Comment créer un organigramme de petite caisse en quelques étapes simples ?
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L’argent liquide est vraiment important pour la survie d’une entreprise. Il est utilisé pour des choses comme payer des choses, obtenir plus de choses, suivre les sommes d'argent qui entrent et sortent et assurer le succès de l'entreprise. Les flux de trésorerie nous indiquent la santé d’une entreprise, qu’elle soit grande ou petite. Parfois, les entreprises ont du mal à faire des choses de base comme payer leurs fournisseurs, acheter des matériaux et payer leurs employés si elles n’ont pas assez d’argent.
Pour faciliter les choses, nous pouvons utiliser des organigrammes de processus de petite caisse. Ces graphiques nous aident à mieux gérer notre argent et à assurer le bon déroulement des choses. Cet article vous apprendra comment créer un organigramme de petite caisse utile pour suivre vos activités financières quotidiennes.
Dans cet article
Partie I : Qu'est-ce qu'un organigramme de petite caisse ?
La petite caisse est une petite somme d’argent qu’une entreprise garde pour de petites dépenses comme l’achat de fournitures de bureau ou le remboursement des employés. Il est généralement stocké dans un endroit sécurisé comme un tiroir ou une boîte. La petite caisse peut également être utilisée pour des choses comme des collations pour le bureau ou de petites célébrations. L'entreprise assure le suivi de ces dépenses et remplace régulièrement la petite caisse. Ces informations sont enregistrées dans les états financiers ou dans le grand livre. Dans les grandes entreprises, chaque département peut disposer de sa propre petite caisse.
Dans cet esprit, un organigramme de la petite caisse est une image ou un diagramme qui montre comment l’argent entre et sort de la petite caisse. Cela aide l’entreprise à suivre facilement ces petites transactions. Les organigrammes de la petite caisse permettent de voir facilement où va l'argent, même pour les plus petites dépenses.
Avantages des organigrammes de petite caisse
Utiliser un diagramme de flux de petite trésorerie pour les petites dépenses de votre entreprise peut vous apporter plusieurs avantages, tels que :
- Le diagramme de flux vous aide à voir comment vous dépensez votre argent et à le gérer plus efficacement.
- Il vous permet de suivre les dépenses récentes afin que vous sachiez où va l’argent.
- L'organigramme encourage le personnel de bureau à être responsable avec l'argent de l'entreprise et à ne pas le dépenser pour des choses inutiles.
- Il facilite le remplacement des espèces en fournissant un enregistrement clair de ce qui doit être réapprovisionné.
- En cas d'urgence, chacun peut se référer à l'organigramme pour comprendre comment est utilisée la petite caisse.
- Les diagrammes de flux sont faciles à comprendre et en mentionnant la date et l'heure, vous pouvez suivre chaque petite transaction.
Partie II : Concevez des organigrammes de petite caisse de manière plus innovante avec EdrawMax !
Les flux de trésorerie et les stratégies d'approvisionnement d'une entreprise peuvent évoluer au fil du temps, ce qui rend fastidieux la création à chaque fois d'un organigramme des processus de petite caisse à partir de zéro. Commencer avec un dessin vierge peut vous laisser perdu et ne pas savoir par où commencer. Pour résoudre ce problème, vous pouvez utiliser un modèle prédéfini qui a déjà un aspect professionnel. Cependant, peu de plateformes de création de diagrammes proposent une bibliothèque de modèles pour répondre à vos besoins.
Pour surmonter ce défi, vous pouvez utiliser une solution de création de diagrammes moderne comme EdrawMax. Il propose une large gamme de modèles et d’options de personnalisation qui ne vous décevront jamais. Son interface facile à utiliser, ses bibliothèques de symboles, son canevas illimité, ses barres de menus rapides et ses choix de personnalisation laissent les utilisateurs surpris. Non seulement vous pouvez créer des organigrammes, mais vous pouvez également collaborer avec d’autres pour améliorer la productivité.
Exemples de modèles d'organigrammes de petite caisse
EdrawMax vous permet de partager vos créations avec d'autres via sa communauté de modèles. Cela signifie que vous pouvez publier vos illustrations et permettre aux utilisateurs de visualiser, d'accéder, de modifier et de partager facilement vos diagrammes.
Pour le rendre encore plus pratique pour vous, nous avons soigneusement sélectionné quelques superbes modèles d'organigrammes de petite caisse dans la communauté de modèles EdrawMax. Ces modèles vous donneront une idée claire de la façon de créer vos propres organigrammes pour la gestion de la petite caisse.
Modèle d'organigramme de petite caisse
-dessous.
ci-dessous.
Le diagramme de petite caisse ci-dessus montre comment une entreprise gère ses dépenses de petite caisse. Cela commence lorsque le bureau est à court de petite caisse et que le chef de bureau en demande davantage à un stratège de patrimoine certifié (CSW). Le CSW établit des règles pour dépenser de la petite caisse, comme l'exigence d'une approbation pour les dépenses supérieures à 50 $.
