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PDCA 사이클, 이드로우맥스로 3분만에 만드는 방법


업무 제안서를 만들기 위해 관련 자료를 찾다보면 마주치는 동그란 형태로 화살표가 돌아가는 도표가 있습니다. 순서를 나타낸 다양한 다이어그램 중 하나인가 보다 생각하기 쉽지만, 사실 이는 PDCA 사이클이라는 중요한 업무 효율화 방법입니다. 회사의 업무 프로세스 관리만이 아닌 개인의 업무 역량을 강화하는 데에도 효과적이니 이번 기회에 꼭 정리해보고 유용하게 활용해보도록 합시다.

Part 1: PDCA 사이클이란?

plan do check act

PDCA 사이클은 계획(Plan), 실행(Do), 점검(Check), 개선(act)의 업무 프로세스 4단계를 체계화한 원칙입니다. ISO(국제표준기구)에서 강조하는 지속적인 개선을 위한 핵심 툴로서, 반복적으로 시행하여 본질적인 개선을 이룰 수 있습니다.

1-1. PDCA 사이클 개념

P 계획(Plan) - 현재 상황을 분석해 문제 원인을 파악하고 개선 목표와 해결 방안을 세웁니다.

D 실행(Do) - 수립한 계획을 실행합니다. 작은 규모로 시범적으로 운영하기도 합니다.

C 점검(Check) - 실행한 결과를 점검하고 문제점을 분석하며 목표 달성 여부를 확인합니다.

A 개선(Act) - 점검된 결과를 바탕으로 개선 방안을 수립하하여 표준화하고 지속적인 관리 방법으로 반영합니다.

1-2. PDCA 사이클 유래

PDCA 사이클의 유래는 1925년 미국 벨 연구소에서 근무하던 월터 앤드루 슈하트(Walter Andrew Shewhart)에게로 거슬러 올라갑니다. 제품 품질을 개선하기 위해 품질 개선 사이클을 만들었던 것입니다. 슈하트의 이론은 물리학자 W. 에드워즈 데밍(W. Edwards Deming)에게 큰 영향을 끼쳤는데, 데밍은 품질관리와 지속적인 개선을 중요시하여 반복적인 실행의 중요성을 설파하였습니다.

둘의 협력은 2차 세계 대전 당시 미국의 생산성을 끌어올리는데 지대한 공헌을 세우게 됩니다. 이후 인도 산업계와 일본의 도요타를 위시한 주요 기업들이 PDCA 사이클에 관심을 갖고 적용하며 전세계적 경영 기법으로 자리매김하였습니다.

1-3. PDCA 사이클 원리

PDCA는 나선형 계단을 통해 지속적으로 시행착오를 통한 업무 개선을 과학적으로 시행하는 경영 기법입니다. 행동과 그 결과에 대한 피드백을 통하여 수정을 거쳐 목표에 근접하는 방식을 핵심 원리로 합니다.

1-4. PDCA 사이클 사용 이점

순환 점검을 통한 경쟁력 확보 : 매일 급변하는 기술 환경과 시장에서 지속적인 순환 점검을 통해 개선을 해나감으로써 최적의 프로세스를 찾아갑니다. 객관적 지표를 활용해 문제를 정의하고 해결하는 과정을 통해 경쟁력을 확보합니다.

국제 표준 달성과 품질 관리 : PDCA 사이클은 국제적 검증을 거친 비즈니스 운영 방식으로 ISO 9001(풍질 경영시스템), ISO 45001(안전보건경영시스템), ISO 14001(환경경영시스템) 등 주요 국제 표준을 이루는 기본 이론입니다. 기업 경영, 생산 관리, 서비스 품질 개선 등 전방위에 연계하여 품질을 관리할 수 있습니다.

리스크 감소 및 문제 예방 : PDCA 사이클은 점검 단계에서 발견한 작은 문제를 행동 단계에서 개선 조치하는 원리입니다. 작은 규모의 실험을 반복하여 점검하고 문제점을 찾아 개선해나가기 때문에 대규모 실패의 예방이 가능합니다.

