Il flusso di cassa è molto importante per la sopravvivenza di un'azienda. Viene utilizzato per pagare, ottenere, tenere traccia del denaro in entrata e in uscita e garantire il successo dell'azienda. Il flusso di cassa ci dice qualcosa sullo stato di salute di un'azienda, sia essa grande o piccola. A volte le aziende faticano a fare cose basilari come pagare i fornitori, acquistare materiali e pagare i dipendenti se non hanno abbastanza contanti a disposizione.
Per rendere le cose più semplici, si possono utilizzare i diagrammi di flusso di cassa. Questi grafici ci aiutano a gestire meglio il denaro e a far funzionare le cose senza intoppi. Questo articolo vi insegnerà a creare un diagramma di flusso delle piccole spese per aiutarvi a tenere traccia delle vostre attività finanziarie quotidiane.
In questo articolo
Parte I: Che cos'è un diagramma di flusso della piccola cassa?
Piccola cassa è una piccola somma di denaro che un'azienda tiene a portata di mano per le piccole spese, come le forniture per ufficio o i rimborsi ai dipendenti. Di solito viene conservata in un luogo sicuro, come un cassetto o una scatola. I soldi in contanti possono essere utilizzati anche per spuntini in ufficio o piccoli festeggiamenti. L'azienda tiene traccia di queste spese e sostituisce regolarmente il denaro in contanti. Queste informazioni vengono registrate nel bilancio o nella contabilità generale. Nelle aziende più grandi, ogni reparto può avere un proprio fondo per le piccole spese.
A questo proposito, un diagramma di flusso delle piccole spese è un'immagine o un diagramma che mostra come il denaro entra ed esce dalle piccole spese. In questo modo è facile per l'azienda tenere traccia di queste piccole transazioni. I diagrammi di flusso della piccola cassa consentono di vedere facilmente dove va il denaro, anche per le spese più piccole.
Vantaggi dei diagrammi di flusso della piccola cassa
L'utilizzo di un diagramma di flusso per le piccole spese aziendali può offrire diversi vantaggi:
- Il diagramma di flusso aiuta a capire come si spende il denaro e a gestirlo in modo più efficace.
- Permette di tenere traccia delle spese recenti e della destinazione del denaro.
- Il diagramma di flusso incoraggia il personale dell'ufficio a essere responsabile del denaro dell'azienda e a non spenderlo per cose non necessarie.
- Rende più facile la sostituzione dei contanti, indicando chiaramente ciò che deve essere reintegrato.
- In caso di emergenza, tutti possono fare riferimento al diagramma di flusso per capire come vengono utilizzate le piccole spese.
- I diagrammi di flusso sono facili da capire e, registrando la data e l'ora, è possibile tenere traccia di ogni transazione di piccola cassa.
Parte II: Progettate diagrammi di cassa più innovativi con EdrawMax!
I flussi di cassa aziendali e le strategie di approvvigionamento possono cambiare nel tempo, rendendo noioso creare ogni volta un diagramma dei flussi di cassa da zero. Iniziare con un disegno vuoto può far sentire smarriti e non sapere da dove cominciare. Per risolvere questo problema, è possibile utilizzare un modello pre-progettato che abbia già un aspetto professionale. Tuttavia, poche piattaforme di diagrammi offrono una libreria di modelli adatti alle vostre esigenze.
Per ovviare a questo problema, potete utilizzare una soluzione di diagramming moderna come EdrawMax. Ha un'ampia gamma di modelli e opzioni di personalizzazione che non deludono mai. L'interfaccia facile da usare, le librerie di simboli, il canvas illimitato, le barre dei menu rapidi e le opzioni di personalizzazione lasciano gli utenti a bocca aperta. Non solo è possibile creare diagrammi di flusso, ma anche collaborare con altri utenti per migliorare la produttività.
Esempi di modelli di diagrammi di flusso per piccole somme di denaro
EdrawMax consente di condividere i propri progetti con altri utenti attraverso la sua comunità di modelli. Ciò significa che potete pubblicare i vostri progetti e rendere facile per le persone visualizzare, accedere, modificare e condividere i vostri diagrammi.
Per facilitarvi il compito, abbiamo selezionato con cura alcuni modelli di diagrammi di flusso Petty Cash dalla comunità di modelli EdrawMax. Questi modelli vi daranno un'idea chiara di come creare i vostri diagrammi di flusso per la gestione della piccola cassa.
Modello di diagramma di flusso Petty Cash
qui sotto. 
qui sotto. 
Il diagramma di flusso delle piccole spese mostra come un'azienda gestisce le spese di piccola cassa. Inizia quando l'ufficio esaurisce il contante e il responsabile chiede a un Certified Wealth Strategist (CSW) di averne di più. Il CSW stabilisce le regole per la spesa in contanti, ad esempio richiede un'autorizzazione per le spese superiori a 50 $.
