ビジネス、マーケティング

テレワークに導入しておきたいツール【5選】

場所の制限を突破!

Part 1: テレワークとは?コロナ禍で変わる働き方

テレワークとは、勤務形態の一種で、ITツールを活用することで場所の制約を受けることなく働くことができる形態です。
"遠い"、"離れて"といったニュアンスを含む「Tele」と"働く"の意味の「Work」をあわせた造語となります。

会社に出社して自分のデスクなどで業務を行うことが一般的な労働の形ですが、自宅などオフィスとは違う場所で働くことができるので、場所的な制約を受けることなく比較的自由に働くことができると言えます。

2020年頃に世界的に流行したコロナウィルスの影響で、通勤や人が集まるオフィスでの仕事が感染リスクを高めるということで、様々な企業がテレワークの導入を始めました。

テレワークのメリットとしては、満員電車で通勤する必要が無い上、通勤時間も無いので時間に余裕ができるということ。 また、業務中に余計な会話や割り込み作業も少ないため、集中して作業を進めることができます。
メリットがある一方で、他の人とコミュニケーションが取りづらい、テレワークを導入できる職種が限られてくるというデメリットもあります。
しかし、コミュニケーションの取りづらさについては、テレワーク向けのツールを活用することで、比較的軽減することができます。


Part 2: おすすめのテレワーク用ツール【5選】

テレワークをすることで、他の方とコミュニケーションが取りづらいと言ったデメリットはありますが、テレワーク向けのツールを活用することで、比較的軽減することができます。

そんなテレワークを始める際に導入すべきツールを5つ紹介します。

  1. ZOOM(Web遠隔会議ツール)
  2. Slack(ビジネス向けチャットツール)
  3. PDFエレメント(電子署名/印鑑、PDF編集/変換ツール)
  4. MindMaster(マインドマップツール)
  5. EdrawMax(オールインワンの作図ツール)

では、1つずつ詳しく解説していきます。

2.1 ZOOM(Web遠隔会議ツール)

ZOOM(Web遠隔会議ツール)

まずは、テレワークをする上で必須とも言える「Web遠隔会議ツール」です。そのツールの代表とも言えるのが「ZOOM」です。
PCやスマートフォンに付属しているカメラ、マイクを使って、簡単に相手とテレビ電話のような形でコミュニケーションをとることができるツールです。
ZOOMは、Windows, Macだけでなく、Android, iOS, ブラウザなど幅広く対応しており、プラットフォームに関係なく様々な機器で利用することができます。

また、テレビ電話だけでなく、画面の共有やチャット、ファイルの送受信などビジネスに必要な機能が一通り揃っているので、打ち合わせやファイルのやり取りなどの基本的なコミュニケーションをとることができます。
プロジェクトの進捗状況や今後の方針などを決めるチーム内会議、1対多人数に発信するようなセミナーや発表など様々な場で活用されています。


2.2 Slack(ビジネス向けチャットツール)

Slack(ビジネス向けチャットツール)

ビジネス向けチャットツールの「Slack」です。こちらもZOOMと同様にコミュニケーションツールですが、Slackの方は、短文で気軽にやり取りするためのツールです。 どちらかというと、LINEのグループ内での会話というようなイメージで、メールより気軽に、かつ、素早くやり取りすることができます。
グループ(Slackではチャンネル)を作ることができるので、複数プロジェクトを掛け持ちしている方や何かしらグループを分けたいという場合にも便利です。

短い時間でちょっとした報告を素早くできるので、より密にコミュニケーションを取りたいという場合には必須のツールですね。 また、ファイルの送受信も可能です。
Slackは、ブラウザ, Windows, Macだけでなく、Android, iOSなど幅広く対応しており、ZOOMと同様に、プラットフォームに関係なく様々な機器で利用できます。


2.3 PDFエレメント(電子署名/印鑑、PDF編集/変換ツール)

PDFエレメント(電子署名/印鑑、PDF編集/変換ツール)

PDFファイルの編集・変換ができる「PDFエレメント」です。 対応OSは、WindowsとMacです。

主な機能としては、PDFファイルの編集・変換ですが、電子署名、電子印鑑ができる機能もあります。 そのため、職種的にテレワークが可能だが、印鑑だけ押すために出社しなければいけないと言った問題を抱えてる方には最適です。
署名や印鑑が必要な書類業務が多い方は、導入しておきたいツールです。


2.4 MindMaster(マインドマップツール)

MindMaster(マインドマップツール)

アイディアや思考、タスクの管理に最適なマインドマップツール「MindMaster」です。 対応OSは、Windows, Macだけでなく、Web, Androidと幅広いです。

ビジネスにおけるマインドマップの活用方法としては、主に次のようなものがあります。

  • 会議で出たアイディアをまとめる。
  • 自分やチームのタスクをまとめる。
  • まとめたタスクに期限を設定し、ガントチャートを作成する。
  • 企画案の作成前に、アイディアや考えなどメモしておく。

他にも使い方次第で、色々と活用できます。

アイディアを出すことが目的の会議などでは、数多くのアイディアが短時間で出てくるので、記録も大変になりがちです。 そんな時に、MindMasterにひとまずメモをしておいて、会議が終わってからカテゴリ別に分けたり、不要なものを削除したりといった編集作業をすることで、アイディアを漏れなく記録し、時間をかけて要否を検討することができます。

MindMaster(マインドマップツール)

また、マインドマップの項目には、期限や進捗状況、担当者といったタスク情報を記載することができます。 そのタスク情報を元に、各タスクの進捗状況を一元管理できるガントチャートを生成してくれるので、プロジェクトの進捗状況などをまとめて管理したい場合に重宝します。

フローチャートを無料で書くならEdrawMax(エドラマックス)
100%安全・安心 | マルウェアなし | 広告なし

2.5 EdrawMax(オールインワンの作図ツール)

EdrawMax(オールインワンの作図ツール)

書類作成アジェンダフローチャートマーケティング、プロジェクト管理などビジネスに関する作図からエンジニア、グラフィックデザイン、建築設計と言った専門性の高い作図までをオールインワンでできる作図ツール「EdraMax」です。対応OSは、WindowsとMacです。

作図ツールではありますが、請求書、注文書、見積書、経費清算書、購買依頼書、在庫リストといった書類も作成することができます。 書類作成の多い方や事務職の方に重宝する機能です。

これらの書類を一から作るとなると必要事項の洗い出しやレイアウトの調節など時間がかかってしまいます。 しかし、EdraMaxでは豊富なテンプレートが用意されているので、書類に必要な項目や金額などを記入するところから始めることができるので時間短縮に繋がります。

また、プレゼンテーションや資料等で使用する図の作成にも向いています。 テンプレートのデザイン性が高く、資料に合わせて少し編集するだけで、クオリティの高い図に仕上げることができます。

フローチャートを無料で書くならEdrawMax(エドラマックス)
100%安全・安心 | マルウェアなし | 広告なし

Part 3: テレワーク環境下で生産的に仕事を進めるためのITツール

テレワークには、通勤時間や作業に集中できるといったメリットがある一方で、離れた場所で仕事を進めていくことになるため、どうしてもコミュニケーションが取りづらくなるというデメリットもあります。
しかし、デメリットに関しては、上記で紹介したITツールを活用することで大きく改善することができるので、テレワークの導入を考えている方は、ぜひ一度ご検討してみてはいかがでしょうか。


Edraw Max -- All In One の作図ツール
  • 豊富なテンプレートと図形
  • 様々なファイル形式に対応
  • フローチャート、マインドマップ、組織図などを作成
  • Officeライクの操作感覚 初心者もすぐ使える
関連記事