구성원 역량 강화 : 개인 역량 뿐만 아니라 각 팀과 회사 전체가 각기 PDCA를 실행하며 문제를 인식하고 개선하는 프로세스를 거치며 학습 효과가 일어나고 조직 전체의 역량을 끌어올릴 수 있습니다.

Part 2: PDCA 사이클 예시

PDCA 사이클은 다양한 분야에 적용하여 활용이 가능합니다. 기업 경영 차원에서는 경영 목표 달성을 위해 실행 계획을 개선해나가는 경영 전략 수립 측면에서 활용이 가능합니다. 제조업의 경우에는 불량률을 낮추어 원가를 절감하는 생산성 향상을 위해 사용할 수 있습니다. 소프트웨어 등 기술 개발의 경우에는 반복적 테스트와 개선을 통해 목표에 도달할 수 있으며, 교육 과정에서도 학습 과정을 평가하고 개선하기 위한 교육 프로그램을 수립하는 데 PDCA 사이클이 효과적으로 쓰일 수 있습니다.

일본의 자동차 제조 기업인 도요타는 '빠른 PDCA 사이클(Rapid PDCA Cycles)'를 도입하여 효율성을 제고한 것으로 유명합니다. 한 번의 큰 변화가 아닌 작은 변화를 '빠르게, 작게, 자주' 반복하여 실행함으로써 효율성과 품질을 개선하였습니다. 100% 완벽한 해결책을 찾기보다는 일단 실행하고 작은 실험을 거듭하면서 데이터를 확인하였고, 성공사례는 표준화하고 더 나은 방법을 지속적으로 모색해 나갔습니다.

PDCA 사이클 템플릿

예시1: 지속가능한 PDCA 다이어그램

EMS는 조직 환경 문제를 체계적으로 관리하는 방법이며, 미국 통계학자 데밍이 1986년에 개발한 PDCA 모형을 기반으로 만들어졌습니다. EMS를 통해 체계적으로 조직 환경 문제에 접근하여 문제 해결할 수 있도록 일관적인 규칙을 찾아냅니다.

PDCA Example

예시2: 정보 보안 매트릭스

아래 PDCA 다이어그램은 시스템 개발 초기 단계에서 보안 위험을 보완하기 위해 모델 기반 시스템 엔지니어링(MBSE, Model-Based System Engineering)활용하여 나타낸 것입니다.

PDCA Example

예시3:
예시4:

Part 3: 이드로우맥스 템플릿 이용해 PDCA 사이클 만드는 방법

PDCA 사이클이 얼마나 중요하며 유익한지 깨달으셨나요? 이제 하고 있는 업무에 바로 적용하여 업무 효율성을 끌어올릴 차례입니다. 그런데 어떻게 이 사이클을 도표화해야할지 이미지 그리기가 막막해 그림판을 여시진 않으셨겠지요? 포토샵 등 이미지 툴을 자유자재로 다루는 디자이너가 아니더라도, 누구나 3분만에 작업이 가능한 무료 소프트웨어가 있습니다.

바로 올인원 다이어그램 소프트웨어 이드로우맥스(EdrawMax)입니다.

how-to-apply-pdca-model-1.png

3-1. 이드로우맥스 PDCA 템플릿 소개

업무 효율을 올리기 위한 필수 AI 다이어그램 툴 이드로우맥스(EdrawMax)는 자체 템플릿 외에도 전세계 사용자들이 공유한 다양한 템플릿을 활용할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 'PDCA' 키워드로 템플릿을 검색해보니 기본 원형 화살표 PDCA 템플릿 외에도, 디자인 성을 가미한 클로버 모양이나, 퍼즐 모양 템플릿 등 다양한 응용 템플릿이 존재합니다.

how-to-apply-pdca-model-2.png

3-2. 이드로우맥스로 3분만에 PDCA 사이클 만들기

Step1 이드로우맥스(EdrawMax) 무료 설치

마우스 클릭만으로 쉽고 폭넓게 활용이 가능한 이드로우맥스는 설치도 어렵지 않습니다. 공식 홈페이지를 방문해 OS 사양에 맞는 프로그램을 다운로드받아 설치해 주세요. 설치가 끝났다면 실행을 눌러 작업화면으로 진입합니다.

