복잡한 HR 업무, 이드로우맥스로 효율 높이기!
회사 조직도부터 사무실, 회의실 자리 배치, 각종 보고서 제출과 미팅 메모 작성까지 HR 업무를 하다보면 도표나 그림을 그려야 할 일이 많습니다. 이럴 땐 워드나 파워포인트보다 전문 다이어그램 프로그램을 쓰는 것이 훨씬 더 효율적입니다.
그래서 오늘은 원더셰어에서 나온 이드로우맥스(EdrawMax)와 이드로우마인드 (EdrawMind)를 이용해 HR 문서 작성하는 법을 알려드리겠습니다..
1. 이드로우맥스로 조직도/배치도 그리기
이드로우맥스(Edrawmax)는 수백 종류 이상의 다이어그램 그리기 기능을 제공하는 올인원 소프트웨어입니다. 업무에 필요한 각종 차트부터 공장의 복잡한 계기 배치도까지 필요로 하는 거의 모든 종류의 다이어그램을 그릴 수 있습니다.
이드로우맥스에서는 라이브러리를 활용하여 직접 그릴 수도 있고, 템플릿을 활용하여 더 빠르게 원하는 표를 만들 수도 있습니다. 그럼 먼저 조직도 및 사무실 배치도를 템플릿을 사용하여 그려보겠습니다.
예제 1. 회사 조직도
이드로우맥스(Edrawmax)를 실행한 후, [신규] - [일반] - [조직도]로 들어가면 여러 템플릿이 나옵니다. 예제에서는 그중 회사조직도를 선택하였습니다.
조직도 템플릿은 조직도(수동/자동) 라이브러리를 기본으로 포함하고 있습니다. 개별 조직 구성원끼리 화살표로 관계 연결이 가능하며, 다이어그램 색상, 폰트 크기 및 스타일을 원하는 대로 변경할 수 있습니다. 상단에는 텍스트 박스를 추가하여 조직도 이름 및 기준일을 표시하였습니다.
이처럼 이드로우맥스의 템플릿을 활용하면 복잡한 회사 조직도도 쉽게 그릴 수 있습니다.
예제 2. 사무실/회의실 좌석 배치도
이번에는 사무실과 회의실 좌석 배치도를 그려 보겠습니다. 이드로우맥스(Edrawmax)를 실행한 후, [신규] - [공학] - [건물 설계]로 들어가면 [사무실 레이아웃] 및 [좌석 배치도] 템플릿이 있습니다.
[사무실 레이아웃] 템플릿에는 오피스 가구 및 장비, 사이즈 표시 같은 라이브러리가 기본으로 포함되어 있습니다. 그렇기 때문에 복잡한 사무실 배치도를 그릴 때에도 어렵지 않게 작업을 할 수 있습니다.
[좌석 배치도]에 포함된 [회의실] 템플릿은 배치도에 필요한 상과 의자 같은 라이브러리가 포함되어 있습니다. 아래 예제에서는 배치도에 텍스트 박스를 삽입하여 주요 인원의 좌석 위치를 병기하고, 스크린 위치 및 회의 자료 배포 장소 같은 안내를 추가하였습니다.
보신 것처럼 복잡한 사무실 배치도나 중요한 회의의 좌석 배치도도 이드로우맥스의 템플릿과 라이브러리를 활용하여 쉽게 그릴 수 있습니다.
2. 보고서 및 미팅 메모 작성
조직도나 배치도 등의 다이어그램 말고 대표이사 업무 보고를 위한 보고서 작성이나 회의 결과를 정리한 미팅 메모 등도 전문 프로그램을 이용하면 효율적으로 작성할 수 있습니다. 그럼 이드로우맥스와 이드로우마인드(Edrawmind)를 이용해 보고서와 미팅 메모를 만들어 보겠습니다.
예제 1. 보고서 작성
이드로우맥스에서 "보고서" 키워드로 검색하면 일반 보고서 및 지출 보고서, 연차 보고서 카테고리와 다양한 템플릿을 찾을 수 있습니다.
