Comunicare equivale a parlare o condividere informazioni. Aiuta le persone a capirsi. La comunicazione è importante soprattutto nei progetti. Equivale ad assicurarsi che tutti gli interessati sappiano cosa sta accadendo e cosa devono fare.
Questo articolo illustrerà la comunicazione nella gestione del progetto, cosa è la comunicazione, i diversi tipi di comunicazione, perché è importante, come fare una buona comunicazione e come sviluppare un piano di comunicazione nella gestione di un progetto. Esplora come una migliore comunicazione può rendere il progetto più fluido e di successo.
Che cos'è la comunicazione nella gestione di un progetto?
La comunicazione nella gestione di un progetto equivale a garantire che tutti ottengano le informazioni giuste al momento giusto. Non si tratta solo di parlare, ma anche di dare e ricevere informazioni in maniera tale che tutti possano capire. Consideralo come un processo di condivisione di dettagli e aggiornamenti importanti con persone che hanno bisogno di sapere.
Questa gestione della comunicazione è una parte importante della guida alla gestione del progetto PMBOK. Questo è essenziale perché aiuta ad evitare incomprensioni, a mettere tutti sullo stesso piano e a garantire che il progetto proceda senza intoppi. La gestione della comunicazione del progetto garantisce che tutti sappiano cosa sta succedendo e cosa devono fare per rendere il progetto un successo.
Tipo di comunicazione nella gestione di un progetto
La comunicazione nell'ambito di un progetto comporta vari modi di condividere le informazioni. Esistono tre processi principali per la gestione della comunicazione del progetto: pianificazione, gestione e monitoraggio della comunicazione.
- Pianificazione e comunicazione L'obiettivo di questo processo è quello di creare una strategia di comunicazione nel progetto. Si tratta di decidere chi ha bisogno di quali informazioni, quando e come fornirle. È come pianificare di parlare con le persone giuste al momento giusto.
- Gestione e comunicazione. Una volta che il piano è stato sviluppato, il processo metterà in atto il piano. Include l'invio di messaggi, riunioni e condivisione di informazioni tramite email, telefono, discussioni e memo. È come parlare e condividere effettivamente informazioni secondo un piano.
- Controllo. Questo processo monitora l'efficacia del piano di comunicazione. Controlla se tutti stanno ricevendo e capendo il messaggio. È come garantire che lo scambio e la condivisione delle informazioni procedano secondo i piani.
Nel progetto, la comunicazione viene effettuata per telefono, email, riunione, forum di discussione o memorandum scritto. Ogni metodo ha il vantaggio di comunicare quello che è necessario e a chi deve essere utilizzato.
Per comunicare più velocemente, si consiglia di utilizzare applicazioni di messaggistica istantanea gratuite come Viber, Telegram, Messenger, ecc. Tuttavia, l'utilizzo di email o memo è più adatto per una comunicazione più formale.
L'importanza della comunicazione nella gestione dei progetti
Una comunicazione efficace è fondamentale nella gestione dei progetti perché consente a tutti di comprendere la situazione e concentrarsi sui propri compiti. Ecco perché la comunicazione è fondamentale:
- La squadra è diversificata. I team di progetto sono generalmente composti da diversi professionisti con background e competenze diversi. Una buona comunicazione garantisce che ogni professionista comprenda i propri ruoli e responsabilità e promuova la collaborazione e l'armonia all'interno del team.
- Ruolo di comando. I project manager svolgono un ruolo importante nella comunicazione. Trascorrono molto tempo a comunicare con il loro team, guidarli e garantire il successo del progetto. La comunicazione chiara e coerente del project manager dà il tono all'efficacia del team.
- Miglioramento delle competenze. Non solo il project manager, ma ogni persona coinvolta dovrebbe sforzarsi di migliorare le proprie capacità comunicative. I professionisti dovrebbero essere felici di porre domande quando sono incerti e condividere idee per promuovere l'avanzamento del progetto. Una migliore comunicazione tra i membri del team porterà a un flusso di lavoro più fluido e risultati migliori.
Le forti pratiche di comunicazione all'interno del team di progetto assicurano che tutti siano sulla stessa pagina e contribuiscano efficacemente al successo del progetto.
Abilità comunicative efficaci
Una comunicazione efficace nella gestione dei progetti comporta l'utilizzo di una varietà di tecnologie per comunicare efficacemente le informazioni. Di seguito sono riportate tre principali abilità comunicative comunemente utilizzate:
- Comunicazione interattiva. Questa tecnologia include la partecipazione attiva e lo scambio di informazioni bidirezionale tra i membri del team. È come avere discussioni, sessioni di brainstorming o incontri faccia a faccia in cui tutti possono condividere idee, porre domande e chiarire domande. La comunicazione interattiva promuove la collaborazione e incoraggia il dialogo aperto all'interno del team.
