Altri modelli di Matrice di Eisenhower
Informazioni sul modello di Matrice di Eisenhower
Cos'è una Matrice di Eisenhower?
La Matrice di Eisenhower è una struttura di prioritizzazione, gestione del tempo e produttività progettata per aiutarti a dare priorità alle attività o ai compiti classificandoli in base alla loro essenza e urgenza. Alcuni chiamano questo strumento anche scatola di Eisenhower, Matrice delle Decisioni di Eisenhower o modello di Matrice Urgente-Importante.
Esplorando il funzionamento di questo diagramma, puoi notare che la matrice ha quattro quadranti con un asse y etichettato Importante e Non Importante e l'asse x con le etichette Urgente e Non Urgente. Successivamente raggruppi l'elenco di attività o elementi nei quadranti, con il riquadro Urgente-Importante posizionato in alto a sinistra che richiede un'azione immediata.
Come contesto storico, fu il Presidente Dwight Eisenhower a creare il concetto alla base della matrice. Una volta lo usò per dare priorità e gestire le numerose questioni ad alto rischio che incontrò durante il suo incarico come generale dell'esercito americano fino a diventare presidente degli Stati Uniti d'America. Dopo molti anni, l'autore Stephen Covey rese popolare la struttura di Eisenhower attraverso il suo libro "Le 7 regole per avere successo". Da allora, il concetto è stato ampiamente utilizzato nei framework di gestione del tempo e decision-making nelle aziende e organizzazioni.
Quando usare una Matrice di Eisenhower?
Ricorda che il modello di Matrice di Eisenhower non è solo per le aziende ma anche per uso personale. Se pensi di avere troppe attività da gestire e trovi difficile stabilire quale compito completare per primo, è ideale utilizzare questo framework.
Puoi creare due matrici all'inizio della giornata, una per le attività personali e un'altra per quelle professionali. Poiché puoi farlo quotidianamente, puoi limitare le tue attività a non più di otto per quadrante e ricorda di completare quelle iniziali prima di aggiungerne altre a ciascun quadrante.
Puoi anche aggiornare le tue matrici durante la giornata, ma non soffermarti troppo su di esse per evitare di pensarci troppo.
Come usare la Matrice di Eisenhower?
Ti sei mai chiesto come funziona questa matrice? Ogni quadrante o casella rappresenta un diverso livello di priorità. Quando capisci quali attività o compiti sono urgenti, importanti o una combinazione dei due, puoi decidere come gestirli e completarli. I quattro quadranti sono etichettati individualmente ed è importante conoscere queste etichette per posizionare correttamente le attività nel diagramma.
Quadrante 1: Fai
Questo è il tuo quadrante della matrice importante-urgente. Queste sono liste di attività che hanno sia alta urgenza che importanza. Se inserisci compiti qui, significa che devi completarli per primi, prima di qualsiasi altra cosa.
Osservando le tue attività in questo quadrante, possono essere quelle impreviste e quelle che hai procrastinato. Durante la mappatura delle attività in questa sezione, un consiglio è pensare ai compiti che hai lasciato all'ultimo minuto e creare una strategia su come evitare di ritardarli in futuro.
Quadrante 2: Decidi
La seconda sezione o quadrante corrisponde ad attività che sono essenziali ma non urgenti. Puoi svolgere queste attività un giorno, ma non c'è una scadenza immediata nell'elenco. Le attività in questa sezione ti aiutano a completare lavori importanti e raggiungere i tuoi obiettivi, ma spesso vengono trascurate poiché non hanno scadenze.
Per evitare di procrastinare su queste attività, devi decidere quando occupartene. Sarà meglio assegnare scadenze chiare per ogni compito e organizzare queste attività nel tuo programma.
Quadrante 3: Delega
Alcune persone si bloccano su questo quadrante. Le attività in questa sezione corrispondono a quelle urgenti ma non essenziali. Le attività qui generalmente ti impediscono di raggiungere i tuoi obiettivi. Potresti trovare qui compiti che provengono da altre persone. Potrebbe essere un collega che ti chiede di revisionare un rapporto di analisi che scade nelle prossime ore.
