Altri modelli di Work Breakdown Structure
Informazioni sul modello di Work Breakdown Structure
Una Work Breakdown Structure è uno strumento essenziale per diversi team che necessitano di una rappresentazione visiva e organizzata del lavoro fondamentale da svolgere, con un'ulteriore suddivisione in compiti più piccoli all'interno del progetto.
Quando osservi un modello WBS, generalmente inizia con un grande progetto o obiettivo e lo suddivide in attività piccole e gestibili nelle parti inferiori del diagramma. Una WBS si concentra tipicamente su deliverable con milestone concrete e misurabili. Questi deliverable possono presentarsi come attività, sottoattività, elementi terminali e pacchetti di lavoro. Poiché si tratta di un approccio basato sui deliverable, otterrai un piano dettagliato degli incarichi che i membri devono creare per portare a termine il lavoro. La WBS aiuta anche a stimare costi e risorse, creare attività programmate per fasi e gestire ogni fase.
Perché usare una work breakdown structure?
Ci sono diversi motivi per cui una WBS è essenziale nella gestione dei progetti. Ecco alcuni di essi:
- Stima i costi del progetto
- Assegna le responsabilità e chiarisce il ruolo di ogni membro coinvolto nel progetto
- Identifica i rischi
- Monitora l'avanzamento del progetto
- Definisce la timeline del progetto e crea uno sviluppo basato sul tempo disponibile
- Redige la dichiarazione di lavoro
- Stabilisce le dipendenze
I vantaggi sopra menzionati sono solo idee generali di ciò che puoi massimizzare con questa struttura completa. Poiché si tratta di una scomposizione gerarchica dell'intero progetto, ti permette di raggiungere gli obiettivi del progetto e creare deliverable secondo una pianificazione prestabilita. È uno strumento cruciale per un servizio, prodotto, dati o qualsiasi combinazione di questi progetti. Oltre a suddividere deliverable significativi in attività gestibili, una WBS fornisce anche un punto di partenza per un controllo completo dei costi e una stima accurata, inclusa la pianificazione.
Come creare una work breakdown structure?
Per quanto possa sembrare complesso, puoi creare un modello di work breakdown structure con tre passaggi:
- La prima cosa che devi comprendere sono gli obiettivi del tuo progetto. Questo implica identificare cosa la tua azienda sta cercando di ottenere con il progetto e come si inserisce negli obiettivi più ampi dell'organizzazione.
- Per categorizzare e classificare tutti i deliverable del progetto, devi prima raccogliere tutti i principali deliverable significativi del progetto. Questo è il secondo passo del processo e comprende sottocategorie di progetti che lavorano verso l'obiettivo generale identificato nel primo passaggio.
- Il passaggio finale consisterà nel suddividere tutti i deliverable di alto livello in attività più piccole e specifiche. Ogni attività è cruciale poiché determinerà il successo del progetto. Deve essere suddivisa in categorie più specifiche affinché i membri del team possano affrontare chiaramente ogni deliverable.
Suggerimenti per creare una work breakdown structure
Puoi fare riferimento alle seguenti regole per creare efficacemente un modello WBS:
- La regola del 100%. Il lavoro illustrato dalla tua WBS deve rappresentare il 100% del lavoro necessario per completare l'obiettivo generale del progetto, senza l'inclusione di lavori e deliverable non correlati. Inoltre, le sottoattività a qualsiasi livello devono rappresentare tutti i deliverable necessari per completare l'attività di livello superiore.
- Concentrati sul risultato, non sull'azione. Per una WBS efficace, un project manager o un team deve concentrarsi sui risultati e sui deliverable invece che sulle azioni. Per contestualizzare, quando si costruisce una bicicletta, il deliverable potrebbe essere "il sistema frenante" mentre l'azione potrebbe essere "calibrare le pastiglie dei freni".
- Mutualmente esclusivo. Le sottoattività non devono avere duplicati. Farlo vanificherebbe lo scopo della regola del 100% e porterebbe probabilmente a errori di calcolo.