In primo luogo, il CSW crea un modulo di richiesta e lo invia al coordinatore del servizio per l'approvazione. Il coordinatore controlla le informazioni fornite dall'assistente sociale nel libretto delle ricevute e approva il pagamento. L'assistente sociale firma il libretto delle ricevute come prova. L'assistente sociale utilizza poi il denaro per acquistare oggetti o lo porta in ufficio. In caso di modifiche, però, deve mostrare lo scontrino di quanto acquistato al coordinatore principale.
Se la ricevuta viene smarrita, l'assistente sociale deve compilare un modulo e presentarlo al giudice di pace. In alternativa, se il coordinatore del servizio non è presente e l'ufficio ha urgente bisogno di denaro, l'assistente sociale può fornire i fondi al personale dell'ufficio.
Esempio di organigramma della cassa economale
È importante riconciliare regolarmente la piccola cassa per assicurarsi che contenga contanti sufficienti a soddisfare esigenze impreviste. Per riconciliare la piccola cassa, si crea un ordine di acquisto o un ordine di requisizione che viene inviato all'ufficio centrale per l'elaborazione.
Nell'esempio di diagramma di flusso sopra riportato, si prepara una fattura o un ordine di acquisto e si controllano i documenti. Il responsabile finanziario esamina i documenti e li invia al CFO per l'approvazione del pagamento. Se la documentazione non è completa, i file vengono inviati al responsabile della contabilità fornitori. Il responsabile della contabilità completa i documenti e li restituisce al Direttore finanziario per la verifica.
Esempio di procedura per le piccole spese
Il diagramma di flusso qui sopra mostra come funziona la riconciliazione della piccola cassa. Quando non rimane molto denaro in cassa, il segretario prepara un ordine di acquisto (PO) con i dettagli della transazione, gli articoli acquistati e la spesa totale.
Se il saldo è basso a causa di spese generali, il segretario può chiedere una riconciliazione della piccola cassa ed elencare gli importi spesi per le diverse voci. L'ordine di acquisto, insieme ai contanti e alle ricevute, viene inviato all'ufficio commerciale per la riconciliazione.
L'ufficio commerciale segue i propri passi per elaborare la richiesta. Riceve l'ordine di acquisto e le ricevute dalla segreteria. Il personale dell'ufficio controlla le ricevute e firma un assegno per l'importo del fondo cassa. La segreteria raccoglie poi il denaro in una busta separata per alimentare il fondo per le piccole spese.
Parte III: Come si progetta un diagramma di flusso del processo di gestione delle piccole spese con EdrawMax?
La comunità dei modelli di EdrawMax offre molti modelli utili e ben progettati per i diagrammi di flusso Petty Cash. Potete scegliere il modello più adatto a voi per creare il vostro diagramma di flusso Petty Cash. Vi illustreremo passo dopo passo la creazione di un diagramma di flusso Petty Cash utilizzando un modello predefinito in EdrawMax. Iniziamo!
Passo1
Scaricate ed eseguite il software "EdrawMax" sul vostro dispositivo per creare un diagramma di flusso di cassa.
Passo3
Fate clic sull'opzione "Templates" nel pannello di sinistra, per avviare la "Template Community"; digitate "Petty Cash Flow Chart" nella barra di ricerca e trovate il modello di vostra scelta tra i risultati della ricerca.
Passo3
Una volta aperto il modello adatto, aggiungete o rimuovete alcune forme per modificare la struttura del diagramma in base alle vostre esigenze.
Passo4
Ora modificate i dati del grafico per aggiungere le vostre informazioni personalizzate facendo doppio clic su una forma e inserendo il vostro testo. È inoltre possibile aggiungere testo in qualsiasi punto dell'area di disegno facendo doppio clic in quello spazio.
Passo5
È inoltre possibile inserire immagini, clipart, icone, collegamenti ipertestuali, tabelle, grafici e altri elementi multimediali nel diagramma di flusso Petty Cash per renderlo più espressivo, accedendo alla scheda "Inserisci" del menu.
Passo6
Una volta terminata la modifica dei dati per tutte le forme, è possibile personalizzare l'aspetto del diagramma di cassa accedendo all'opzione "Design" nella barra dei menu e impostando il tema, la combinazione di colori, il carattere, lo stile del connettore, lo sfondo e altre caratteristiche preferite.
Passo7
Per esportare il diagramma di flusso del processo Petty Cash, cliccare sull'opzione "Esporta" nella barra superiore e scegliere il formato di esportazione desiderato.
Conclusione
La gestione della liquidità è fondamentale per qualsiasi azienda e può determinarne il successo. Anche le piccole transazioni in contanti, note come petty cash, sono importanti per comprendere la situazione finanziaria di un'azienda. La creazione di un diagramma di flusso della piccola cassa può essere un modo utile per tenere traccia di queste spese minori. Permette di visualizzare e registrare transazioni come l'acquisto di forniture per ufficio, l'organizzazione dei pasti dei dipendenti o il rimborso delle spese. In questo articolo abbiamo incluso alcuni eccellenti modelli di diagrammi di flusso per le piccole spese, per aiutarvi a creare il vostro diagramma in base alle vostre esigenze.
[没有发现file]