Va bene se rifiuti educatamente alcuni compiti di questo quadrante. Puoi anche delegare le attività qui se possibile. Se puoi, puoi riservare un tempo regolare nel tuo programma per gestire le richieste degli altri.
Quadrante 4: Elimina
Questa sezione corrisponde alle attività con la priorità più bassa. Alcuni la etichettano come attività non essenziali e non urgenti. Possono essere distrazioni per le tue altre attività e sarebbe meglio eliminarle dalla tua lista delle priorità e completarle più tardi quando il tempo lo permette. Quando hai un programma libero e non hai priorità da completare, puoi occuparti di queste attività in questo quadrante.
Esempi di Matrice di Eisenhower
Poiché il modello di Matrice di Eisenhower può essere utilizzato per attività personali e professionali, puoi sicuramente aspettarti variazioni della matrice. Di seguito alcune di esse:
Mappatura delle attività tramite Eisenhower
È stato discusso sopra che la matrice funziona in quadranti. Tuttavia, poiché questo framework è anche molto flessibile, puoi utilizzare la mappatura mentale per pianificare ogni sezione della matrice. Il diagramma qui sotto classifica ancora chiaramente ogni sezione senza utilizzare quadranti o caselle. Sotto-categorie e sotto-attività supportano ogni categoria. Questo rende più facile per gli utenti identificare le attività poiché puoi specificare ogni categoria aggiungendo sotto-argomenti. In alcuni casi, la mappatura mentale coinvolge meno parole e più specifiche, rendendo più facile per gli utenti comprendere ogni compito.
Visualizza, modifica e scarica questo modello in EdrawMind >>
Usa la Matrice Urgente-Importante di Eisenhower
Il secondo esempio è un modello di Matrice di Eisenhower semplificato. Utilizza la classificazione urgente-importante. Puoi vedere nel modello qui sotto che oltre a specificare quali attività rientrano in ogni sezione, descrive anche ogni categoria. In questo modo, puoi essere guidato su dove posizionare ogni compito. Come il primo esempio, puoi utilizzare la mappatura mentale per l'esempio e fornire sotto-attività e sotto-argomenti per maggiori specifiche. Il diagramma utilizza anche colori che corrispondono a ogni categoria. Ricorda che con la mappatura mentale puoi anche usare immagini e adesivi per renderlo visivamente accattivante.
Visualizza, modifica e scarica questo modello in EdrawMind >>
Modello di Matrice Urgente Importante
Questo terzo esempio è ancora un diagramma che utilizza la mappatura mentale. Sembra in qualche modo un approccio giocoso alla matrice. Sembra una boccata d'aria fresca rispetto alla solita lista di cose da fare che vedi abitualmente. Di seguito, puoi vedere che le attività sono brevi e concise, rendendo più facile per gli utenti e i lettori ricordare ogni compito. Non devi passare molto tempo a guardare la tua matrice per completare le attività di conseguenza. È un altro approccio semplificato alla Matrice di Eisenhower. Sembra semplice ma ricorda che puoi anche personalizzare questo modello se desideri inserire immagini o classificare ogni sezione fornendo colori diversi.
Visualizza, modifica e scarica questo modello in EdrawMind >>
La cosa positiva nell'utilizzare strumenti online per la tua matrice è che non devi dedicare tutto lo sforzo nel disegnare il diagramma. Questo software fornirà tutti gli strumenti necessari e starà a te esplorare la tua immaginazione su come vuoi che i tuoi grafici appaiano. Poiché questo diagramma si applica anche professionalmente, è meglio utilizzare software online per collaborare tra i team. In questo modo, i membri del team e il team leader possono fornire input e suggerimenti sul diagramma visitandolo online e aggiungendo informazioni che ritengono manchino. I membri del team possono persino modificare design, colori e forme e persino lasciare commenti. Elimina lunghe discussioni per creare diagrammi o progetti.