Tout d'abord, le CSW crée un formulaire de demande et l'envoie au coordonnateur de services pour approbation. Le coordinateur vérifie les informations du CSW dans le carnet de reçus et approuve le paiement. Le CSW signe le carnet de reçus comme preuve. Ensuite, le CSW utilise l'argent pour acheter des choses ou l'apporte au bureau. Mais ils doivent montrer le reçu de ce qu'ils ont acheté au coordonnateur principal s'il y a des changements.
En cas de perte du reçu, le CSW doit remplir un formulaire et le remettre au juge de paix. De plus, si le coordonnateur des services n'est pas là et que le bureau a un besoin urgent d'argent, le CSW peut fournir les fonds au personnel du bureau.
Modèle d'organigramme du processus de petite caisse
Un rapprochement régulier de la petite caisse est important pour s'assurer qu'il y a suffisamment d'argent dans le fonds pour répondre aux besoins imprévus. Pour rapprocher la petite caisse, un bon de commande ou un bon de commande est créé et envoyé au bureau principal pour traitement.
Dans l'exemple d'organigramme ci-dessus, une facture ou un bon de commande est préparé et les documents sont vérifiés. Le directeur financier examine les documents et les envoie au directeur financier pour approbation du paiement de la petite caisse. Si la documentation n'est pas complète, les dossiers sont envoyés au responsable des paiements AP. Ils complètent les documents et les renvoient au Responsable Financier pour vérification.
Modèle de diagramme de procédure de petite trésorerie
L’organigramme ci-dessus montre comment fonctionne le rapprochement de la petite caisse. Lorsqu'il ne reste plus beaucoup d'argent dans la petite caisse, la secrétaire prépare un bon de commande (PO) avec les détails de la transaction, les articles achetés et les dépenses totales.
Si le solde est faible en raison de frais généraux, le secrétaire peut demander un rapprochement de la petite caisse et lister le montant dépensé pour différentes choses. Le bon de commande, ainsi que l'argent et les reçus, sont envoyés au bureau commercial pour rapprochement.
Ensuite, le bureau d'affaires suit ses propres étapes pour traiter la demande. Ils reçoivent le bon de commande et les reçus du secrétaire. Le personnel du bureau vérifie les reçus et rédige un chèque pour le montant de la petite caisse. Le secrétaire récupère ensuite l'argent dans un sac séparé pour reconstituer la petite caisse.
Partie III : Comment concevoir un organigramme de processus de petite caisse à l'aide d'EdrawMax ?
La communauté de modèles EdrawMax propose de nombreux modèles utiles et bien conçus pour les organigrammes des processus de petite caisse. Vous pouvez choisir n’importe quel modèle qui répond à vos besoins pour créer votre propre organigramme de petite caisse. Nous vous guiderons tout au long du processus étape par étape de création d'un organigramme de petite caisse à l'aide d'un modèle prédéfini dans EdrawMax. Commençons !
Étape 1
Téléchargez et exécutez le logiciel « EdrawMax » sur votre appareil pour créer un organigramme de petite caisse.
Étape 2
Cliquez sur l' option « Modèles » dans le volet de gauche, ce qui lancera la « Communauté de modèles » ; tapez « Organigramme de la petite caisse » dans la barre de recherche et découvrez votre modèle préféré dans les résultats de la recherche.
Étape 3
Après avoir ouvert un modèle approprié, ajoutez ou supprimez certaines formes pour modifier la structure du diagramme en fonction de vos besoins.
Étape 4
Maintenant, modifiez les données du diagramme de flux pour y ajouter vos informations personnalisées ; pour ce faire, double-cliquez sur une forme et insérez votre texte personnalisé. Vous pouvez également ajouter du texte n'importe où sur le canevas en double-cliquant sur cet espace.
Étape 5
Vous pouvez également insérer des images, des cliparts, des icônes, des hyperliens, des tableaux, des graphiques et d'autres éléments multimédias dans votre organigramme de petite caisse pour le rendre ultra-expressif ; pour cela, accédez à l' onglet " Insérer " dans le menu.
Étape 6
Lorsque vous avez terminé de modifier toutes les données des formes, personnalisez l'apparence de votre organigramme de petite caisse ; pour cela, accédez à l' option « Conception » dans la barre de menu et définissez votre thème préféré, votre combinaison de couleurs, votre police, votre style de connecteur, votre arrière-plan et d'autres fonctionnalités.
Étape 7
Pour exporter votre organigramme de processus de petite caisse, cliquez sur l' option « Exporter » dans la barre supérieure et choisissez le format d'exportation souhaité.
Conclusion
La gestion de la trésorerie est cruciale pour toute entreprise et peut déterminer son succès. Même les petites transactions en espèces, appelées petite caisse, sont importantes pour comprendre la situation financière d'une entreprise. Pour suivre ces dépenses mineures, la création d’un organigramme des processus de petite caisse peut être utile. Il vous permet de visualiser et d'enregistrer des choses comme l'achat de fournitures de bureau, l'organisation des repas des employés ou le remboursement des dépenses. Dans cet article, nous avons fourni d'excellents modèles de diagrammes de flux de petite caisse pour vous guider dans la création de votre propre diagramme adapté à vos besoins.
