Altri modelli di riunione one-on-one
Informazioni sul modello di riunione one-on-one
Che cos'è una riunione one-on-one?
Le riunioni one-on-one sono spazi dedicati nell'agenda e nella mappa mentale per conversazioni previste e aperte tra un dipendente e un manager. A differenza delle riunioni tattiche e dei report di stato, questo tipo di incontro è pensato per mentoring, coaching, sfogo e fornire contesto. Va oltre la politica della porta aperta e dedica tempo su base regolare affinché leader e collaboratori possano comunicare e connettersi.
La natura incentrata sul dipendente e la forma libera di questo incontro, che va oltre il semplice aggiornamento sullo stato, è ciò che rende speciali le riunioni one-on-one. È considerata la riunione più cruciale che si possa avere perché fornisce le basi per un rapporto di lavoro produttivo e basato sulla fiducia.
Lo scopo principale delle riunioni one-on-one è connettersi e creare spazio con i dipendenti. È il migliore canale per guidarli e aiutarli a progredire nel loro lavoro e nella crescita professionale complessiva. Ancora più importante, durante questo incontro, puoi fornire feedback, riconoscimento e lodi. Questo è anche il momento per sollevare eventuali problemi o ostacoli potenziali che il dipendente ha. Infine, le riunioni one-on-one coltivano il lavoro di squadra e definiscono i prossimi passi verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali e personali.
Perché fare una riunione one-on-one?
Condurre una riunione one-on-one produce risultati positivi per dipendenti, manager e azienda.
- Per i dipendenti
Come dipendente, questo tipo di riunioni ti permette di ottenere il feedback e la guida di cui hai bisogno per avere successo nel tuo ruolo e avere una crescita professionale e personale. Allo stesso tempo, ascoltandoti e fornendo consigli tempestivi, il tuo manager diventa tuo partner nel tuo successo. Inoltre, per i dipendenti, le riunioni one-on-one ti assicurano che sei valorizzato, non solo per il tuo impegno ma per la tua presenza e contributo all'organizzazione. Ti dà anche il senso di sicurezza di sapere dove ti trovi, basandoti sul feedback costante del tuo team leader o manager. Se le cose devono essere corrette su come fai qualcosa, lo saprai sicuramente e alla fine lo sistemerai in tempo. Infine, questo tipo di riunione ti permette di sollevare le sfide e le difficoltà, specialmente durante le giornate intense.
- Per i manager
Quando i manager conducono riunioni one-on-one, aiutano lo sviluppo dei membri del loro team, migliorano la retention dei dipendenti e risolvono problemi sottostanti. Per vedere il potenziale dei loro dipendenti, i manager devono impegnarsi con ciascuno di loro. Non puoi prendere scorciatoie quando si tratta di costruire rapporti e connessioni con i dipendenti. Riunioni one-on-one dedicate creano anche spazio per costruire fiducia e assicurarti di essere sempre aggiornato su dove si trovano i tuoi membri, sia come dipendenti che come persone. Con questo, tu, come manager, prendi azioni per mantenerli produttivi e felici sul lavoro.
In cambio, puoi anche ottenere feedback dai membri del tuo team per crescere e migliorare come manager. Puoi anche parlare con i tuoi dipendenti su come supportarli meglio e ricevere informazioni su cosa ci si aspetta da te come manager e come migliorare professionalmente.
- Per l'azienda
Lo sforzo dei manager investito per connettersi con i membri del team può fare o distruggere il futuro dell'azienda. Una riunione one-on-one non è solo vantaggiosa per manager e dipendenti; ancora più importante, influisce anche sul tuo business. Quando ogni dipendente ha la possibilità di conoscere i piani dell'azienda e dove sta andando, si sentirà più responsabile e accountable, risultando in un maggiore investimento nell'azienda. Ricorda che l'engagement è un indicatore popolare di produttività e retention.
Come strutturi una riunione one-on-one?
La maggior parte delle aziende ha una struttura predefinita su come gestire le riunioni one-on-one. Ma come si crea un modello di riunione one-on-one? Ecco cinque passaggi essenziali che devi considerare.
- Per condurre una riunione efficace, devi prima creare un piano. Non è necessario seguire ciò che c'è nel programma, ma può aiutare a fornire una serie di obiettivi, domande, argomenti di discussione e azioni da intraprendere. I punti elenco funzioneranno bene per mantenerli semplici e facili da leggere.
- È opportuno impostare l'atmosfera e costruire rapporto e connessione prima di immergersi nella discussione. Questo esercizio è essenziale poiché puoi sviluppare empatia e allineare le aspettative verso l'altra persona. Ti aiuterà anche a comprendere le loro esigenze attuali.
- Puoi iniziare parlando di cose del momento presente. Discuti cosa sta andando bene e poi passa a discutere eventuali battute d'arresto o frustrazioni.
- Dopo la rapida retrospettiva, puoi discutere strategie per la crescita professionale. Pensa a questo passo come un'opportunità per avviare nuovi progetti e provare cose e idee nuove.
- Poiché questa è una conversazione a forma libera, puoi permettere a ciascuna parte di dire qualsiasi cosa voglia. Non deve essere così formale e puoi parlare di cose che ruotano attorno a tendenze di business e nuovi apprendimenti. Lascia semplicemente che la discussione fluisca in modo creativo e libero.
Modelli ed esempi di riunioni one-on-one
Esistono diversi modelli disponibili per questa strategia poiché ogni organizzazione varia su come conduce questo tipo di riunione e con quale frequenza. Il primo esempio qui sotto mostra una riunione one-on-one settimanale. Ti dice che il modello utilizza uno strumento online per inserire adesivi e immagini. Ricorda che puoi sempre cercare aiuto e vedere modelli online su cui basare il tuo layout. L'esempio utilizza anche domande invece di frasi o punti elenco. Puoi sempre trovare il tuo modo quando si tratta di formulare punti di discussione.
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Con quasi tutti che lavorano da remoto ora, devi anche aggiornare il tuo modello di riunione one-on-one. Sarebbe meglio incontrare i membri del tuo team virtualmente; tuttavia, se il tempo non lo permette, la struttura del tuo modello deve essere abbastanza coinvolgente, così i dipendenti sentiranno anche di parlare con qualcuno mentre rispondono alle domande. Sicuramente, fusi orari e geografia possono essere impegnativi, ma condurre questi incontri può beneficiare tutti in un'organizzazione. Può essere difficile impostare l'atmosfera virtualmente; ecco perché oltre alla scaletta che hai per la riunione, è meglio assicurarsi che lo spazio o la location per ciascuna parte sia favorevole per sessioni one-on-one.
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