- Comunicazione push. La comunicazione push invia informazioni da un mittente a più destinatari senza aspettarsi un feedback immediato. Gli esempi includono email, memo o report. È come condividere aggiornamenti di progetto o dettagli importanti con team o parti interessate e informarli di progressi o cambiamenti.
- Comunicazione pull. Nella comunicazione pull, le informazioni sono archiviate centralmente e i membri del team possono accedervi quando necessario. È come avere un repository di progetto o una piattaforma centralizzata in cui i membri del team possono accedere a documenti, risorse o dati relativi al progetto in un momento conveniente. Questa tecnologia garantisce a tutti l'accesso a informazioni importanti senza essere sopraffatti da dettagli inutili.
L'utilizzo strategico di queste tecnologie di comunicazione in base alla natura delle informazioni e alle esigenze del team aiuta a garantire un flusso di informazioni efficace, facilita la collaborazione e mantiene tutti in linea con gli obiettivi del progetto.
Come sviluppare un piano di comunicazione per la gestione di un progetto
I piani di comunicazione per la gestione dei progetti sono essenziali per un efficace scambio di informazioni e risultati di successo del progetto. Ecco come svilupparne uno:
Passaggio 1: pianificare il progetto
La pianificazione della comunicazione inizia dalla fase di pianificazione del progetto. Incoraggiare la partecipazione attiva e la comunicazione tra i membri del team. Questo ha generato idee diverse e ha favorito un senso di partecipazione e una migliore comprensione delle competenze. Utilizzare questa fase per discutere e dettagliare le fasi di un metodo di comunicazione efficace.
Passaggio 2: determinare la modalità di comunicazione
Una volta assegnati ruoli e responsabilità, progettare metodi di comunicazione. A seconda del tipo di informazioni da condividere, utilizzare vari metodi di comunicazione, come chat di gruppo, comunicazione scritta, riunione o telefono. Ad esempio, le chat di gruppo e la comunicazione scritta sono utili per discutere e condividere informazioni, mentre riunioni e telefonate sono adatte per interazioni tecniche dettagliate o brevi.
Passaggio 3: condivisione degli obiettivi del progetto
Consentire al team di comprendere gli ultimi obiettivi del progetto dai risultati precedenti. Obiettivi chiari del progetto aiutano a comunicare in modo efficace e consentono ai membri del team di proporre metodi più efficaci.
Passaggio 4: ascolta la tua squadra
Ascolta attivamente i membri del team perché di solito hanno le capacità per risolvere i problemi e intuire le sfide. Incoraggiare i loro consigli può favorire un senso di partecipazione e contribuire a progressi più fluidi.
Passaggio 5: tenere aggiornati tutti
Aggiornamenti regolari sono essenziali per garantire progressi efficaci e risparmiare tempo. Comunicare tempestivamente cambiamenti in metodi, procedure, rischi e problemi. Questa partecipazione crea un senso di responsabilità tra i membri del team.
Passaggio 6: monitorare le prestazioni dei dipendenti
Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti aiuta a identificare i problemi e risolverli attraverso una comunicazione efficace. L'analisi delle ragioni del mancato raggiungimento degli obiettivi può aiutare a correggere le lacune comunicative e ridistribuire le responsabilità in base ai punti di forza dei membri del team, promuovere la dedizione e migliorare i risultati.
Conclusione
L'efficacia complessiva della comunicazione sulla gestione del progetto è importante. Garantisce chiarezza, collaborazione e progresso. È fondamentale pianificare la comunicazione sin dall'inizio del progetto, scegliere diversi modi di comunicazione, condividere gli obiettivi e ascoltare le opinioni del team. Aggiornare e monitorare regolarmente le prestazioni dei dipendenti può aumentare l'efficienza.
Per semplificare il piano di comunicazione, considerare l'utilizzo di Wondershare EdrawProj. La sua versatilità aiuta a visualizzare le strategie di comunicazione che garantiscono il successo del progetto. Importanti pratiche di comunicazione danno forza al tuo team e spingono il tuo progetto verso risultati di successo. Prendi in considerazione EdrawProj per iniziare il tuo viaggio di pianificazione della comunicazione efficace.
Uno strumento di diagramma di Gantt professionale per pianificare, gestire e tenere traccia dei tuoi progetti, processi e risorse.
Un luogo per la gestione di progetti, processi e risorse
