【コロナ対策編】業務サポート！リモートワークの役割

リモートワークの役割を詳しくご紹介

編集者： Edraw

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新型ウィルスコロナ対策としてリモートワークを取り入れている企業が増え始めています。しかし、どのようにしてリモートワークを始めればいいのか分からず、導入しきれていない企業も少なくありません。
今回はリモートワーク導入に役立つ基本的な情報から、ガントチャート作成ツールの一つであるEdrawMindの紹介や、リモートワークのやり方などについてまとめます。

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Part 1: リモートワークとは

リモートワークとは、会社で働いている従業員が出社することなく、自宅やホテルなどの 場所で仕事を行うことをいいます。インターネットを利用したチャットやオンライン会議、メールなどを使って会社にいる時と同じように仕事を行うことが、リモートワークの大きな目的です。
自宅やホテル以外にも、レンタルオフィスやカフェなどで仕事を行うことも、リモートワークと呼ばれます。また、リモートワークと言っても全ての業務を遠隔で行わなければならないというわけではありません。
リモートワークの中にも、限定的に外部で業務をするハイブリッドリモートワークもあります。いきなり普段の業務をリモートワークに移行するには難しい部分もあるので、段階的にリモート化を検討してみてはいかがでしょうか。

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Part 2: テレワークを導入するための準備

リモートワークの導入は、コロナの感染拡大を抑えることはもちろん、人材不足解消や交通費削減などの効果が期待されています。そこで、実際にリモートワークを導入することで得られる、2つのメリットを紹介します。

2.1 人材の雇用を続けやすくする

会社で働いてくれる従業員が、いつまでも会社にいてくれるとは限りません。例えば、両親の介護が必要になったり、結婚相手の転勤で引っ越ししなければならなくなったり、様々な事情が考えられます。
そんな時にリモートワーク体制が整っていれば、会社への通勤が難しくなっても業務を続けていくことができるため、人材の雇用継続に役立ちます。またオフィスに縛られないため、県外にいる人材を雇用できる点もリモートワークならではのメリットと言えるでしょう。

2.2 通勤時間とコストの削減

リモートワークを導入すれば従業員は出勤する必要もなくなるので、通勤する時間やコストを削減することにつながります。
また、通勤時間がなくなれば業務への集中力を高めることもできるため、業務の質を高める方法としてもおすすめです。さらに、通勤時に起こりうる事故や遅延を避けられることから、従業員の安全を守る手段としても注目されています。

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Part 3: リモートワークのデメリット

様々なメリットを持っているリモートワークですが、デメリットも存在しています。リモートワークを活かすためには、デメリットも認識して適切な対策を取れる準備が必要です。

3.1 コミュニケーションが不足しがちになる

外部で業務を行うリモートワークは、従業員同士が顔を合わせる機会が減少するため、コミュニケーション不足が起きてしまいます。また、コミュニケーションが取れないことを苦痛と感じる人も少なくありません。そのような精神的負担を和らげるためにも、定期的にオンライン会議で映像をつなげたり、対面式で連絡し合うなどの体制を作っておくことが大切です。

3.2 労働時間を超過してしまいやすい

リモートワークではタイムカードもないため、実際に働いている労働時間を把握しづらくなることから、労働時間を超過して働いてしまうというケースが多くあります。リモートワークであっても労働基準法は適用されるので、後々人権問題に発展することにもなりかねません。
そのような事態にならないためにも、タイムレコーダーの導入や開始時間や終了時間を知らせるメールをするなどの環境を整えておきましょう。

Part 4: リモートワークをサポートするツール

リモートワークをサポートするツールとしておすすめするのが、ガントチャートの作成が簡単に行えるEdrawMindです。
ガントチャートを活用してタスク管理を行うためには、全ての業務と従業員のタスクを漏らすことなく記載することが大切です。同時進行で行われている業務の日程や、進捗度が見られるようになれば、プロジェクトにどれだけの人数が必要なのか分かりやすくなります。
例えば、遅れが出ているプロジェクトの人員を増やしたり、負担が大きくなっている従業員のタスク量を減らしたりなどの調整が行えるようになるでしょう。

ガントチャートで業務をいつまでに行うのか、どのような配分で業務を行っていくのか一元管理することで、業務の目的やスケジュールを会社全体で共有するシステムを作ってみてはいかがでしょうか。
ガントチャートとは横軸に時間、縦軸に業務内容や従業員を配置して、タスクごとの開始日や時間、終了日などを帯状のグラフで表したものです。ガントチャートは業務の進捗状況や労働時間を視覚的に把握できるため、リモートワーク下での従業員への指示もしやすくなるでしょう。
EdrawMindにはガントチャートとして活用できるテンプレートが用意されているため、ガントチャートを使ったタスク管理が簡単に行えるようになります。また、簡単操作で情報の色分けや、フォントや図形のサイズ変更などが行えるので、ガントチャートを初めて使う方にもおすすめできるツールです。

まとめ

リモートワークは、コロナ対策だけでなく通勤時間やコストの削減や、人材の確保などに効果的です。コミュニケーションをとる機会や自己管理能力などが必要となりますが、しっかりとしたリモートワーク体制が整えば、どこからでも仕事ができる効率的な業務が行えるようになるでしょう。
さらに、リモートワークを行うことによって見えにくくなってしまう労働時間や、進捗状況などは、ガントチャートでタスク管理を行えば、会社全体で把握できるようになります。会社独自のガントチャートの作成をするなら、豊富なテンプレートと自由度の高い編集ができるEdrawMindで作図することを推奨します。