Como Você Pode Usar Mapas Mentais para um Gerenciamento Melhor de Reuniões
Quando se trata de uma reunião, a maioria dos funcionários do escritório dizem que eles não gostam de suas reuniões tediosas diárias no local de trabalho. As reuniões são consideradas como uma perda de tempo para a maioria dos funcionários. Assim, para um organizador de reuniões, eles sempre têm dúvidas sobre por que as reuniões são sempre criticadas e como administrar uma reunião eficaz sem que seja insatisfatória.
É evidente que buscar uma ferramenta útil para administrar uma reunião de alta eficiência é uma missão urgente. Neste momento, os mapas mentais, como ferramentas de produtividade, parecem ser uma grande ideia para a ilustração de informações sobre o gerenciamento de reuniões. Agora vamos discutir como usar os mapas mentais para um melhor gerenciamento de reuniões com uma ferramenta gratuita de mapa mental – EdrawMind.
O Que é uma Reunião Efetiva?
Numa reunião você pode encontrar um cenário interessante onde alguns participantes se sentam para dormir, alguns jogam em seus smartphones, mas raramente se concentraram na reunião. Nessas circunstâncias, é óbvio que as reuniões não são suficientemente eficazes para que as pessoas se concentrem com paciência. De nossas perspectivas, uma reunião eficaz deve possuir características óbvias, como as seguintes.
- Preparação Adequada – Uma reunião eficaz deve ter plano B, plano C, e até mesmo plano D etc. em caso de urgências e acidentes.
- Controle de Tempo – Aprendendo com um programa bem-sucedido de palestras com limite de tempo - TED, os organizadores devem propor com antecedência um intervalo de tempo para os apresentadores.
- Agenda de Reuniões Lógica – Uma agenda de reuniões deve ser criada. Não apenas a parte da reunião deve ser enfatizada, mas você pode planejar algumas peças de Q&A e de jogos para engajamento.
- Organização baseada em Resultados – É necessário uma organização que busca resultados para que se concentre mais no que os participantes ganham e nos resultados das reuniões, em vez de perder tempo sem resultados.
- Plano de Ação e Gerenciamento de Processos – O objetivo do plano de ação ou do plano de execução é monitorar o processo de sua agenda de reuniões. Ele fornece suporte de dados e ajuda a controlar o procedimento da agenda.
Por Que Você Deve Usar Mapas Mentais para Gerir uma Reunião?
Mapas Mentais, como ferramentas de produtividade, são amplamente utilizadas em campos de negócios para analisar a estratégia empresarial, planejamento de cronograma, gerenciamento de reuniões de tarefas etc. Com as características de tópico cercado por diferentes categorias de inspirações e ideias, é a ferramenta adequada para gerenciar uma melhor reunião. Os mapas mentais das reuniões reúnem ideias, agenda e plano de ação visualmente e anotam todo o processo de reunião em uma página ilimitada. Agora devemos encontrar passos para usar o Edraw EdrawMind para criar um mapa mental de reunião eficaz.
Usar Mapas Mentais para um Gerenciamento Melhor de Reuniões
1. Fazer uma Lista de Preparação de Reunião
Antes de planejar uma reunião, os organizadores precisam fazer várias perguntas para definir o tom e a essência de sua reunião. Os mapas mentais permitem aos planejadores organizar a situação para uma reunião e preparar diferentes planos antes da reunião.
A lista de Preparação como um tópico fundamental deve ser colocada no centro de um mapa mental e ramificada para explorar mais a fundo. E os componentes de uma lista de preparação contêm os objetivos de organizar a reunião, os resultados esperados e a coordenação com os participantes, palestrantes e outros funcionários e o plano B se acidentes como cancelamento e atraso de reuniões, etc.
2. Definir a Agenda da Reunião
Estabelecer a agenda da reunião é uma das tarefas mais importantes para os organizadores da reunião, pois pode influenciar todo o resultado da reunião. Para os participantes, uma agenda de reunião mostra uma estrutura geral de reunião e tem como objetivo manter a reunião funcionando sem problemas. Em particular, para um mapa mental de reunião, cada item de uma agenda pode ser acrescentado como um ramo sob o tema da agenda. Com o EdrawMind, você pode inserir um grupo de tags e designar equipes relacionadas para serem responsáveis por cada parte e adicionar uma restrição de tempo para cada link da agenda.
3. Organizar a Reunião
A organização das reuniões consiste na disposição do pessoal, na disposição dos assentos e na disposição dos apresentadores. Por exemplo, ao organizar o pessoal, você deve designar os líderes para diferentes grupos e dar instruções somente a esses líderes. O mapa mental da disposição do pessoal é intuitivo para conhecer o líder diretamente responsável por cada item, o que torna fácil encontrar a escolha certa. Em seguida, é preciso organizar os lugares, pois é sempre a origem da disputa, mapas mentais para planejamento de assentos mostra o respeito a cada membro com um plano. Além disso, os mapas mentais de disposição do apresentador enfatizam mais a seleção do apresentador e sua sequência e restrição de tempo.
4. Registrar a Reunião
Os mapas mentais de reunião têm melhor desempenho do que as ferramentas comuns de tomada de notas, pois são mais intuitivos para lembrar a memória se deixarem de fora alguns pontos. Em detalhes, para os registradores, se eles estiverem familiarizados com os atalhos das ferramentas de mapeamento mental, não perderão muito tempo operando com o mouse. Eles também podem anotar em qualquer lugar da área em branco para uma maior exploração. Após a reunião, os gravadores podem arrastar e soltar as ideias em diferentes ramos livremente para reestruturar as atas da reunião e torná-las compreensivas.
Em conclusão, todo o processo de gerenciamento da reunião poderia ser organizado por uma ferramenta eficaz de mapeamento mental - EdrawMind. É gratuito para você fazer um teste de mapeamento mental e desfrutar dum melhor gerenciamento de reuniões.
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