- Tre livelli. La WBS deve generalmente contenere circa tre livelli di dettaglio. Potrebbero esserci rami della WBS con più sottocategorie rispetto ad altri, ma se vedi che la maggior parte dei rami ha tre livelli, il livello di dettaglio e l'ambito del progetto nella WBS sono appropriati.
- La regola dell'8/80. Questa regola spiega che il pacchetto di lavoro deve richiedere non meno di otto ore di impegno lavorativo, ma non più di ottanta. Alcuni suggeriscono che il pacchetto di lavoro non debba superare i dieci giorni.
- Crea assegnazioni. Lo scopo di una WBS non è solo classificare i deliverable, ma anche garantire che tutti i membri del progetto abbiano compiti specifici assegnati. Il lavoro non deve sovrapporsi, così le funzioni saranno precise.
Esempi di Work Breakdown Structure
La WBS può essere completa con diversi tipi. Scopri alcuni di essi qui sotto:
Esempio di Work Breakdown Structure per la gestione di progetti
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L'esempio sopra mostra una WBS dettagliata di una costruzione di una villa. Come puoi vedere, non è la solita WBS classificata in una gerarchia. Poiché questa WBS è creata in Excel, il project manager può illustrare chiaramente i nomi delle attività nella parte più a sinistra del grafico. Mostra anche il livello di priorità e la timeline per ogni attività. E poiché si tratta di un progetto vasto, il creatore ha incluso la percentuale di completamento per ogni attività. Tipicamente sembra complicato da lontano; tuttavia, tutti i dettagli essenziali vengono esposti per garantire il successo del progetto.
Esempio di Work Breakdown Structure per lo sviluppo software
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Questo è un esempio di una WBS dettagliata per lo sviluppo software. Quelli che appartengono ai deliverable di livello superiore sono classificati in cinque sezioni: specifiche, design, implementazione del sistema, testing e chiusura del progetto. Puoi vedere che ciascuno dei deliverable principali e delle sottocategorie ha un colore diverso. Fornire colori e altre forme per la WBS illustrerà chiarezza e una corretta rappresentazione di ogni attività.
Esempio di Work Breakdown Structure per l'edilizia
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L'esempio sopra è una WBS a tre livelli con ogni livello che ha notazioni numeriche. Per le sottocategorie, aggiungerai un'altra notazione decimale. Oltre alla classificazione a colori in ogni gruppo, noterai che tutti i deliverable scritti nelle caselle sono sostantivi invece di attività. Se provi a sommare tutti i deliverable, otterrai il primo livello nella WBS, noto anche come la regola del 100%.
Esempio di Work Breakdown Structure per un evento
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Questo è piuttosto un approccio semplificato a un modello di work breakdown structure per un evento. Come puoi vedere sopra, illustra i deliverable che un team deve eseguire per organizzare con successo una conferenza. Ognuna delle quattro categorie principali consiste in sottocategorie. In realtà, i creatori possono fornire più specifiche su ogni sottoattività e assegnarle a membri specifici del team. Puoi anche usare più colori nel tuo diagramma per stabilire la classificazione delle assegnazioni.
Altri casi d'uso della breakdown structure
Quando si lancia un prodotto o un progetto, non si tratta solo della WBS che i manager devono considerare. La breakdown structure in sé è vasta e puoi anche classificarla in cinque categorie diverse, ognuna delle quali svolge ruoli distinti nello sviluppo del progetto.
Resource Breakdown Structure
Una resource breakdown structure è uno strumento utilizzato dai project manager per pianificare e controllare progetti e attività. Ci sono diversi tipi di risorse e possono essere molto ampie. Coinvolgono materiali, attrezzature e risorse umane. Anche coloro che fanno parte del progetto sono considerati parte delle risorse; queste risorse umane sono quelle incaricate di supervisionare ed eseguire le prestazioni del progetto dall'inizio alla fine.