그중 지출 보고서 카테고리에 있는 경비 보고서 템플릿을 활용하여 1분기 출장 경비 보고서를 만들었습니다. 템플릿에 미리 만들어진 표를 이용하여 경비 내용 및 세부 내역을 정리하고, 출장자 서명까지 포함한 보고서를 쉽게 작성할 수 있습니다.
예제 2. 미팅 메모 정리
이드로우마인드(EdrawMind)는 원더셰어에서 나온 전문 마인드맵 프로그램입니다. 미팅 중에 나온 이야기를 기록할 때 마인드 맵 형식을 잘 활용하면 나중에 중요한 내용을 잊지 않고 더 쉽게 기록할 수 있는데요.
그럼 이드로우마인드로 간단한 미팅 메모를 만들어 보겠습니다. 프로그램을 실행한 후, 마인드맵 기본 템플릿을 선택합니다. 처음 파일을 작성하면 마인드맵의 계층 추가 및 수정 방법이 설명되어 있으므로 따라 하면 됩니다.
마인드맵의 계층은 회의의 대주제, 중간 주제 및 세부 항목으로 구분하고, 계층을 따라 내려가면서 회의 때 나온 내용을 추가하면 나중에 보고 정리하기 좋습니다. 마인드맵의 테마는 오른쪽 탭에 있는 주제 포맷에서 수정할 수 있습니다.
이처럼 이드로우마인드를 활용해 마인드맵 스타일로 미팅 메모를 작성하면 중요한 내용을 잊지 않고 더 쉽게 기억할 수 있기 때문에 업무 효율을 높일 수 있습니다.
3. 마치며
오늘은 원더셰어 이드로우맥스와 이드로우마인드를 활용해 HR 업무에 필요한 도표를 효율적으로 작성하는 방법을 알아보았습니다. 이드로우맥스와 이드로우마인드 모두 체험판으로 대부분의 기능을 사용해 볼 수 있으므로, 다운 받아 설치해 보시기 바랍니다.
이드로우 맥스
올인원 다이어그램 소프트웨어
- 강력한 호환성: Visio,MS office 등 파일 호환 가능
- 다양한 운영체제: (윈도우,맥,리눅스)
100% 안전 | FAQ. 자주 묻는 질문과 답변
검색 엔진에서 ‘자주 묻는 질문’을 중심으로 답변을 정리하였습니다.
질문 1. 조직도에는 어떤 정보가 들어가야 하나요?
조직도에는 기본적으로 직책 및 이름이 들어가며, 조직 레벨 및 구성원에 따른 계층 구조가 표현됩니다. 그리고 목적에 따라 전화번호, 이메일 같은 연락처를 함께 표기하고 얼굴 사진을 넣기도 합니다. 조직도는 오늘 본 것처럼 다양한 도표로 그릴 수도 있고, 혹은 단순한 테이블 표로 만들 수도 있습니다.
질문 2. 워드나 파워 포인트 같은 오피스 프로그램은 조직도를 그릴 수 없나요?
MS워드나 파워 포인트도 그리기 메뉴 등을 통해 조직도를 그릴 수 있습니다. 하지만 이드로우맥스(Edrawmax) 같은 전문 다이어그램 프로그램과 비교하면 기능이 많지 않고, 작업 시간이 오래 걸리기 때문에 전문 프로그램 사용을 추천드립니다.
질문 3. 조직도의 종류에는 뭐가 있나요?
조직도는 작성 기준에 따라 기능 조직도, 제품 조직도, 매트리스 조직도 등이 있습니다. 기능 조직도는 오늘 작성한 학교나 회사 조직도 예제처럼 각 기능별 구분에 따라 나눈 조직도입니다. 제품 조직도는 조직 인원의 담당 업무를 상세히 표기한 조직도이며, 매트릭스 조직도는 지휘 및 협력 체계에 따라 수직/수평 양방향으로 그리는 매트릭스 형태의 도표입니다.