da galeria de modelos ou clique em “+” para criar um, e use os símbolos e formas na barra de ferramentas para continuar editando;
Fonte: EdrawMax
Passo 3: Após finalizar a sua criação, exporte o documento para em vários formatos e compartilhe ou imprima diretamente.
Fonte:EdrawMax
5. Conclusão
Neste artigo, discutimos em detalhes como criar os fluxogramas do processo de contas a pagar. No entanto, existem várias maneiras e truques usados para simplificar o processo e o tornar mais compreensível. Além disso, com o fluxograma do processo de contas a pagar, as chances de erros são minimizadas, e a equipe recebe as diretrizes de trabalho mensais.
Você deve criar um fluxograma que defina perfeitamente os planos, produtos, compras, pagamentos e outros detalhes financeiros. Assim, o EdrawMax é a ferramenta mais fácil para criar fluxogramas do processo de contas a pagar e outros diagramas.
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