마인드맵으로 업무효율 향상하기!

항상 바쁘게 많은 일들을 처리하고 있지만 막상 퇴근시간이 되면 오늘 무슨 일을 한걸까? 또는 출근하고 막상 일을 시작하려는데 뭐 부터 시작할까? 하는 생각, 해보신 적 있나요? 열심히 노력하고 있지만 그만큼의 성과를 거두지 못한 느낌이 든다면 어떻게 해야할까요?

이런 문제에 대해 스마트 워킹 컨설턴트 홍순성씨는 이런 조언을 했습니다.

"많은 일을 한 것 같다 생각했음에도 성과를 낸 것 같지 않다면 반드시 하루 계획 목록을 작성해야 합니다”이처럼 오늘은 어지러운 생각들을 정리해서 체계적인 업무계획표를 만들고 효율적으로 일을 처리를 하는 법에 대해 이야기 하겠습니다. " 

일이 바쁠수록 하던 일을 잠시 멈추고 생각해봐야합니다. 분명 모두 한꺼번에 처리해도 모자를 만큼 중요한 일들이지만 그 안에서도 중요도가 높고 낮은 것들로 분류 할 수 있습니다. 이렇게 일을 순서에 따라 처리해서 체계적인 업무계획표를 만드는 게 중요한데요.

그렇다면 하루 계획 목록을 작성할 때는 어떤 방법을 쓰는 것이 좋을까요? 단순히 하루 동안 해야 할 일을 나열하는 것이 아니라 실질적으로 일을 해결하는데 도움이 되도록 적는 것이 중요하다고 전문가는 조언합니다. 하나의 할 일에 하위 목록을 만들어 세부적인 사항을 적어 넣는 방법이 좋겠죠. 이럴 때는 마인드맵 형식을 이용해 업무계획을 세우는 것을 추천 드립니다. 한눈에 파악이 가능하고 도식화되어 있기 때문에 기억하기도 쉽습니다. 직접 그리는 것도 좋지만 요즘엔 편리한 마인드맵 프로그램이나 어플이 많은데요. 그 중 돋보이는 프로그램인 ‘MindMaster’를 이용해 업무계획표를 만드는 방법을 알아보겠습니다.

MindMaster는 아래 이미지와 같이 공식 홈페이지에서 다운로드 할 수 있습니다. 혹은 어플 버전 다운로드도 가능합니다. 저는 프로그램을 다운받아볼텐데요. 윈도우, 맥, 리눅스 이 세가지 운영체제 모두 지원이 가능하다는 장점이 있습니다.

마인드맵으로 업무 계획 만드는법?

1.계획을 명확하게 작성한다.

계획을 어떻게 세우냐에 따라 실행 결과가 달라집니다. 목록을 작성할 때는 무엇을 언제 어디서 할 것인지 명확하게 정해야만 일할 때 망설이지 않게 됩니다. 한두 줄의 간단한 메모보다는 육하원칙에 따라 최대한 구체적으로 기록해야 실행에 옮기기 쉽겠죠?

저는 업무의 성격에 따라 분류하고 그에 맞는 하위 목록을 만들 위해 ‘조직구조도’템플릿을 선택해 보겠습니다. 일단 업무에 맞게 목록을 만듭니다. 상단의 메뉴바에서 Home을 찾아 "주제"를 선택하면 글 박스가 만들어집니다. 그리고 좀 더 구체적인 사항을 하위목록에 작성해주면 되는데요. 하위 목록은 해당 글 박스를 클릭한 뒤 Home에서 "서브 주제" 버튼을 누르면 됩니다.

2.정확한 작업 시간을 정한다.

일의 중요도에 따라 오늘 끝내야 할 일과 오늘 끝낼 수 없는 일을 빠르게 구분하고

오늘 끝내야 할 일은 몇 시간 안에 끝낼 것인지 정확한 작업 목표 시간을 정해두는 것이 좋습니다.

3. 실행 가능한 것을 파악한다.

그냥 목록만 나열한 계획은 결국은 실현 불가능한 계획으로 끝나버릴 수 있습니다.

내가 해야 할 일의 핵심을 분석해서 단계별로 작게 쪼개서 계획을 세워보세요. 당장에 실행하기에 어려움이 있다면 다음 작업예정 목록에 넣어 분류하고 실행 할 수 없는 계획이라고 생각이 들면 과감하게 계획에서 제외시켜야 합니다. 이미 작성한 부분을 삭제하려면 지우고 싶은 부분을 마우스 드래그로 설정하고 상단의 메뉴바 중 Home에서 Cut을 누르면 됩니다. 단축키 Ctrl+X로도 가능합니다.

오늘은 이렇게 마인드맵을 이용해 체계적으로 업무계획을 세우는 법에 대해 알아봤습니다.

MindMaster의 또 다른 장점은 여러 가지 형식의 파일로 내보내기 할 수 있다는 것인데요. 자유로운 공유도 가능합니다. 이미지 파일이나 PDF파일로 업무일지를 모으는 것도 좋은 방법 중 하나일 것입니다. 이제 Mindmaster와 함께한다면 여러분도 스마트한 직장인으로 거듭날 수 있습니다!