Per dirla semplicemente, una RBS comprende un elenco di risorse vitali per il processo del progetto. L'elenco viene quindi categorizzato e classificato in base a tipi e funzioni. Per presentare efficacemente il tuo elenco, devi creare un modello RBS. La maggior parte dei manager utilizza un grafico o diagramma gerarchico per organizzare le risorse e determinare come ogni componente si relaziona. Devono essere dati priorità poiché, senza risorse, un progetto non può funzionare correttamente e porterà al fallimento del progetto.
Risk Breakdown Structure
Questo è un altro RBS ma non del tipo risorsa. Una risk breakdown structure è uno strumento essenziale nel kit di un project manager quando si discute di gestione del rischio. Sai come i rischi siano ovunque e, senza un'adeguata anticipazione e preparazione, questi comprometteranno il successo del progetto. Una risk breakdown structure è un diagramma gerarchico che suddivide i rischi del progetto da categorie di alto livello a rischi di sottolivello.
Il ruolo di questa struttura è determinare e valutare i rischi in modo che un'organizzazione possa comprendere chiaramente e gestire i rischi in modo efficace. Di solito è una documentazione di tutti i potenziali pericoli che un progetto o un prodotto potrebbero incontrare, e l'elenco è presentato in modo organizzato. Come per il concetto di WBS, la risk breakdown structure serve come mezzo per i project manager e i risk manager per sviluppare i rischi che devono essere affrontati e monitorati nello sviluppo del progetto.
Mentre alcuni potrebbero trovare questo processo strano, sono le organizzazioni che gestiscono i rischi. Devono anticiparli e crearli per trovare soluzioni pronte quando si verificano durante la durata del progetto.
Organizational Breakdown Structure
I project manager lo chiamano OBS, un modello gerarchico che descrive un framework consolidato per la gestione delle risorse, la pianificazione del progetto, l'allocazione dei costi, il reporting di entrate e profitti e la gestione del lavoro. È l'elemento che puoi aspettarti quando pianifichi di lanciare un servizio o un prodotto. L'OBS presenta specifiche delle attività e deve funzionare bene in coordinamento con un programma di workflow del progetto. Quando guardi un modello OBS, generalmente mostra i dettagli dei compiti specifici di ogni membro del team per raggiungere gli obiettivi del progetto. Poiché ogni attività è classificata e specificata, non ci saranno duplicati, promuovendo ordine ed efficienza durante tutto il processo del progetto.
Product Breakdown Structure
La PBS è un'altra struttura gerarchica di prodotti ed elementi che un progetto specifico deve avere per avere successo o i risultati che il progetto di un'organizzazione fornirà. Per dirla semplicemente, è come la tua lista della spesa. È un progetto che comprende tutti i componenti fisici di un prodotto o sistema specifico.
Quando guardi il modello PBS, vedrai che inizia con il prodotto finale nella parte più alta del diagramma, seguito dalle sottocategorie del progetto o del prodotto. Nei livelli inferiori del grafico, vedrai che decompone il "prodotto principale del progetto" in diversi sottolivelli e sottocategorie utilizzando una struttura gerarchica. Dalla parola stessa, la natura della PBS si concentra principalmente sul prodotto, composto principalmente da elementi fisici.
Cost Breakdown Structure
Non puoi mai procedere con il lancio di un prodotto o di un progetto senza considerare il budget e altri deliverable finanziari. I project manager generalmente utilizzano una cost breakdown structure, in cui la ripartizione dei vari costi del progetto è presentata in un'illustrazione gerarchica. Rappresenta i costi dei componenti nella WBS. Un design solido della CBS consente una comprensione più facile di come un progetto sta procedendo rispetto a un piano.
Ci deve essere anche la massima considerazione sulla CBS, quindi nessun elemento del processo viene lasciato senza alcuna allocazione di budget e garantire che non ci siano duplicazioni in nessuna delle categorie e sottocategorie.
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