Por Que os Diagramas de Gantt São Efetivos para o Gerenciamento de Projetos?

O Que é um Diagrama de Gantt?

Antes de analisarmos a importância do uso de diagramas de Gantt no gerenciamento de projetos, vamos primeiro analisar o conceito básico de tais diagramas. Geralmente, um diagrama de Gantt é uma apresentação das tarefas do projeto programadas ao longo de um período. Ele é utilizado para a criação e gerenciamento de projetos de diferentes tamanhos. Você pode verificar muitos detalhes de tarefas em um diagrama de Gantt, incluindo data de início e fim da tarefa, e atribuição de recursos, metas, prioridades de tarefas e etc. Além disso, o software profissional de gerenciamento de projetos pode oferecer aos usuários funcionalidades mais avançadas, tais como relatórios de orçamento com base em seus diagramas de Gantt.

Por Que Você Deve Usar Diagramas de Gantt no Gerenciamento de Projetos?

Se você quiser prever a duração e os recursos para seu projeto, ou se achar que a lista de tarefas em papel é muito simples para ajudá-lo a terminar tarefas, tente usar os diagramas de Gantt para resolver estes problemas. Você pode já ter ouvido falar de diagramas de Gantt antes, mas pode não saber quão poderosos tais diagramas podem ser no gerenciamento de projetos. Agora gostaríamos de compartilhar mais idéias sobre os gráficos de Gantt com base nos seguintes pontos mais significativos.

Informações de Projeto Rapidamente Escaneáveis e Manejáveis

Os membros da equipe podem identificar facilmente os principais componentes e informações centralizadas de seus projetos: o quê, quem, quando, onde, por que e como. Em gráficos avançados de Gantt, as tarefas também podem ser mostradas como linhas horizontais visualmente atraentes e memoráveis, codificadas por cores, para diferentes equipes. Estes fatores também são bastante úteis para reuniões de projeto, onde você pode precisar relatar as questões-chave atuais do seu projeto.

Boa estruturação

Os diagramas de Gantt são colapsáveis, expansíveis e mostram claras divisões de trabalho dentro de uma equipe. Portanto, os indivíduos podem verificar seu próprio nível apropriado de tarefas enquanto o gerente de projeto ou o líder da equipe pode monitorar o padrão geral.

Produtivo para o Gerenciamento de Recursos

Na realidade, podem ocorrer problemas se houver sobrecarga de recursos, ou o uso limitado de recursos. Entretanto, ao utilizar gráficos de Gantt orientados para o setor privado, os gerentes de projeto podem atribuir tarefas de forma mais eficaz através de recursos comerciais, tais como orçamento, equipamentos e materiais. Neste caso, os gerentes podem facilmente medir a capacidade das equipes em diferentes departamentos para uma decisão mais precisa do escopo e do orçamento. Além disso, também pode ser ótimo trazer a boa notícia de um orçamento baixo para seus parceiros comerciais ou patrocinadores externos.

Bom para o Gerenciamento de Tempo

Os gerentes de projeto podem definir tarefas nos gráficos de Gantt de acordo com os planos passados, atuais e futuros:

Para planos passados, os líderes de equipe podem tirar conclusões a partir do preenchimento de mais lacunas de tempo entre as tarefas.

Para planos atuais, Os gerentes podem usar os diagramas de Gantt para definir muitas preferências como as seguintes para entender melhor as relações inter-relacionadas entre as diferentes tarefas, de modo a otimizar o fluxo de trabalho:

1 o período mínimo para finalizar uma tarefa;

2 a porcentam de progresso de uma tarefa;

3 a prioridade (simultaneamente ou em uma ordem clara) de todas as tarefas individuais;

4 se no caso de eventos imprevistos durante um projeto que provavelmente ocorram a quase todas as equipes de projeto, os líderes de equipe podem reagir e modificar rapidamente em seus gráficos de Gantt baseados no calendário. Por exemplo, ajustar as datas ou horas de trabalho de uma tarefa individual ou redefinir marcos para tarefas atrasadas.

Para planos futuros, Os tomadores de decisão podem olhar mais adiante para garantir que cada tarefa esteja trabalhando para o objetivo estratégico final de sua equipe. Mais idealmente, a equipe do projeto pode encontrar alguns atalhos para suas tarefas a fim de alcançar objetivos antes do cronograma.

Melhor Coesão de Equipe

A falta de comunicação parece ser um grande problema para que as organizações empresariais superem as falhas no local de trabalho. Entretanto, com o uso de gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos, todas as funções envolvidas podem claramente ver quem está trabalhando em que tarefas ou programas específicos, e se existem alguns problemas potenciais, etc. Tais casos eliminam a necessidade de usar um software separado para fins de comunicação da equipe, uma vez que todos estão na mesma página, de modo que se pode evitar mal-entendidos ou desculpas de erro de tarefa.

Alto Nível de Motivação

O marco no Diagrama de Gantt podem ser usados como fatores motivacionais para encorajar toda a equipe do projeto a atingir objetivos. É possível estabelecer marcos com base na frequência semanal ou mensal, de acordo com tarefas ou prazos específicos.

Aplicável a uma Ampla Gama de Funções e Campos

Com a crescente demanda de projetos entre departamentos com múltiplas equipes, o uso de gráficos de Gantt pode se ajustar a uma ampla gama de funções e campos profissionais no gerenciamento de projetos: gerentes de projetos comerciais, gerentes de construção, gerentes de operações, gerentes de marketing, parceiros externos, engenharia, fabrico, infraestruturas, desenvolvimento de software e obras governamentais, etc.

Fácil de Entender para Não Profissionais

Os gráficos de Gantt alinham eficientemente grupos de pessoas que não possuem competências profissionais de gerenciamento de projetos, tais como partes interessadas com diferentes antecedentes de conhecimento, para informá-las sobre o que está acontecendo. Portanto, todos os tipos de partes interessadas podem conduzir seus esforços com base no plano desejado. Usar os gráficos de Gantt desta forma é como construir uma ponte entre a equipe do projeto e os apoiadores.

Mais Exemplos e Modelos Gratuitos de Diagramas de Gantt

Os modelos e exemplos gratuitos de diagramas de Gantt a seguir, inclui as principais categorias do diagrama de Gantt para gerenciamento de construção e projetos comerciais. Sinta-se à vontade para clicar em qualquer um deles para ver mais detalhes.

Diagrama de Gantt de Construção Governamental	Processo Geral de Construção	Processo de Design de Interior

Como Você Pode Criar um Diagrama de Gantt Facilmente?

Gráficos de Gantt podem ser criados usando uma planilha, ou um software de gerenciamento de projetos para programas mais complexos. Sinta-se livre para adicionar rapidamente novas tarefas, definir formatos e unidades de dados, nomear tarefas, criar dependências de tarefas, gerenciar recursos e gerar relatórios etc. Para mais funções, clique no botão para baixar gratuitamente na parte inferior desta página para experimentar agora.