Come disegnare il diagramma di flusso della procedura

Ogni azienda deve disporre di una procedura standardizzata per l'emissione e la gestione dei documenti. Ogni singolo individuo di un抋zienda deve avere chiaro il processo di emissione di un documento e dove ottenere un determinato documento. I seguenti diagrammi di flusso possono essere scaricati e utilizzati come modelli per realizzare il proprio diagramma di flusso di procedura di gestione dei documenti.

Come disegnare il diagramma di flusso della procedura di gestione documentale?

1 Prima di ideare un diagramma, chiariamo un paio di cose:

1. Identifica quale reparto funzionale è responsabile della redazione dei documenti.
2. Chiarisci chi ha l'autorità di firmare e approvare i documenti.
3. Scopri dove saranno archiviati i documenti.
4. Scopri cosa fare se il documento diventa obsoleto.

2. È essenziale redigere il diagramma di flusso su carta prima di progettarlo con il software.

3. Trova un programma di disegno di diagrammi di flusso se non ne hai già uno.

Utilizza un programma di disegno di diagrammi di flusso professionale invece di word o excel, perché un software di diagrammi di flusso contiene già tutto il necessario per disegnare un diagramma, ed è più facile da usare.

4. Inizia a disegnare il diagramma di flusso..

Esempio di diagramma di flusso della procedura di gestione dei documenti - Swimlane Style

Esempio di diagramma di flusso della procedura di gestione dei documenti - Stile standard

Principi di gestione dei documenti

1. I documenti devono essere gestiti formalmente in relazione al contenuto, alla denominazione, alla numerazione e all'autorizzazione.
2. Il diagramma di flusso di una procedura viene sviluppato per garantire che i collaboratori, i dipendenti e i responsabili abbiano informazioni e istruzioni complete, corrette e coerenti.
3. I documenti devono essere numerati in modo ordinato in modo che possano essere facilmente trovati.
4. I nuovi documenti devono essere sottoposti alla procedura di approvazione prima dell'emissione.
5. Le bozze dei documenti non hanno alcun significato fino a quando non vengono firmati e attivati.

Flusso di lavoro della gestione dei documenti

Software per diagrammi di flusso

Il software per la creazione di diagrammi di flusso Edraw è progettato per produrre diagrammi di flusso visivi, creativi e professionali con simboli e modelli incorporati. Utilizzando strumenti di disegno intelligenti, connettori automatici e il set completo di simboli per diagrammi di flusso, è possibile creare diagrammi di flusso di processi, algoritmi e procedure in pochi minuti.

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