Step2 PDCA 템플릿 선택

2만 6천 개의 벡터 기호를 탑재하고 있는 이드로우맥스를 활용하면 처음부터 PDCA 사이클을 그려나가는 것도 결코 어렵지 않습니다. 하지만 디자인 퀄리티가 훌륭한 템플릿들이 제공되니 이를 활용해 좀더 빠르게 작업해 보겠습니다. 상단 검색창에서 PDCA를 검색하여 원하는 템플릿을 선택합니다.

how-to-apply-pdca-model-3.png

Step3 세부 내용 편집

동그란 퍼즐 템플릿을 선택해 편집을 시작해봅니다. 디자인은 마음에 드는데 입체감을 넣고 싶습니다. 벡터 기호를 활용해 바꾸어보겠습니다. 기호를 선택하고 3D 블록 다이어그램을 선택해 입체 동그라미 기호를 기존 원 크기에 맞추어 넣습니다. 기호를 클릭하면 스타일을 바꿀 수가 있는데 이곳에서 원하는 색상으로 바꾸어주고, 배치 순서를 조정해 뒤로 보내기를 여러 번 눌러 가려진 기호와 폰트가 나타나도록 합니다.

how-to-apply-pdca-model-4.png

Step4 PDCA 사이클 내보내기

4가지 원을 모두 원하는 스타일로 바꾸어 주었습니다. 이제 내보내기를 통해 파일 저장을 해보겠습니다. 상단의 내보내기 버튼을 클릭하면 원하는 형식과 경로를 지정해 저장할 수 있습니다. 파일을 디자인 브로슈어나 홈페이지에 적용하고자 하여, 배경을 없앤 투명 이미지 파일 PNG로 저장해보았습니다.

how-to-apply-pdca-model-5.png

이드로우맥스

올인원 다이어그램 소프트웨어
순서도, 평면도, 회로도 등 280가지 이상의 다이어그램 유형 지원
2만6천개 이상의 기호 리소스와 수 천개 무료 템플릿 지원
  • 강력한 호환성: Visio,MS office 등 파일 호환 가능
  • 다양한 운영체제: (윈도우,맥,리눅스,ios,android)

마치며

경영 관리와 개인 역량 관리에 꼭 필요한 툴인 PDCA 사이클, 개념은 알지만 디자인 적용이 어려워 활용이 망설여졌다면 이젠 걱정하지 마세요. 다이어그램 AI 프로그램 이드로우맥스(EdrawMax)의 다양한 템플릿과 벡터 기호, 쉽고 직관적인 편집 기능을 활용하여 3분만에 PDCA 사이클을 완성할 수 있습니다.

PDCA 사이클에 관한 FAQ
질문 1. PDCA 사이클에 해당하지 않는 것은?

건절안전산업기사 필기 기출문제입니다.

Q. 안전관리에 있어 관리사이클(PDCA)에 해당하지 않는 것은?

계획(Plan), 실시(Do), 검토(Check), 분석(Analysis)

A. 답은 분석(Analysis)입니다. 분석이 아니라 개선(Act)으로 고쳐야 합니다.

질문 2. 안전관리 시스템과 pdca 사이클 설명해주세요

PDCA 사이클은 안전보건경영시스템의 핵심 개념의 하나입니다. 위험성을 파악하고 사전 예방 대책을 세우며, 안전한 작업 환경을 제공하는 목표를 달성하는데 유용한 관리 방법입니다.

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